تعد الدفاتر التجارية وسيلة التاجر لمراقبة حالته التجارية رابحة كانت أم خاسرة، وقد ألزمت المادة 16 من قانون التجارة السوري  كل تاجر سواء أكان سوريا أم أجنبية وسواء أكان شخصا طبيعية أم اعتبارية تمسك عدد من الدفاتر التجارية، ولا يعفى من هذا الالتزام إلا صغار التجار، لاسيما الباعة الجوالين وأصحاب النقليات الصغيرة(1) سوف نتعرف فيما يلي إلى مختلف أنواع الدفاتر التجارية لنشرح بعد ذلك فوائد هذه الدفاتر ومدى قوتها الثبوتية

أولا - أنواع الدفاتر التجارية

هناك نوعان للدفاتر التجارية: دفاتر إلزامية ودفاتر اختيارية.

أ - الدفاتر الإلزامية

يقصد بالدفاتر الإلزامية تلك الدفاتر التي ألزم القانون التاجر بمسكها، وعددها اثنان: دفتر اليومية ودفتر الجرد. وبالإضافة إلى هذه الدفاتر يوجد دفاتر إلزامية خاصة ببعض المهن، فعلى سبيل المثال يلزم المشرع الصيادلة مسك دفتر للمواد السامة والمخدرة .

أما دفتر صور الرسائل والبرقيات الذي كان يسمى كذلك في قانون التجارة القديم فلم يعد يسمى دفترا في القانون الجديد، ولكن بقي التزام التاجر بالاحتفاظ بالمراسلات التي يتلقاها ويصور المراسلات التي يرسلها قائما (2)

بعد التعرف على الدفاتر الإلزامية سوف نوضح ما المقصود بالدفاتر الإلزامية المنتظمة وتحدد المدة القانونية الواجب خلالها الاحتفاظ بهذه الدفاتر.

1- تحديد الدفاتر الإلزامية

سنتوقف بصورة خاصة عند دفتري اليومية والجرد

- دفتر اليومية

دفتر اليومية: هو أهم الدفاتر التجارية على الإطلاق، لأنه يحوي جميع البيانات والقيود المتعلقة بنشاط التاجر، إذ يجب أن يقيد فيه يوميا جميع العمليات التي يقوم بها والتي تتصل بنشاطه التجاري كالبيع والشراء والإقراض والاستقراض ووفاء الديون وتحصيلها وتحرير السندات وتظهيرها إلخ، كما يجب عليه أن يقيد فيه شهريا وبصورة إجمالية جميع المصاريف التي ينفقها على نفسه وعلى أسرته وقد راعى قانون التجارة السوري الجديد دخول الحواسيب ومدى فعاليتها في تنظيم نشاط التاجر، إذ جاء في الفقرة الأولى من المادة 16: " إذا كان التاجر يتبع الأسلوب الآلي في محاسبته.. فله أن يفيد أعماله في دفتر اليومية شهرا فشهر، على أن يحتفظ بجميع الوثائق التي تتيح التدقيق في الأعمال المذكورة".

- دفتر الجرد

يتوجب أن يدون في دفتر الجرد مفصل موجودات التاجر وبضائعه وكل ما له من حقوق وما عليه من ديون، وبالاستناد إلى معطيات الجرد يضع التاجر الميزانية وهي ذاك الجدول الإجمالي والمؤلف من جانبين: جانب الموجودات (الأصول) وجانب المطاليب (الخصوم). وقد أوجب القانون على كل تاجر أن ينظم في دفتر خاص جرد شام؟ الأعمال مرة في السنة على الأقل، وفي نهاية هذا الجرد يعد ميزانية خاصة به ووفقا للأصول المحاسبية المعروفة يتحدد من خلالها حجم أرباحه أو خسائره، وتسمى هذه الميزانية بالميزانية السنوية وهي تختلف عن ميزانية التصفية التي يتم إعدادها عندما يهجر التاجر نشاطه التجاري أو عند وفاته، وهي ميزانية أكثر شمولية من الميزانية السنوية.

