أهمية التفويض الإداري :

السلطة الإدارية (Authority) هي : عبارة عن حق الشخص في اتخاذ القرارات على كافة المستويات، وهذه القرارات من شأنها أن تنظم تصرفات الآخرين، وتحدد مسئولياتهم، وقد تم تعريف السلطة على أنها الحق الشرعي في إصدار الأوامر واستعمال القوة في إجبار الآخرين على تنفيذها.

وتعتبر السلطة الإدارية من أهم السمات الإدارية التي يمتاز بها المدير الإداري حيث تمكنه من تسهيل مسئولياته التنفيذية بما يتناسب مع تحقيق أهداف الشركة أو المؤسسة، لأنه بدون سلطة إدارية، وبدون تحديد خطوط هذه السلطة وصلاحيتها تبدو المؤسسة ضعيفة غير قادرة على تحقيق أهدافها.

إن مفهوم السلطة هو الحق في اتخاذ القرارات التي من شأنها المحافظة على نظام وأهداف المؤسسة وليس استعمال القوة واضطهاد المرؤوسين والضغط عليهم لتنفيذ الأعمال المكلفين بها، أو لأسباب شخصية.

كما أن السلطة لا تخول المدير الإداري إصدار ما يشاء من الأوامر، والتعليمات، لأن هناك قوانين ولوائح بعضها داخلية (أي داخل المؤسسة أو الشركة ترسم حدود السلطة الإدارية، والبعض الآخر خارجي يتمثل في القوانين والنظم التي تضعها الدولة لتحديد الإطار العام لنظام الشركات والمؤسسات والعمل بها داخل حدود الدولة.

أما بالنسبة لتفويض السلطة (Delegation Of Authority) فهو منح حق التصرف واتخاذ قرارات إدارية لإنجاز مهمات معينة في حدود التفويض المتفق عليه، والمكتوب بالتفصيل. إن المؤسسات والشركات الخالية من التفويض الإداري قد تعاني من العجز في إنجاز أعمالها في الزمن المحدد.

- أنواع السلطة الإدارية :Types Of Authority

هناك عدة أنواع من السلطة الإدارية منها: التنفيذية والاستشارية والوظيفية وسلطة اللجان. وبالنسبة للسلطة التنفيذية (Line Authority) فهي تعتبر من أهم السلطات الإدارية في المؤسسة، حيث يمنح الحق للمدير في إصدار القرارات والأوامر الإدارية إلى مرؤوسيه ضمن نطاق اللوائح الداخلية للشركة وقوانين الدولة.

 أما السلطة الاستشارية (Staff Authority فتعتبر سلطة مساعدة، وتتمثل هذه السلطة في تقديم المعلومات والنصائح للسلطة التنفيذية، دون الحق في إصدار الأوامر الإدارية، ويقوم الاستشاريون سواء أكانوا داخل الشركة متمثلين في وحدة البحوث، أو خارج الشركة بمساعدة التنفيذيين عن طريق تقديم الآراء، والمقترحات والتوصيات التي تمكن التنفيذيين من اتخاذ القرارات وإصدار الأوامر الصحيحة بناء على تلك المعطيات المتوفرة، أما في الحياة العملية فغالباً ما يحصل سوء تفاهم بين السلطة الاستشارية والتنفيذية، وذلك لصعوبة الفصل بين هاتين السلطتين في الشركات وكذلك عدم فهم الأفراد الكامل لحدود السلطة الاستشارية والتنفيذية.

أما بالنسبة للسلطة الوظيفية (Functional Authority) فهي إعطاء تفويض لأحد المديرين سواء أكان تنفيذياً، أو استشارياً بوضع سياسة معينة، أو برنامج خاص في مجالات معينة لأقسام، أو إدارات يشرف عليها مديرون آخرون وغالباً ما يمنح هذا التفويض في حالة التخصص الدقيق في مجال معين، بالإضافة إلى الخبرة الواسعة. إن التفويض للسلطة الوظيفية قد يؤدي إلى إضعاف السلطة التنفيذية في بعض الحالات إذا لم يكن هناك تنسيق وتفاهم واضحان بين صاحب السلطة التنفيذية وصاحب السلطة الوظيفية.

