مراحل تخطيط الموارد البشرية :

Stages of Human Resource Planning

1ــ تحليل الوضع الراهن للموارد البشرية :

لتحليل الوضع الراهن للموارد البشرية يجب علينا التعرف على مفهوم تحليل الموارد البشرية ومصادر المعلومات التي يمكن الحصول عليها في تحليل الموارد البشرية.

مفهوم تحليل الموارد البشرية(هو عملية جمع معلومات متكاملة عن الموارد البشرية والوظائف في المنظمة وتصنيفها وتحليلها بغرض استخراج المؤشرات الاحصائية الدالة على توزيعها وحركتها والاستفادة من التائج في كيفية التعامل معها).

مصادر المعلومات عن الموارد البشرية :

1ــ ملف الموظف :

حيث يحتوي ملف الموظف على المستندات والمعلومات التالية :

ــ المؤهلات : حيث يُحتفظ بالمؤهلات التي يحملها الموظف منذ لحظة تعيينه.

ــ التوظيف : يحتوي على مسوغات التعيين والترقية والنقل.

ــ الاجازات : وتشمل صور جميع قرارات الاجازات التي تمتع بها الموظف.

ــ الجزاءات : وتحوي صور قرارات العقوبات التي أوقعت على الموظف.

ــ التدريب والابتعاث : تشمل صور قرارات التدريب والابتعاث للموظف.

ــ الانتدابات : ويحوي صور قرارات الانتداب التي كُلف بها كل موظف.

ــ التكليفات : وتشمل صور قرارات تكليف الموظف حسب طبيعة العمل واحتياجات المنظمة.

2ــ تشكيلات الوظائف : وهي حصر جميع الوظائف المعتمدة في المؤسسة سواء كانت شاغرة ام مشغولة ، اضافة الى كون كون تشكيلات الوظائف توضح الادارات الرئيسية والفرعية والاقسام وعدد الوظائف في كل منها.

3ــ دليل المهام والهيكل التنظيمي : وهو عبارة عن توضيح تفصيلي للاهداف والمهام الرئيسية للوحدات الادارية ورسم تنظيمي لخط السلطة بالمنظمة والارتباطات التنظيمة.

4ــ استمارات الاستقصاء : يمكن للمحلل تصميم استمارة خاصة تمكنه من جمع المعلومات التي يسعى اليها بالاستعانة بالمصادر المذكورة اعلاه ، او الرجوع الى الادارات داخل المنظمة كإدارة الموارد البشرية او التخطيط او التطوير او غيرها من الادارات ذات العلاقة وطبيعة المعلومات التي يبحث عنها.

طبيعة ونوع المعلومات التي يمكن الحصول عليها في تحليل الموارد البشرية :

ــ توزيع العاملين طبقاً للادارات والاقسام : حيث يُوضَح عدد العاملين في كل ادارة او قسم ، ويمكن ان يؤخذ ذلك في سنوات مختلفة.

ــ توزيع الوظائف تبعاً للادارات والاقسام : حيث يُوضَح توزيع الوظائف على الادارات والاقسام في سنوات مختلفة.

ــ توزيع العاملين حسب التخصصات : حيث يُوضَح توزيع العاملين حسب تخصصاتهم المُعيَنين عليها ومدى تطابقها مع الاعمال التي يقومون بها.

ــ توزيع العاملين حسب التركيب الوظيفي : حيث يمكن توزيع العاملين وفقاً لمستوى الوظيفة في الهيكل التنظيمي كالمديرين والاخصائيين والباحثين والتنفيذيين.

ــ توزيع العاملين حسب العمر : حيث يمكن توزيع العاملين في المنظمة حسب اعمارهم ، او وضعهم ضمن فئات عمرية تتراوح بين الخمس والعشر سنوات.

 ــ توزيع العاملين حسب التعليم : حيث يمكن توزيع العاملين بالمنظمة حسب المؤهل العلمي.

ــ توزيع العاملين حسب الخبرة : حيث يمكن توزيع العاملين بالمنظمة وفقاً للخبرة العامة او الخبرة المكتسبة في الوظيفة الحالية.

ــ توزيع العاملين حسب تقارير الاداء الوظيفي : حيث يتم توزيع العاملين بالمنظمة خلال السنتين الاخيرتين وفقاً لتقارير ادائهم الوظيفي ومقارنتها بفترات سابقة.

ــ توزيع العاملين حسب أهداف المنظمة : حيث يمكن توزيع العاملين وفقاً للمهام التي يؤدونها للتعرف على الوظائف التي تحقق أهداف المنظمة بشكل مباشر والوظائف المساعدة كالادارية والمالية والتنفيذية.

ــ توزيع الاجازات بانواعها : حيث يمكن معرفة متى يكثر الطلب على الاجازات بانواعها ، ومدى تأثيرها على سير العمل.

ــ معدلات الاستقالة وانهاء الخدمة والتقاعد : حيث يمكن وضع احصائية للاستقالات وانهاء الخدمة والتقاعد وفقاً للادارات والاقسام التي يتبعونها.

2ـ تحليل الوظائف :

يقصد بتحليل الوظائف " الدراسة الشاملة لكل وظيفة في المؤسسة من حيث واجباتها ومسؤولياتها ، بالاضافة الى المعارف والمهارات والقدرات والتعليم والتدريب والمتطلبات الجسمانية التي تتطلبها الوظائف ".

ويتضمـن تحليل الوظائف العنصرين التاليين :

ــ وصف الوظائف : وهو عبارة عن معلومات مفصلة عن وظائف المؤسسة من حيث : طبيعة اعمالها ، واجباتها ، مسؤولياتها ، المؤهلات المطلوبة لشغلها ، ظروف العمل المحيطة بها .

وصف المؤهلات : وهو عبارة عن معلومات مفصلة عن المؤهلات العلمية والعملية المطلوب توافرها في الموظف شاغل الوظيفة ، من حيث مهاراته ، قدراته ، صفاته ، قدراته الحسية والصحية وغيرها من المتطلبات.

3ــ تحديد الموارد البشرية المطلوبة  :  

تتضمن هذه الخطة تحديد حجم الموارد البشرية المطلوبة خلال الفترة القادمة للخطة ، ولكي يتم تحديد سليم للأعداد والنوعيات المطلوبة من الموارد البشرية في فترة الخطة ، لابد من الاخذ في الاعتبار العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر في الطلب على الموارد البشرية وهي :

1- العوامل الداخلية Internal factors

2ـ البرامج والمشروعات Programs and Projects  :

ان اضافة برامج او مشروعات جديدة للمؤسسة او الغاء برامج او مشروعات يؤدي الى تغيير في الطلب على الموارد البشرية.

(ج) التغيرات التكنولوجية Technological Changes : وهذه تؤدي الى الغاء وظائف و بروز الحاجة الى وظائف جديدة ، وبالتالي الى زيادة او نقص في المعروض من الموارد البشرية لبعض التخصصات.

(د) التغيرات التنظيمية Regulatory changes :

تؤثر التغيرات التنظيمية على الطلب من الموارد البشرية ، فمثلاً عند احداث اقسام او ادارات جديدة ، فإن ذلك يتطلب إحداث وظائف او إلغاء وظائف او على الاقل نقل او اعادة تأهيل للموظفين مما يؤثر على الطلب على الموارد البشرية.

(هـ) العومل الخارجية  : External factors

ــ الظروف الاقتصادية مثل التضخم الاقتصادي ومعدلات البطالة.

ــ العوامل الاجتماعية والسياسية والقانونية.

ــ العوامل التنافسية في سوق العمل.