البيئة المحيطة بالمنظمة:

1 أهمية البيئة: Importance Of Environment

لم تبد المدرستان التقليدية والإنسانية اهتماماً واضحاً بالبيئة الخارجية للمؤسسات والمنظمات. حيث ركزت المدرسة التقليدية على دور وأهمية العلاقات الرسمية والبناء الهيكلي للمنظمة، في حين اتجهت المدرسة الإنسانية إلى تأكيد أهمية العلاقات غير الرسمية في المؤسسة، ودور العنصر البشري، وتحسين ظروف العمل والعلاقات السائدة بين الأفراد والإدارة، كما أن هذه المدارس لم تعطى اهتماماً واضحاً لموضوع البيئة الخارجية والتأثيرات المتبادلة بينها وبين المؤسسة كوحدة اجتماعية هادفة.

أما بالنسبة للمدارس الفكرية المعاصرة في الإدارة وخاصة النظرية الموقفية ,(Contingency Theory) فقد أعطت اهتماماً بارزاً للبيئة الخارجية في مضمار تحقيق المؤسسة أو الشركة لأهدافها، كما أكدت على أهمية البيئة المحيطة بالمنظمة في مجال خلق التوازن معها، كذلك أكدت المدارس الفكرية المعاصرة على أن القرارات التي تتخذها الإدارات المختلفة في المؤسسة يجب أن تأخذ دور الظروف البيئية بعين الاعتبار، لأن إهمالها قد يؤدي إلى اختلال قدرة المؤسسة على تحقيق أهدافها والمحافظة على البقاء والتنافس ؛ لهذا يجب على المنظمات والمؤسسات أن تأخذ المتغيرات البيئية السياسية، الاقتصادية، الاجتماعية، القانونية، الثقافية، والتكنولوجية بعين الاعتبار وذلك في مراحل التخطيط واتخاذ القرارات.

إن الاهتمام البيئي في العمل على تحقيق أهداف المؤسسات يأتي من كون المجتمع في الوقت الحاضر يتسم بالتعقيد والتشابك المستمر في مختلف الميادين والذي يشمل العديد من المتغيرات السائدة في المجتمع من قيم فكرية وحضارية وأبعاد مادية مختلفة، ونتيجة لذلك يجب عدم إغفال أثر المتغيرات البيئية وانعكاسها على سير عمل المنظمات العاملة في المجتمع وتشكل الآن البيئة الخارجية ومتغيراتها الإطار الذي يميز الفكر الإداري الحديث عن المدارس التقليدية والإنسانية كما أكدت الدراسات والأبحاث الميدانية الحديثة على أهمية العوامل البيئية في مراحل اتخاذ القرارات التي تتخذها الإدارة الحديثة.

2 البيئة الداخلية والخارجية :Internal And External Environment

يعني بالبيئة الداخلية (Internal Environment) للمنظمة النظم الإدارية والفنية العاملة بها، وكذلك الأنظمة الرسمية وغير الرسمية والهياكل التنظيمية والتكنولوجيا المستخدمة في المؤسسة وأساليب الاتصالات، وبمعنى آخر كل ما يتعلق بالنظم والسياسات الداخلية للمؤسسة ذاتها أما بالنسبة للبيئة الخارجية (External Environment) فهي تحتوي على جميع المتغيرات والعوامل البيئية التي تقع خارج إطار المنظمة ذاتها مثل النظام السياسي والاقتصادي والاجتماعي والثقافي والتكنولوجي، والقانوني وغيرها من المتغيرات الخارجية التي يمكن أن تؤثر بشكل غير مباشر في مسارات عمل المؤسسة أو المنظمة. شكل (1) يبين البيئة الخارجية والداخلية للمنظمة.

شكل 1 البيئة الخارجية والداخلية للمنظمة

3 الآثار المتبادلة بين المنظمة والبيئة

لا شك أن هناك علاقة متبادلة وشاملة بين المنظمة والبيئة. فالبيئة الخارجية مثلاً قد تساهم في استمرار وتقدم المنظمة الناجحة، كما أنها تقيد إلى حد ما حركة المنظمة من خلال الموارد البشرية والمالية والمعلومات المتاحة، كما أن طبيعة وظروف المتغيرات البيئية تلعب دوراً أساسياً في تحديد قدرة المنظمة أو الشركة على العمل وفي خلق التوازن والتكيف المطلوب مع البيئة.

