الخريطة التنظيمية

تعتبر الخريطة التنظيمية بمثابة وسيلة إيضاحية بيانية تصور الشكل التنظيمي للمنشأة، وتبرز نشاطاتها الرئيسية، وتبين خطوط السلطة والاتصال والمستويات التنظيمية ونطاق الإشراف وطرق تقسيم العمل.

وتنقسم الخرائط التنظيمية إلى نوعين هما :

1 - الخريطة الرئيسة : وهي تصور الشكل التنظيمي العام والشامل للمنظمة بما فيه الوحدات والمستويات الإدارية المختلفة.

2- الخريطة المساعدة أو التكميلية: وهي تصور الشكل التنظيمي الخاص بإحدى الوحدات أو الأقسام التنظيمية التي تتضمنها الخريطة الرئيسة.

مثال : الخريطة التنظيمية الخاصة بإدارة التحرير وما يتبع لها من أقسام ووحدات مختلفة.

الدليل التنظيمي

يعتبر الدليل التنظيمي مكملاً للخرائط التنظيمية حيث يوفر معلومات تفصيلية ومكملة لما تورده الخريطة ، وقد يحتوي على الخريطتين الأساسية والمساعدة ويتم مراجعته عادة بصورة دورية من أجل تقويمه تبعاً للتغيرات التي تواجه المؤسسة، وأهم محتوياته هي :

ــ الاهداف العامة للمنظمة .

- سياسات المنظمة.

- التقسيمات التنظيمية الرئيسة والفرعية وأهداف الوحدات .

- السلطات والمسؤوليات.

- الوصف الوظيفي وشروط شغر الوظائف.

ـ العلاقات الإدارية في المنظمة.

ـ حجم القوى العاملة بكل وحدة تنظيمية .

- أساليب العمل وإجراءاته في الوحدات التنظيمية المختلفة .

عناصر التنظيم :

1- التئام حول أفكار.

2 ـ أشخاص يحملون قناعات.

3 ـ التدرج في تسلسل تنظيمي.

4 ـ اتصالات مستمرة .

5- قوانين تحكم الأعضاء.

6 ـ مناخ عمل وتحفيز.

7- استراتيجية تحقق الأهداف العامة والخاصة.

8 ـ بيئة مفتوحة ( تأثر وتأثير في المحيط).

أهمية وفوائد التنظيم

أولا: غني عن البيان أنه بدون التنظيم سيؤول العمل إلى فوضى :

حيث لن يستطيع أى شخص معرفة من المسئول عن ماذا ، ولن نستطيع تفادي ازدواج تنفيذ العديد من الأنشطة، أو التأكد من أن كل الأنشطة المطلوبة تتم بالفعل. 

ومن ناحية أخرى فأن التنظيم هو الخطوة التالية بعد عملية التخطيط، وبالتالي فأن كل من وظيفة التوجيه والرقابة تبنى عليه، فلن نستطيع أن نوجه ونراقب العاملين إذا لم نعرف من المسئول عن الأعمال والواجبات المختلفة.

ثانياً : وصايا التنظيم الجيد

1- أن يسند إلى كل مدير أوامر واضحة ومحددة ليعرف تماماً طبيعة العمل المطلوب منه.

2- يجب اقتران السلطة بمسؤولية تناسبها مبدأ تكافؤ السلطة والمسؤولية.

3- قبل إحداث أي تغيير في نطاق مسؤولية أي فرد ، يجب إعلام الشخص المعني بهذا التغيير وأن يمهد له حتى يتم تفهم التغيير المطلوب.

4- يجب أن لا يتلقى الفرد في التنظيم الأوامر من أكثر من شخص مبدأ وحدة الأمر.

5- ينبغي أن لا يتم إصدار أوامر للمرؤوسين الآخرين دون علم رؤسائهم المباشرين بذلك، حتى ولا من المسؤول الذي يقع في مركز أعلى من المسؤول المباشر.

6- إذا أردت أن تنتقد موظفاً فعلى انفراد.

7- يجب أن لا يطلب من شخص أن يكون مساعداً لآخر وفي نفس الوقت ناقداً له.

8 ـ وضع الرجل المناسب في المكان المناسب .

9- يجب أن يكون عدد الأفراد التابعين لمدير معين متناسباً مع قدرات المدير مبدأ نطاق الإشراف.

