طرق جمع بيانات توصيف الوظائف : 

ان عملية توصيف الاعمال هي تجميع بيانات ، وتختلف اساليب تجميع بيانات الاعمال والوظائف ، ولكن يمكن على الاقل تمييز ثلاثة طرق اساسية :

- الاستقصاءات .

- الملاحظة الشخصية .

- المقابلات.

* طريقة الاستقصاءات :

تعتمد طريقة الاستقصاء اساساً على قدرة شاغل الوظيفة علي حصر البيانات المتعلقة بوظيفته وتقوم الطريقة على اساس اعداد قائمة استقصاء لسؤال شاغل الوظيفة عن واجباتها ومسئولياتها وكيف يؤديها وظروف العمل الى آخر البيانات اللازمة للتوصيف.   

وقد تبين في تجارب كثير من الشركات التي تتبع هذا الاسلوب في جمع بيانات التوصيف عدم قدرة الافراد علي ذكر البيانات المتعلقة بأعمالهم بطريقة مناسبة حتى بالنسبة لمن يشغلون المناصب الإدارية.  

وعلي هذا فان طريقة الاستقصاء لا تلقي تأييداً كثيراً من المشتغلين بهذه العملية .  ولكن بعض الشركات تستخدم الاستقصاء كمرحلة اولية تسبق المقابلة الشخصية التي تمكن من اجراء توصيف دقيق للعمل.

* طريقة الملاحظة الشخصية :

تصلح طريقة الملاحظة في توصيف الاعمال البسيطة التي تتصف بالتكرار وتقوم الطريقة اساساً على ان القائم بالتوصيف يعمد الى مراقبة الشخص القائم بالعمل المطلوب توصيفه ويسجل كافة الاعمال التي يقوم بها ويتولى جمع كافة بيانات التوصيف مباشرة.

* طريقة المقابلة :

رغم ان المقابلة الشخصية مع القائم بالعمل تكلف جهداً ومالاً ووقتاً اكثر من الطريقتين السابقتين ، الا ان التجربة اثبتت انها اكثر فاعلية وافادة للموظف وللشركة، ويفضل ان تتم المقابلة في مكان العمل حيث يستطيع القائم بالتوصيف ان يلاحظ العمل ويتحدث مع القائم به ويرجع الى المشرف في نفس الوقت . ويتم اخبار رئيس القسم قبل المقابلة عن نوع العمل المطلوب توصيفه ومن هو الموظف المطلوب مقابلته ويقوم الرئيس بتقديم الباحث الي الموظف . وبعد ان يحصل الباحث على المعلومات اللازمة فانه يطلع الموظف القائم بالعمل عليها كماً يراجعها مع المشرف.

وهناك بعض القواعد الاساسية التي يجب ان يراعيها الباحث عند قيامه باجراء مقابلات التوصيف لاهميتها في تسهيل عمله :

- ضرورة شرح فكرة التوصيف والهدف منها للموظف او العامل وكسب ثقته.

- ضرورة ابداء الاهتمام للعامل ونوع العمل الذي يؤديه .

- الهدف من المقابلة هو معرفة كيف يؤدى العمل الآن وليس تنبيه العامل الى كيف يجب ان يؤدي العمل.

- ضرورة التخاطب مع العاملين والمشرفين بطريقة تسهل التفاهم وتزيد من فرص التعاون.  

- لا يجب ان يخلط الباحث بين العمل والعامل ، ان موضع التوصيف هو العمل وليس العامل.

- ضرورة مراجعة البيانات التي يحصل عليها الباحث اما بسؤال اشخاص آخرين يمارسون نفس العمل او بالرجوع الى المشرف . 

مواضيع ذات صلة

مـكانـة إدارة الأفـراد ( مـوقـعها فـي تـنظيـم المـؤسـسة)

عملية اختيار الافراد في حالة استخدام المصادر الداخلية للقوى العاملة ونظام التوظيف الجماعي في مصر

مـراحل عـمليـة اخـتـيار الافـراد للتـوظـيــف في مصر (الاختبارات والاختبار الشخصي والترشيح للتعيين والكشف الطبي والتعيين)

مـشكلـة اخـتيـار أفـراد الادارة ومـراحل عـمليـة الاخـتـيار في مصر

مـفهـوم عمليـة اخـتيار الافـراد للتـوظيــف ومـصادر الافـراد

طريقة مراكز العمل في تخطيط القوى العاملة وأهم البيانات اللازمة لـهـا

خـطـوات تـخـطيـط الـقـوى العـامـلـة

عـناصر تـخطيـط القـوى العـامـلـة

مقومات تخطيط القوى العاملة ومشكلات تنشأ عن غياب أو سوء تخطيط القوى العاملة

مـفهـوم تـخطـيـط الـقوى العـاملـة Manpowr Planning

القـواعـد الـذهـبـية فـي اعـداد وصـف الـوظـيفـة (نـمـاذج عـلـى تـوصـيف الـوظـائـف)

استخدامات بطاقات وصف الوظائف في انشطة ادارة الافراد