تعتبر عملية التحليل حالة تكشف عن ماذا يحدث وأين وفي أي سياق، وتناقش في ضوء استخدام كلمات أو مصطلحات، وتكشف أيضاً الارتباطات والاختلافات، ويواجه الباحث الكيفي بجزء كبير من هذه الوظائف، ولذلك تتمثل إحدى وظائف حفظ البيانات في التعرف على ماهيتها ومصدرها وبماذا ترتبط؟ ومن يستخدمها؟ وما الأفكار التي تتضمنها؟. وبالرغم من أن هذه الوظائف يمكن إنجازها يدوياً باستخدام القلم والورقة والعلامة والأقلام المضيئة بألوانها المختلفة والمقص والصمغ والكارتات المفهرسة...

وهكذا. يستطيع الكمبيوتر إنجاز هذه الوظائف بسرعة أكبر ودقة أكثر، ولديه طرق كثيرة لإدارة البيانات ومعالجتها، ويستطيع تحقيق إنجازات آلية أخرى سريعة، علاوة على توفير الوقت والجهد.

وعندما يرغب الباحث الكيفي في تحليل بياناته بالكمبيوتر يحاول في البداية استكشاف ما في النص من معلومات، وخلال هذه المرحلة يحدد مظاهر الكلمات والجمل والأسماء والأرقام في أجزاء صغيرة من البيانات، فتلك مهمة قد تأخذ أياماً، ويستحيل ذلك مع كمية كبيرة من البيانات، لكن يكون سهلا إذا عاملها معالج النصوص، فقد انتشرت برامج تحليل النصوص كما ذكرنا، ونجحت طريقة تحليل المضمون في سباق استخدام الكمبيوتر في معالجة النص، وبرزت في البداية اعتراضات على إدخال بيانات خام الكمبيوتر، لكن استمرت بعض البرامج لجعل تحليل البيانات آلياً، وأدخلت الثقة في عملية إحصاء الكلمات المتكررة، وكذلك تحديد فئات المحتوى. وغالباً لا يستطيع مخ الإنسان بالتأكيد تحديد كل أنواع الكلمات المفتاحية أو العبارة لكن يستطيع الكمبيوتر عمل ذلك.

ولقد تعددت أنماط برامج الكمبيوتر المستخدمة في معالجة البيانات والبحث والترميز وتحليل نصوص البيانات الكيفية، بالإضافة إلى ذلك تعتبر هذه البرامج في تطور مستمر؛ إذ توجد فئتان أساسيتان منها، تهتم الأولى بعمليات فهرسة البيانات والبحث فيها، وفحص الكلمة المستخدمة أو المفردة، بينما تهتم الفئة الثانية بترميز النص واسترجاعه واختبار العلاقات بين فقرات النص المرمزة وبناء النظرية، وفي الصفحات القادمة تحاول تناول مراحل تحليل البيانات الكيفية بالكمبيوتر.