2/5: دور بيانات ومعلومات التكاليف في دراسة العطاء وتحديد فئات التعاقد :
تمثل بيانات ومعلومات التكاليف عنصراً هاماً في ترشيد عملية دراسة العطاءات المطروحة وتحديد فئات التعاقد المناسبة لكل عطاء، هذا ويوضح الشكل التالي دورة دراسة العطاء وإعداد المقايسة وتنفيذ عقد المقاولة ومتابعة ورقابة الأداء وتحديد نتائج الأعمال. 

1/2/5 : دراسة العطاءات أو المناقصات :
لما كانت عقود المقاولات غالباً ما تحصل عليها شركات المقاولات من خلال الدخول في المناقصات ومحاولة الفوز بالعطاء المطروح للمناقصة من العميل، فإن ذلك يستلزم ضرورة الاهتمام بدقة وموضوعية دراسة العطاء، وإعداد المقايسة التي تمكن شركة المقاولات من المنافسة والفوز بالعطاء، مع تحقيق الأرباح المستهدفة Target Profit وهذا بدوره يستلزم ضرورة توفير المعلومات الفنية والمالية المرتبطة بالعطاء. 
2/2/5: إعداد المقايسة : 
تمثل المقايسة عرض أسعار يقدمه صاحب شركة المقاولات للعميل (صاحب العمل) يوضح فيه بنود الأعمال المختلفة وسعر الوحدة من كل بند (فئة التعاقد) ويحاول صاحب شركة المقاولات أن يقدم أقل سعر ممكن يمكنه من المنافسة والفوز بالعطاء ويضمن له في نفس الوقت تحقيق الأرباح المناسبة.
هذا وعلى ضوء دراسة كراسة الشروط التي يصدرها صاحب العمل (العميل) وإجراء الزيارات الميدانية ودراسة سابق الخبرة والإمكانيات المختلفة المتاحة لشركة المقاولات يتم إعداد المقايسة (عرض الأسعار) وفقاً للخطوات (المراحل) الآتية:
1 - تحديد البنود الرئيسية للأعمال اللازمة للمقاولة .
2- تحديد وحدات قياس كمية بنود الأعمال (وحدات فئات التعاقد) وكمية بنود الأعمال اللازمة لإنجاز المقاولة.
3- تحديد كميات بنود الأعمال (الرئيسية والفرعية) اللازمة لتنفيذ العقد. 
4 - تقدير التكاليف المباشرة لكل بند من بنود الأعمال، وذلك على ضوء التعاون بين محاسبي التكاليف والمهندسين والفنيين بشركة المقاولات بصفة عامة والمسئولين عن تنفيذ كل مقاولة بصفة خاصة. 
5 ـ تقدير التكاليف غير المباشرة (التكاليف العامة) للمقاولة وتوزيعها على بنود الأعمال . 
6 ـ تقدير أرباح المقاولة وتوزيعها على بنود الأعمال. 
7 ـ تحديد القيمة التعاقدية (فئة التعاقد) لكل بند من بنود الأعمال.
8 ـ بعد الانتهاء من الدراسة الفنية والمالية للعملية المطروحة (العطاء أو المناقصة) وتحديد فئات التعاقد يتم وضع خطة العمل التنفيذي لبنود الأعمال مترجمة في شكل خطة أو جدول زمني للأنشطة يرفق بالمقايسة ويرسل للدخول في المناقصة.

وهذا يمكن ان تكون مقايسة العملية على النحو التالي : 

حالة عملية 1/ 5:

طرحت إحدى الشركات الصناعية والتي تعمل في إحدى المدن العمرانية الجديدة عملية توسعة لمبنى المصنع في مناقصة بين شركات المقاولات المتخصصة في مثل هذا النوع من المقاولات، وقد أعدت إدارة المصنع (بالاستعانة بأحد المكاتب الاستشارية) كراسة شروط توضح مواصفات العملية المطلوب تنفيذها. 

هذا ولقد قامت شركة الفلاح للمقاولات الحديثة بشراء كراسة الشروط لدراستها رغبة في التقدم في هذه المناقصة. وقد طلبت إدارة شركة المقاولات من محاسبيها وبالتعاون مع الفنيين إعداد الدراسات اللازمة وتحديد القيم التعاقدية لبنود أعمال هذه المناقصة. 

هذا وعلى ضوء دراسة كراسة الشروط ودراسة البيانات التاريخية المتوافرة في سجلات الشركة (شركة الفلاح) ودراسة وتحليل طبيعة ومستلزمات عملية توسعة المصنع، أمكن توفير البيانات الآتية : 

1 - كمية بنود الأعمال اللازمة لتنفيذ المقاولة :

بند الأعمال                      الكمية               وحدة القياس

الحفر                           30000              متر مكعب

الردم                           20000               متر مكعب

خرسانة عادية                18000              متر مكعب     

خرسانة مسلحة             10000               متر مكعب

مباني                         15000               متر مسطح  

تشطيب                       10000              متر مسطح  

2 - تقدر التكاليف المباشرة لبنود الأعمال السابقة بمبلغ 90000 ، 50000  ، 600000 ، 1500000 ، 500000 ، 700000جنيه على الترتيب.

3 - اتضح بالدراسة والتحليل أن التكاليف غير المباشرة لهذه المقاولة تقدر بمبلغ 688000 جنيه وأنه يتم تحميل بنود الأعمال بتكاليف إدارية وعمومية تقدر بنسبة 10% من التكاليف المباشرة وغير المباشرة، كما تقدر الأرباح المستهدفة للعملية بنسبة 30% من إجمالي تكاليف بنود أعمالها. 

على ضوء هذه البيانات يمكن تحديد فئات التعاقد على النحو التالي:

أولاً: تحديد التكاليف المباشرة وغير المباشرة لبنود الأعمال :  

ملحوظة :

وزعت التكاليف غير المباشرة على بنو الاعمال على اساس التكلفة المباشرة لكل بند : 688000 ÷ 3440000 = 0,2 لكل جنيه تماليف مباشرة .

ثانياً : تحديد القيمة التعاقدية الاجمالية لبنود الاعمال :

ثالثاً : تحديد فئات التعاقد بنود الاعمال :   

هذا وتجدر الإشارة إلى أن فئات التعاقد هذه إذا وافق عليها وقبلها العميل (صاحب العمل) وتم الاتفاق والتعاقد على أساسها فإنها تكون بعد ذلك أساس التحاسب عن كل جزء يتم، وتعتبر في نفس الوقت أداة وأساس للرقابة والمتابعة أثناء تنفيذ العملية.