أما بخصوص سلطة اللجان Committee Authority) فهي تعتمد على أن اتخاذ القرارات ومعالجة المشاكل يتم عن طريق مجموعة من الأشخاص (لجنة) ذات علاقة مباشرة بالمؤسسة، وتعتبر هذه اللجنة جزءاً رئيسياً من الهيكل التنظيمي للشركة (شكل 1)

شكل 1 الهيكل التنظيمي للشركة

وتقوم هذه اللجنة بمناقشة جميع أمور الشركة الداخلية والخارجية، ولهذه اللجنة صلاحيات واضحة ومحددة ومسئوليات مستمرة، وتعتبر هذه اللجنة في هذه الحالة لجنة دائمة. ولسلطة اللجان ميزات عدة منها: الإبداع الإداري عن طريق خلق أفكار جديدة، وتبادل هذه الأفكار بين أفراد اللجنة، وهذا من شأنه خلق روح التعاون وبناء جو ديموقراطي يعطي فرصة للتشاور ودراسة المشاكل من عدة زوايا وإيجاد الحل الأمثل لها، وهناك بعض الأمور التي قد تؤخذ على سلطة اللجان ومنها التأخير في اتخاذ القرارات وإمكانية انفراد أحد أعضاء هذه اللجنة بمركز القوة الذي من شأنه الضغط لاتخاذ قرار معين والقضاء على روح التعاون.

- تفويض السلطة Delegation Of Authority

تفويض السلطة هو عبارة عن منح حق التصرف واتخاذ القرارات الإدارية، وإصدار الأوامر في نطاق معين لإنجاز أعمال أو مهمات محدودة في زمن ثابت أو مستمر، فقد يعهد مدير الشركة أو المؤسسة ببعض مسئولياته إلى مساعديه حيث يمنحهم السلطة اللازمة التي تمكنهم من أداء مهماتهم الجديدة.

إن تفويض السلطة أمر أساسي، ومهم لأية مؤسسة، وذلك لسرعة إنجاز المهمات، والأعمال وعدم تكرارها عند شخص واحد. إن المدير الناجح هو الذي يعرف متى ولمن يمنح التفويض وكذلك مقدار السلطة المفوضة لأنه من الصعب جداً أن يلم فرد واحد بجميع التخصصات الإدارية، هذا وإن وجد ذلك الشخص فمن الصعب جداً أن يستطيع القيام بكامل الواجبات على أفضل وأسرع وجه.

يعتقد الكثير من المديرين أن تفويض السلطة هو التخلي عنها للآخرين، وبالتالي فقدان السلطة تدريجياً، إن هذا الاعتقاد خاطئ بالطبع، وهو يدل على عدم الوعي الكافي لدى المديريين بمعنى التفويض لأنه من حق المدير استرداد السلطة من مرؤوسيه في أي وقت شاء، إذا اتضح له سوء استخدام التفويض أو عجز عن القيام بالمسئوليات التي أوكلت إليهم ، وقد يكون التفويض شفهياً أو مكتوباً، ولكن يفضل أن يكون مكتوباً، مبيناً حدود التفويض بالتفصيل حتى يمكن الرجوع إليها عند حدوث عكس ما كان عليه.

إن التفويض الجيد يساعد على كشف قدرات العاملين في المؤسسة أو المنظمة كما ينمي ويرفع روحهم المعنوية، وكذلك يعتبر التفويض أحد الحوافز المعنوية التي من شأنها رفع مستوى الأداء، وزيادة الإنتاج، لذلك يجب أن تكون الواجبات التي يفرضها المدير لمرؤوسيه متناسبة مع إمكانياتهم، وكذلك منحهم كافة الصلاحيات اللازمة لأداء هذه الواجبات شاملاً الإمكانات المادة والبشرية والحق في إصدار القرارات والتعليمات ضمن نطاق التفويض، لأنه بدون ذلك يصبح التفويض ضعيفاً لا قيمة له بل على العكس قد يخلق ذلك سوء تفاهم بين المدير ومرؤوسيه يؤثر على سير أعمال المؤسسة.

