4-11 عملية إنهاء المشروع Termination Process

تمر عملية إنهاء المشروع بثلاثة مراحل أولها عملية القرار ويتم فيها الإجابة علـى سؤال هل يتم الإنهاء أم لا؟ ، فإذا كان الجواب نعم، تأتي المرحلة الثانية وهي عملية تنفيذ الإنهاء ثم تأتي بعدها المرحلة الثالثة وهي كتابة تقرير عملية الإنهاء.

1-4-11 عملية القرار: Decision Process

هناك نماذج محوسبة تستخدم للمساعدة في الوصول إلى قرار حول عملية الإنهاء، وهذه النماذج تقع تحت تصنيفين:

1. الدرجة التي ينجح تصنيف المشروع عند إخضاعه لمجموعة من العوامل المرتبطة بنجاح المشروع أو فشله.

2. الدرجة التي يلبي فيها المشروع الغايات ومجموعة الأهداف التي أنشئ من أجلها.

وقد طور (1989 ,Shafar and Mantel) نموذج للمساعدة في اتخاذ قرار بخصوص إنهاء المشروع اسمه نظام دعم القرار Decision Support System والذي يعتمد على نموذج العلاقات الموزونة للعوامل المقيدة لاتخاذ القرار ويتم من خلاله جمع البيانات عن المشروع نفسه وعن المنظمة الأم وعن البيئة التي يعمل بها المشروع، وهذه البيانات تستخدم في تحديد الأوزان والدرجات التي تمنح لكل عامل من العوامل وتكون هي مدخلات نموذج دعم القرار كما هو موضح في الشكل 11-1، وفيه يتم معالجة البيانات بالخطوات التالية:

1 جمع البيانات والمعلومات عن البيئة الخارجية ويسمى نظام المعلومات الخارجية External Information System.

2. جمع البيانات والمعلومات عن البيئة الداخلية ويسمى نظام المعلومات الداخلية Internal Information System .

3. جميع البيانات الخارجية والداخلية يتم تخزينها في قاعدة البيانات الخاصة بنظام دعم القرار.

4. ثم إخضاع البيانات لقوانين وعوامل الإنهاء والنتيجة أن القرار سيكون واحد من ثلاثة احتمالات هي:

أ. الاستمرار بالمشروع Continue وهنا يتم الاستمرار بالعمل في المشروع حتى يتم إكماله.

ب. إنهاء المشروع Terminate وهنا سيتم تطبيق إنهاء المشروع.

ت. غير مؤكد Uncertain وفي هذه الحالة نحتاج إلى تطبيق تحليل الحساسية Sensitivity Analysis لاختيار الاستمرار أو الإنهاء.

2-4-11 تطبيق الإنهاء Implement Termination

وتتم عملية التنفيذ عن طريق أداء مدير المشروع لواجباته التالية:

1. إكمال كل الأعمال المتبقية وبضمنها أعمال المقاولات الفرعية (مقاولات الباطن).

2. وضع إشارة وملاحظة حول قبول الزبون للمشروع تفيد بأن المشروع قد تم إكماله وإنجازه وتوريده للزبون الذي قام باستلامه.

3. اكمال الوثائق اللازمة ومن ضمنها وثائق تقييم المخرجات، وتجهيز التقارير النهائية للمشروع.

4. الدفعات النهائية تجهيز الفواتير النهائية للمشروع وإرسالها للزبون بهدف تحصيل الدفعات المتبقية في المشروع.

5. إعادة توزيع الأصول (الموجودات): سواء كانت تتعلق بالأفراد، المواد، التجهيزات والماكنات وأي موارد أخرى إلى مواقعها المناسبة في المنظمة الأم.

6. المراجعة القانونية: ملف براءات الاختراع، وأرشيف الوثائق والاتفاقيات والعقود.

7. الملفات والسجلات تحديد السجلات التي سيتم الاحتفاظ بها مثل التقارير اليدوية والأعمال الورقية وحفظها في مكان آمن عندما تحتاجها المنظمة الأم .

8. المتابعة والدعم: ما هي الأمور المطلوبة لمتابعة المشروع في فترة الكفالة، قطع الغيار، الخدمات، الصيانة... الخ

3-4-11 اعداد التقرير النهائي Final Report

تقرير المشروع هو تاريخ المشروع، وهو خلاصة واقعية عن المشروع Compendium توضح ماذا تم عمله بطريقة صحيحة وماذا تم عمله بطريقة خاطئة، وكيف تم حمل المشروع من الفكرة إلى الواقع وكيف تمت إدارته ابتداءً من خطة المشروع وموازنة المشروع وأوامر التغيير الخاصة بالمشروع، باختصار إنه قصة المشروع التي تغطي العناصر التالية :

1. أداء المشروع Project Performance مقارنة ما تم تحقيقه (التقييم النهائي) بما هو مطلوب تحقيقه (مقترح المشروع.

2. الأداء الإداري Administrative Performance : مراجعة الممارسات الإدارية، ومن أدى بطريقة جيدة، من اجل إعلاء هذه الممارسات ومن أدى بطريقة سيئة من أجل تصحيح . ذلك مستقبلا.

3 الهيكل التنظيمي Organizational Structure : التقرير النهائي يجب أن يتضمن ملاحظات حول كيف ساعد الهيكل التنظيمي في تقدّم المشروع بشكل ناجح، أو كيف شكل إعاقة في بعض الأحيان.

4 فريق المشروع Project Team : وهنا يتم الإشارة إلى الكفاءات والمهارات المتوفرة في فريق المشروع أو بعض أفراد الفريق، كما يتم الإشارة لبعض الأفراد الذين كان أداءهم دون المستوى المطلوب. إضافة إلى شكل الاتصال والتعاون بين أفراد الفريق.

5. الإدارة التقنية (التكنولوجية) للمشروع Project Technical Management :

تعتمد مخرجات المشروع بشكل كبير على المهارات في التنبؤ والتخطيط وإعداد الموازنات والجدولة وتخصيص الموارد وإدارة المخاطر والمراقبة على المشروع.

6. الدروس المستفادة Learned Lessons وتتضمن تحديد قصص النجاح من أجل أن تكون مرجعيه للإقتداء بها، وتحديد الأخطاء القاتلة حتى يتم تجنبها في المشاريع المستقبلية.

7. التحسينات المستقبلية Future Improvement وتتضمن النتائج والتوصيات التي تساعد في إحداث التحسين في المشاريع المستقبلية.