10 ـ أن تحل وبعناية أي نزاعات بين الأفراد داخل التنظيم .

11- يجب يجب أن يراعى مبدأ التنسيق بمعنى أن تكون أهداف كل مدير متناسقة مع أهداف المدراء الآخرين. 

أنشطة بارزة في التنظيم 

1- تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية.

2- تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية.

3- تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر مناسب من السلطة.

4 ـ تصمیم مستويات اتخاذ القرارات.

أنواع التنظيم في المؤسسات العامة

1- التنظيم الرسمي:

ويقصد بالتنظيم الرسمي التنظيم المقصود الذي يهتم بالهيكل التنظيم وبتحديد العلاقات والمستويات، وتقسيم الأعمال وتوزيع الاختصاصات وتحديد خطوات السلطة والمسؤولية، أي أنه يشمل القواعد والترتيبات التي تعبر عن الصلات الرسمية بين العاملين بهدف تنفيذ سياسات العمل في المؤسسة :

ـ مبدأ تسهيل تحقيق الأهداف.

- مبدأ الفعالية في الأداء.

- مبدأ تجميع الوظائف المتشابهة.

- مبدأ التوازن بين السلطة والمسؤولية.

- مبدأ المحاسبة الفردية.

ـ مبدأ وحدة الأمر والتوجيه.

- مبدأ النمو الوظيفي.

- مبدأ نطاق الإشراف.

ـ مبدأ التوفيق بين أعمال الاستشاريين والتنفيذيين . 

- مبدأ مرونة التنظيم.

2 ـ التنظيم الغير الرسمي

فهو التنظيم الذي ينشأ بطريقة عفوية غير مقصودة نتيجة للتفاعل الطبيعي بين  العاملين في المؤسسة، ويصور مجموعة العلاقات الطبيعية التي تنشأ بينهم من مظاهر التنظيم الغير الرسمي لقاء بعض الموظفين في فترة الاستراحة لتناول وجبات الغذاء، أو ما يسمى بجماعة المصلحة أو جماعة الصداقة أو جماعة الرياضة وهكذا وللتنظيم الغير الرسمي تقاليد وقواعد خاصة وهي في العادة غير مكتوبة ولا تظهر على الخريطة التنظيمية، وقد يتطور نمط محدد من المواقف والاتجاهات ليصبح ملزما لأعضاء هذا التنظيم.

وتقع على إدارة المؤسسة مسؤولية فهم طبيعة التنظيم الغير رسمي وسلوك الجماعة فيه وتحقيق الانسجام والتعاون بينه وبين التنظيم الرسمي لما له من تأثير لا يستهان به في سير العمل وأداء العاملين .

فوائد التنظيم الغير الرسمي :

1- بإمكان التنظيم الغير الرسمي أن يدعم التنظيم الرسمي في نواحي متعددة كالسرعة في الاتصال، وتحسين نوعيته ،إمكانية تبادل المعلومات المفيدة للعمل ؛ إذ قد تتولد أفكار ابتكارية لتطوير الأداء من خلال الأحاديث في مجموعة الاستراحة مثلاً ، وتسهيل التنسيق بين الأعمال و الأفراد، أيضاً خلق روح الفريق بين العاملين، وتسهيل عملية تكيفهم في المؤسسة، وكذلك أيجاد رقابة جماعية على العامل تدفعه إلى تحسين إنتاجيته.

2 ـ إشباع حاجات اجتماعية للعاملين بإقامة العلاقات التي لا تنسجم بالضرورة مع التنظيم الرسمي وقد لا تتبع النمط نفسه، إذ قد تجد أفراداً من أقسام أو مستويات مختلفة في المؤسسة هم أعضاء في هذا التنظيم.

3- فهم رغبات الموظفين وحاجاتهم بشكل أفضل، وإذا لم تتفهم الإدارة طبيعة التنظيم الغير رسمي ولم تحسن توجيهه فأن بإمكانه عرقلة مساعيها ، ومهماتها، وذلك عن طريق وسائل عدة مثل بث الإشاعات ومعارضة أي تغيير أو تطوير وتشويه الاتصال في بعض الأحيان وإضعاف الروح المعنوية للعاملين مما يؤثر على أداء المؤسسة وبالتالي فشلها في تحقيق أهدافها.