يجب أن تختلف الهياكل التنظيمية للشركات أو المنظمات وذلك حسب متطلبات الظروف البيئية المختلفة. فهناك ضرورة إلى اعتماد التنظيم الآلي (Mechanistic) في ظل الظروف البيئة المستقرة، والتنظيم العضوي (Organic) في ظل الظروف البيئية غير المستقرة، وذلك نظراً لكون درجة الاستجابة للمتغيرات السريعة تتطلب تنظيماً قادراً على تحويل الصلاحيات وتسريع اتخاذ القرارات واعتماد اللامركزية، بينما يلاحظ أن البيئة المستقرة تسمح بدرجة أعلى من الاستقرار وإمكانية اعتماد المركزية في التخطيط والرقابة.

ومن صفات التنظيم الآلي

أ- تخصص ودقة الوظائف Highly Specialized

ب - صلابة نظام الأوامر الإدارية .Rigid Chin Of Command

ج - التقسيم الوظيفي للعمل Functional Division Of Work

د- مركزية القرارات .Centralized Decision

هـ - تحديد نطاق المراقبة .Span Of Control

و- الإشراف الدقيق على العمل .Close Supervision

ومن صفات التنظيم العضوي:

أ- عدم التعريف الواضح للوظائف Lobs Not Clearly Defined

ب- مرونة نظام الأوامر .Flexible Chain Of Command

ج- تقسيم العمل حسب المهمة وليس الوظيفة Division Of Work ask

د- قلة المركزية في القرارات .Few Decisions Centralized

هـ- التركيز على الاستشارات بدلاً من الأوامر Emphasis On Consultation Rather Than Command

و- عدم التركيز على الإشراف الدقيق .Less Emphasis On Close Supervision لهذا من الضرورة أن يمتلك المدراء القدرة العالية على معرفة البيئة التي يعملون بها بكافة المتغيرات وذلك لتكييف الأداء وإمكانية اتخاذ القرارات الاستراتيجية والتنفيذية التي تنسجم مع متطلبات البيئة. كما يجب أن يكون لديهم القدرة على التنبؤ بالظروف والمتغيرات البيئية ووضع الخطط البديلة التي تكفل تحقيق أهداف المؤسسة ولتجنب المخاطر التي قد تطرأ والمحافظة على البقاء والمنافسة في السوق.

إن الشركة أو المؤسسة التي تقدر على خلق توازن وتأقلم مع البيئة الخارجية تستطيع البقاء والاستمرار ومواصلة العمل والأداء بكل فعالية.

4 المتغيرات البيئية Environmental : Variables

1-4 المتغيرات الاقتصادية Economical Variables

مما لا شك فيه أن العوامل الاقتصادية تؤثر بشكل مباشر في نشاط المؤسسات والشركات، فمثلاً : وفرة أو ندرة المواد، وطبيعة الأسواق، وحركة العرض والطلب والأسعار، كلها تؤثر في طبيعة عمل وفاعلية المؤسسة. كما أن مواقع المؤسسات والشركات من حيث تمركزها في مدن رئيسية أو في مناطق نائية فإنها تتأثر بالوضع الاقتصادي في المنطقة التي تعمل بها من حيث توفر القوى البشرية، وتوفر المواد وطبيعة الضرائب عن التغير السريع في أسعار المواد والتضخم المالي يؤثر بشكل فعال في الأنشطة الاقتصادية التي تمارسها المؤسسة.

2-4 المتغيرات الاجتماعية : Social Variables

إن طبيعة البناء الاجتماعي لأي مجتمع والعلاقات السائدة فيه والقيم والعادات والتقاليد تؤثر بشكل أساسي في سلوك الأفراد والجماعات وكذلك المنظمة أو المؤسسة، كما أن المتغيرات الاجتماعية تؤثر على البناء الهيكلي والتنظيمي للمؤسسة. فنرى مثلاً: أن العلاقات الشخصية في المجتمعات النامية تلعب دوراً مميزاً في طبيعة عمل المؤسسة وهذا مرتبط أيضاً بالوضع العائلي والقبلي السائد.

هذه المتغيرات تؤثر في الإجراءات الرسمية وفي مدى موضوعيتها، فالتعيين والترقية إلى المواقع الإدارية العليا يتأثران بالمتغيرات الشخصية مع عدم التركيز على معايير كفاءة الأداء.