۲ - ضرورة كون الدفاتر الإلزامية منتظمة

لا ينتهي التزام التاجر بمجرد مسكه الدفاتر التجارية الإلزامية المذكورة أعلاه بل لابد أن تكون الدفاتر منتظمة، وذلك حتى تكفل إعطاء صورة صحيحة عن الوضع المالي للتاجر وحتى يستطيع القضاء الاطمئنان إليها في الإثبات. لذلك أوجب المشرع قبل البدء باستعمالها القيام بترقيمها بأرقام متسلسلة ومن ثم تصديقها من رئيس محكمة البداية المدنية أو من قاضي الصلح في المدن التي لا يوجد فيها محكمة بداية وذلك قبل البدء في استعمالها (3)  ، وأثناء استعمالها يجب تسجيل القيود فيها بالتسلسل وحسب التاريخ، دون ترك بياض ولا فراغ ولا نقل إلى الهامش ولا محو ولا تحشية بين السطور (4) ، وإذا حدث خطأ في قيد ما فلا يجوز شطبه، وإنما يجب تصحيحه بقيد معاكس كما أوجب المشرع استخدام اللغة العربية عند التدوين في الدفاتر الإلزامية، إذ لا يجوز استخدام أية لغة أخرى ولا حتى اللغة الإنكليزية بالرغم من أنها لغة التجارة في هذا العصر، إلا لبعض المؤسسات الأجنبية التي تمارس نشاطها في سورية و بعد الحصول على موافقة خاصة بذلك من وزير الاقتصاد والتجارة.

3 - مدة الاحتفاظ بالدفاتر الإلزامية

بخصوص ملة الاحتفاظ بالدفاتر الإلزامية المنتظمة فهي عشر سنوات تبدأ من تاریخ اختتامها بحسب ما جاء في المادة 19 من قانون التجارة، وقبل انتهاء هذه المدة لا يستطيع التاجر التذرع بإتلاف دفاتره الإلزامية فيما لو طلب منه تقديمها إلى القضاء، مع التنويه إلى أن هذه المدة لا تعتبر مدة تقادم، لذلك يجوز للقاضي أن يطلب هذه الدفاتر بعد مرور هذه المدة إذا تأكد من وجودها وعدم إتلافها من قبل التاجر

أما عن مسك الدفاتر الإلزامية والاحتفاظ بها بصورة إلكترونية فقد أصبح الأمر جائزة بموجب أحكام المادة 22 من قانون التجارة الجديد ولكن بشرط التقيد بالتعليمات التنفيذية التي تصدر عن وزير الاقتصاد بهذا الخصوص ب - الدفاتر الاختيارية يقصد بالدفاتر الاختيارية تلك التي لم يلزم التاجر بمسكها، ومن حيث المبدأ يستطيع التاجر مسك ما يشاء من دفاتر إلى جانب الدفاتر الإلزامية، وهي تختلف من تاجر إلى آخر، كما تختلف من مهنة إلى أخرى. وإن أهم الدفاتر الاختيارية التي درج التجار على استعمالها:

1) دفتر الخرطوش (أو دفتر المسودة): وهو مسودة دفتر اليومية، إذ يسجل فيه التاجر جميع العمليات اليومية مجرد حصولها ودون أي تنظيم تمهيدا لنقلها بعناية وانتظام إلى دفتر اليومية .

2) دفتر الصندوق يدون فيه التاجر حركة النقود السائلة الداخلة إلى صندوقه والخارجة منه.

3 ) دفتر المستودع: تدون فيه حركة البضائع الداخلة إلى المستودع والخارجة منه.

4) دفتر الأسناد: بدون فيه مبالغ جميع الأسناد التجارية سواء أكان فيها التاجر دائنا أم مدينة، كما يذكر فيه تواريخ استحقاق هذه الأسناد وذلك حتى يسهل على التاجر

مراعاة مواعيد وفائها أو استيفائها.

5) دفتر الأستاذ (أو دفتر الزبائن): في هذا الدفتر يخصص لكل عميل صفحة خاصة به، بحيث تنقل إليها ومن دفتر اليومية جميع القيود المتصلة بتعاملات ذاك العميل، ويراعي في التدوين فصل القيود الدائنة عن المدينة حتى يتمكن التاجر من معرفة وضع العميل كدائن أو مدين له في أي وقت شاء.

ثانيا - فوائد الدفاتر التجارية وقوتها الثبوتية

تعد الدفاتر التجارية التي يمسكها التاجر وسيلة هامة لمراقبة نشاطه التجاري، وهي تحقق له فوائد جمة في حياته التجارية، كما أنها تتمتع بقوة خاصة واستثنائية في الإثبات.

أ- فوائد الدفاتر التجارية

تظهر فوائد الدفاتر التجارية بالنسبة إلى التاجر نفسه، وكذلك بالنسبة إلى الغير المتعاملين معه

1- بالنسبة إلى التاجر

إن مسك الدفاتر التجارية يحقق للتاجر فوائد متعددة، فهي تساعده في التعرف على وضعه المادي باستمرار، من خلال ضبط جميع المقبوضات والمدفوعات مما يجعل تحديد مركزه المالي وارباح، أو خسائره في أي وقت يشاء أمرا سهلا، ويمكنه ايضا على الدوام من رسم خطة مستقبلية لتلافي الأخطاء وتجنب الخسائر أو الإفلاس.