- نطاق الرقابة : Span Of Control 

إن تحديد نطاق الرقابة ضمن الهياكل التنظيمية للشركات يعتبر هاماً جداً؛ لأنه على ضوء نطاق المراقبة يستطيع المدير الإداري منح سلطة التفويض لمرؤوسيه المناسبين، ونعني بنطاق المراقبة عدد الأفراد الذين يمكن لمسئول واحد أن يشرف عليهم ويديرهم بكفاءة عالية.

ويعتمد نطاق المراقبة على مدى خبرة المدير العام وكفاءته وعمق تفهمه لمرؤوسيه، سواء من الناحية الفنية، أو النفسية وكذلك يعتمد هذا النطاق على خبرة المرؤوسين، ومستواهم التقني، وقدراتهم الإنتاجية.

هذا بالإضافة إلى نوعية العمل الذي يقوم به المرؤوسون، سواء أكان ذلك العمل روتينياً متكرراً، أم عملاً يتطلب التجديد والإبداع، كما يعتمد نطاق المراقبة على نوعية وكفاءة وسائل الاتصالات بين المدير ومرؤوسيه، وخاصة إذا كان المرؤوسون يعملون في عدة مواقع وليس في مكان واحد.

- كيفية التفويض :

إن المفهوم العام للتفويض مرتبط ارتباطاً وثيقاً بالمفهوم العام لكل من الصلاحية، والمسئولية؛ ولذلك قبل أن نتطرق لكيفية التفويض سنستعرض مفهوم الصلاحية والمسئولية، وعلاقة ذلك بالتفويض.

لقد تم تعريف الصلاحية بأنها: "حق المدير في إصدار الأوامر للمرؤوسين مع تحقيق قبول التنفيذ منهم"، ويعرف هذا المفهوم (بالصلاحية الرسمية) أي التي تكتسب من المركز القيادي للمدير، وهي مع ذلك غير كافية لتعريف الصلاحية الكاملة إلا في وجود ما يعرف ( بالصلاحية (الشخصية والتي تعتمد على شخصية المدير وتشكل الثقافة والبراعة والإبداع والخبرة والقدرة على القيادة، ومن هذا يتضح أنه لا يمكن أن يتم التفويض إلا في الصلاحيات الرسمية، مع مراعاة أن الشخص الذي تفويض له الصلاحيات يجب أن يتمتع بمزايا الصلاحية الشخصية حتى يتمكن من الاستفادة المثلى من التفويض.

تعرف المسؤولية (Responsibility) بأنها " الالتزام بتنفيذ عمل ما، أو تنفيذ العمل نفسه أي أنه إذا قبل شخص ما القيام بعمل ما فهو مسؤول عن مستوى الإجابة عن الأداء في هذا العمل، وذلك إما بالنجاح في تنفيذه، أو الأسباب التي أدت إلى عدم النجاح.

ومن هذا يتضح أن الالتزام لا يمكن تفويضه إلى المستويات الدنيا في الهيكل التنظيمي، ولكن المسئولية لتنفيذ الأعمال يجب أن تخلق داخل كل مستوى ويمكن تفويضها.

على المدير الناجح أن يعلم بالكامل وظيفته، والنتائج المطلوبة والمتوقعة منه للمدى البعيد ، وفلسفة المؤسسة للوصول إلى هذه النتائج، ويجب أن يعرف العوامل المحيطة بالمؤسسة التي تؤدي إلى النجاح، وكذلك أن يهتم بالعلاقة بين مسئوليته ومسئولية المدراء الآخرين، وبذلك يتجنب تكرار تنفيذ الأعمال، والإهمال والتداخل بين الوظائف.