أما في المجتمعات المتقدمة مثل المجتمع الياباني، فقد استطاعت هذه المجتمعات استثمار التماسك العائلي والعلاقات الاجتماعية بصورة موضوعية في تطوير الشركات والمنظمات وتحسين كفاءة أدائها، هذا على عكس سلطة إصدار القوانين واللوائح والأنظمة بغرض توجيه نشاطات وأعمال المنظمة لهذا فإن ازدياد التدخل في الأنشطة الاجتماعية للمنظمة يجعلها أكثر خضوعاً لمتغيرات البيئة السائدة. تسود المعايير الموضوعية في معظم الدول المتقدمة بدرجة أكبر من الدول النامية من حيث الاستجابة إلى آثار المتغيرات الاجتماعية مما يساعدها على النهوض والتقدم بشكل أفضل. كما أنها تعتبر أقدر على استثمار الكفاءات والقدرات مما يعمل على تطوير أدائها.

3-4 المتغيرات السياسية Political Variables

تشكل المتغيرات السياسية في المنطقة التي تعمل بها المنظمة بعض الآثار السلبية إذا لم يتم تقديرها مسبقاً والتعامل معها حسب الإمكان، كما أن الاستقرار السياسي يؤثر بشكل مباشر في تنظيم الاقتصاد الوطني وبالتالي نشاط المنظمات، كما تلعب المتغيرات السياسية دوراً هاماً في ارتفاع أسعار المواد التي تؤثر بشكل مباشر على الوضع الاقتصادي للمنظمة. فعلى سبيل المثال ارتفعت أسعار مواد البناء بكافة أنواعها أكثر من مائتين بالمائة في عدة فترات في فلسطين نتيجة للتحكم الاقتصادي من قبل الإسرائيليين ونتيجة للإغلاقات المستمرة سوءا بسبب أو بدون سبب، هذه المتغيرات السياسية أثرت بشكل كبير على قطاع صناعة التشييد في فلسطين مما أثر على الاقتصاد الوطني وعلى استمرارية العديد من شركات المقاولات.

4-4 المتغيرات الثقافية : Cultural Variables

تلعب المتغيرات الثقافية في المجتمع دوراً مهماً في التأثير في سلوك المؤسسات، من حيث قدرتها على تحقيق أهدافها، والوسائل المختلفة للاتصالات، واتخاذ القرارات فيها. إن التكوين الثقافي للمجتمع يؤثر بشكل واضح على الأفراد العاملين في المؤسسات من ناحية سلوكهم، وقراراتهم، وكيفية التعامل مع المشاكل. وهذا يدعو العديد من المدراء إلى انتهاج سبل متباينة في معالجة المشكلة الواحدة، وهذا يرجع طبيعة القيم الثقافية التي يؤمن بها الأفراد لهذا فإن المنظمة أو المؤسسة لا تستطيع تحقيق أهدافها والنجاح في أعمالها إذا كانت اتجاهاتها السلوكية غير مستجيبة لطبيعة الآثار الثقافية والتربوية والحضارية للمجتمع الذي تعمل فيه.

5-4 المتغيرات التكنولوجية Technological Variables

لقد اتفق العديد من الباحثين على أن التكنولوجيا تمثل مجموعة الأجهزة الحديثة والخبرات والمفاهيم التي يستطيع الفرد من خلالها تكييف البيئة الخارجية والسيطرة عليها، كما أنها تعني التطبيق العملي بطريقة علمية منظمة الحصيلة المعارف والعلوم التي حصل عليها الفرد أو الشركة. ويمثل التطور التكنولوجي ظاهرة حضارية واجتماعية واقتصادية تساهم بشكل فعال في دعم واستمرارية التطور لكافة المؤسسات والشركات، كما أن طبيعة وحداثة التكنولوجيا المستخدمة في الشركة تؤثر على الهيكل التنظيمي لها وكذلك على أسلوب العمل الإداري.

إن الاستثمار المستمر لنتائج التطور التكنولوجي في مجال الابتكار والتجديد في كافة مستويات التكنولوجيا الحديثة يلعب دوراً بارزاً في السلوك التنظيمي للمؤسسة بشكل عام. كما أن قابلية العاملين من حيث قبول التطور التكنولوجي والتأقلم إلى جانب زيادة المهارات الفنية تساهم بشكل بناء في تطوير كفاءة الأداء، وزيادة الفاعلية وبالتالي تحقيق أهداف المؤسسة؛ لهذا يجب على الشركات والمؤسسات الاستجابة المستمرة للتطور التكنولوجي وإدخال التقنية الحديثة للشركة وخلق المرتكزات لنموها وتطورها.