والمقصود بحساب الكميات هو حساب كميات المواد والأعمال اللازم تنفيذها في شكل بنود لازمة لاستكمال المشروع، وذلك تمهيدا لوضع خطة وأسلوب تنفيذ هذه البنود، وبالتالي حساب تكلفة كل بند لكل من المواد والعمالة والمعدات، ومن ثم تحديد التكلفة المباشرة للبند، وبإضافة التكلفة الغير المباشرة يتم تحديد التكلفة الكلية للبنود، وبقسمة هذه التكلفة علي كمية العمل يتم الحصول علي تكلفة الوحدة، وبمجموع التكلفة الكلية للبنود نحصل علي التكلفة الكلية للمشروع وكل ذلك يعتبر أساسا لعمل المناقصة وإجراء التعاقد.

مع أن جداول الكميات تعد أحد مستندات العقد، ويتم تجهيزها بواسطة المهندس المصمم ، وترفق مع مستندات العطاء إلا أن هذه الكميات التي يتم حسابها من قبل المصمم لا تعتبر ،ملزمة، بل تعتبر حسابات تقديرية، وعلي المقاول أن يقوم بمراجعة هذه الكميات والتأكد من دقتها، حيث إن التعاقد سوف يتم بناء عليها وكذلك دفع المستخلصات.

وبالإضافة لما سبق فإن هذه الكميات تفيد في تحديد زمن التنفيذ لكل بند وذلك بقسمة حجم العمل على الإنتاجية، والتي تعتمد بدورها علي حجم الموارد (العمالة - معدات) التي يتم تخصيصها لكل بند ويستفاد أيضا من حساب هذه الكميات في حالة المناقصات التنافسية (negotiated contracts) حيث تعطى للمالك فكرة جيدة عن التكلفة المتوقعة لكل بند وبالتالي فكرة عن التكلفة الكلية للمشروع. وعادة يتم استخدام جداول خاصة لحساب الكميات مما بيسر هذه الحسابات ويساعد كثيرا في دقة الحسابات وعدم إغفال أي جزء، وهذه الجداول تكون في صورة أعمدة تمثل الأبعاد الثلاثة، وبعضها يمثل وحدة القياس ونسبة الفاقد المتوقع في المواد مثل  ( فاقد نقل الطوب والإسمنت وتجهيز حديد التسليح).

تقوم شركات المقاولات الكبيرة بتخصيص أطقم عمل لحساب الكميات، وهذه الأطقم تتكون من مجموعة من الأفراد كل منهم يتخصص في حساب نوع أو مجموعة أنواع من الأعمال مثل: أعمال الكهرباء، أعمال الحفر، أعمال المباني، أعمال الصحي.. وهكذا، ومع أن هذا النظام يتميز بالدقة في الحسابات إلا أنه قد يؤدى في بعض الأحيان إلى تكرار حساب بعض الأعمال ، ويمكن تجنب ذلك أو تقليل حدوثه بحسن التعاون وجودة التنسيق بين فريق العمل الذي يقوم بحساب الكميات.

ويقوم كل مقاول في العادة بالتأكد من دقة حساب كميات المواد التي سيقوم بتنفيذها ، فيقوم المقاول الرئيسي بالتأكد من كميات البنود التي سيقوم هو بتنفيذها بنفسه ويقوم كل مقاول فرعي بالتأكد من كميات البنود التي سيقوم بالتعاقد على تنفيذها.

وفي بعض البلاد المتقدمة في مجال إدارة مشروعات التشييد فإن هناك مكاتب استشارية متخصصة في حساب الكميات وتقدير التكلفة ومراقبة المصروفات، وقد يتم التعامل هذه المكاتب بواسطة المالك أو المقاول أو مع كليهما، وفي جميع الحالات فإن هذه المكاتب تكون مسئولة عن دقة الحسابات أمام كل من المالك والمقاول . ومن الواضح أن هذه المكاتب لديها خبراء ومتخصصون في حساب الكميات وتقدير التكلفة للأنواع المختلفة من مشروعات التشييد، مما يوفر للمالك والمقاول المعلومات اللازمة عن الكميات والأسعار بدقة عالية يمكن الاعتماد عليها في التعاقد والتوريد وحساب المستخلصات وتفرغ كل منهم لما هو أهم.