ويمكن تلخيص كيفية التفويض بأنها تفويض أداء عمل ما "مسئولية" مع إعطاء قدر من الحرية لتنفيذ هذه الأعمال الصلاحية الرسمية" وفي نفس الوقت يجب أن نحاول خلق الالتزام المسئولية " لأداء العمل، مع مراعاة أن الشخص الذي يمكن التفويض له، والذي نحاول خلق الالتزام لديه يجب أن يتمتع بثقافة ودراية وخبرة في تنفيذ الأعمال والقدرة على القيادة الصلاحية الشخصية " حتى يكون في مستوى القبول لدى مرؤوسيه بدون اعتراض منهم الصلاحة الفعلية، أو الصلاحية الكاملة ".

إن المؤسسة الناجحة هي التي يسعى مدراؤها لجعلها تتمتع بمزايا التفويض وأن تكون السلطة فيها لا مركزية (De Centralization) والتي تعرف بقابلية المدراء لتفويض الصلاحية الرسمية " إلى المستويات الدنيا في الهيكل التنظيمي في المقابل تعرف المركزية (Centralization) بقابلية المدراء في المستويات العليا للاحتفاظ بكافة الصلاحيات، أي أن اللامركزية تقاس بمدى وعدد القرارات التي تصدر من المستويات الدنيا لمميزات اللامركزية ، المتمثلة في السرعة في تنفيذ الأعمال واتخاذ القرارات ومرونة المنظم، وجعل العمل ممتعاً وخاصة للمستويات الدنيا بالمؤسسة، وبالتالي نرى أن مميزات التفويض مماثلة لمميزات اللامركزية.

أما المحاسبة فتعرف (Accountability) على أنها " مساءلة المرؤوس عن النتائج التي تم تحقيقها من خلال المسؤولية وتفويض السلطة ". ومن المعروف أن المحاسبة تتم داخل إطار المسؤوليات والصلاحيات الممنوحة للمرؤوس والمحاسبة عكس السلطة تتخذ شكلاً تصاعدياً في الهيكل التنظيمي.

المشاكل التي تواجه عملية التفويض:

في أغلب المؤسسات الخوف يمنع المدراء من الاستفادة من التفويض؛ وذلك لأن المسئولية من خلال مفهوم الالتزام لا تفوض أي أن التفويض لا يعفي المدراء من الالتزام أي من المسئولية وهذه المشكلة صعبة ولا يمكن التغلب عليها بالكامل ولكن يمكن التخفيف من حدتها؛ وذلك لأن من صلاحيات المفوض سحب التفويض في حالة وجود أي خلل عند تنفيذ الأعمال المطلوبة.

إن نجاح التفويض يعتمد على عملية الاتزان بين عامل الثقة، وعامل المراقبة فإذا كانت ثقة المدير كبيرة في المرؤوسين، فهذا يقلل من عملية المراقبة عليهم عند تفويض الأعمال.

ويمكن تلخيص المشاكل التي تواجه عملية التفويض في النقاط الآتية:

1- ثقة غير متبادلة بين المدراء والمرؤوسين.

2- اعتقاد المدراء بأن تنفيذ الأعمال بأنفسهم أفضل من تفويضها إلى المرؤوسين وهذا يعني أن ثقة المدراء في المرؤوسين غير كافية.

3- شعور المدراء بأن التفويض يمكن أن ينتج عنه تهديد لمراكزهم من قبل المرؤوسين.

4- المرؤوسون لا يريدون تحمل أعباء المسئولية ويفضلون استلام أوامر مباشرة بدلاً من اتخاذ القرارات بأنفسهم.

5- إحساس المرؤوسين بتحمل المسئولية بدون عائد على المجهود المبذول في اتخاذ القرارات، وعلى قيامهم بالأعمال المفوضة إليهم.

6- مقاومة التغيير من قبل المرؤوسين، ويمكن للمدير أن يتغلب على هذه المشكلة، وذلك بالتمهيد المسبق وتوضيح، وشرح الأعمال المراد تفويضها ومشاركتهم ومناقشتهم قبل تفويض الأعمال لهم.