ومن ناحية أخرى نجد أن الدفاتر وسيلة مهمة لإثبات حقوق التاجر والتزاماته تجاه الغير، حيث يمكنه في بعض الحالات - وخروج على المبادئ العامة في القانون - استخدامها دليلا لمصلحته في إثبات ديون له على الغير، كما أنه في حالة توقف التاجر عن دفع ديونه يستطيع بدفاتره إذا كانت منتظمة أن يثبت حسن نيته ويحصل على الصلح الواقي من الإفلاس ويتجنب الحكم عليه بجرم الإفلاس التقصيري أو الاحتيالي .

2 - بالنسبة إلى الغير

إن فوائد الدفاتر التجارية لا تقتصر على التاجر الذي ينظمها بل تشكل أيضا ضمانا للغير المتعاملين معه والذين يمكنهم - خروجا عن المبادئ العامة في القانون المدني - إثبات ديونهم من خلال دفاتر خصمهم.

كما تفيد الدفاتر المنتظمة خزينة الدولة عند فرض ضريبة الدخل، إذ إنها تسهل على الدوائر المالية عملية تحقق الضريبة بصورة عادلة ومتناسبة مع الأرباح التي يجنيها التاجر، فيتجنب بذلك التقدير الجزافي الذي قد يكون مجحفا بحقه.

ب - القوة الثبوتية للدفاتر التجارية

تختلف القوة الثبوتية للدفاتر التجارية بحسب ما إذا كنا نريد الاحتجاج بها في مواجهة التاجر أم في مصلحة التاجر.

1- في مواجهة التاجر

تعتبر جميع الدفاتر التجارية حجة على صاحبها سواء أكانت منتظمة أم غير منتظمة وسواء أكانت إلزامية أم اختيارية وذلك بالنسبة إلى التجار وغير التجار(5)  لأن القيود التي ترد في هذه الدفاتر تعد بمثابة إقرار خطي من التاجر، حتى ولو كان الشخص الذي يمسكها موظفا يعمل عند التاجر. و هذا ويمكن للغير دحض ما ورد في دفاتر خصمه التاجر بقيود دفاتره التجارية أو بأي طريقة أخرى من طرق الإثبات إذا كان تاجرة، أو بطرق الإثبات المدنية إذا كان غير تاجر. كما يملك ذلك الغير – تاجرأ  كان أم غير تاجر - أن يتمسك بقيود الدفاتر التجارية لخصمه التاجر بشرط عدم تجزئة القيود المدونة فيها وعدم استبعاد ساهو متعارض مع مصلحته استنادا لقاعدة " عدم جواز تجزئة الاقرار"، بمعنى أن هذا الغير يحق له إما الأخذ بالقيود جملة أو رفضها كليا .

2 - في مصلحة التاجر

هنا يجب التفريق بين حالة أن يكون طرفا النزاع من التجار وبين حالة أن یکون أحد الأطراف تاجرأ وآخر غير تاجر. ففي الحالة الأولى، أي إذا كان الطرفان من التجار وكان النزاع متعلقة بأمور تجارية، فإنه يمكن للتاجر المدعي إثبات دعواه بدفاتره التجارية الإلزامية والمنتظمة حصرة. أما دفاتره الاختيارية أو غير المنتظمة فتعتبر قيودها مجرد قرائن قضائية، ويعود أمر تقدير قوتها الثبوتية للمحكمة عملا بقاعدة حرية الإثبات في الأمور التجارية

وفي الحالة الثانية، أي إذا كان المدعي تاجر والمدعى عليه غير تاجر، فالقاعدة تقول إن الدفاتر التجارية ليست حجة على غير التاجر(6) . ومع ذلك يجوز للقاضي أن يأخذ بالقيود المدونة في أي من دفاتر التاجر كقرائن قضائية تحتاج إلى أدلة تساندها ولا شك أنه مع دخول تقنيات الحاسوب أصبحت الأقراص المرنة والصلبة تستعمل إلى جانب الدفاتر أو كبدائل عنها لما تتمتع به من سهولة ومرونة في التعامل، وقانون التجارة الجديد قبل في أكثر من موضع بالبدائل الحاسوبية ومنحها قوة ثبوتية مثل المواد 16 و 19 و 22، ولكن وفقا للتعليمات التي تصدر عن وزير الاقتصاد والتجارة بهذا الخصوص

______________

1-المادة 10ق. ت . سوري

2-الفقرة الثانية من المادة 16 ق. ت.

3- المادة 18 ق. ت.

4- المادة ۱۷ ق. ت.

5-الفقرة الأولى من المادة 15 ق. بينات  

6- المادة 14 ق. بينات.