الاقـسام الرئيسيـة للمكاتـب السيـاحـية وواجباتـهـا 2
المؤلف:
د . مصطفى يوسف كافي
المصدر:
فلسفة اقتصاد السياحة والسفر
الجزء والصفحة:
ص448 - 451
2025-07-04
616
هناك واجبات لمشرف التشغيل:
(1) تقديم تقاريره إلى رئيس القسم مع تحمل مسؤولية كل التفاصيل والترتيبات مع أجل جعل تشغيل الرحلات عملية سلسلة.
(2) عمل الترتيبات التي يطلبها وكلاء السياحة والسفر أو الأفراد أو المجموعات.
3) تحضير تقدير الأسعار والخدمات المطلوبة والسعر الصافي مع إضافة نسبة ربح ونسخة من التقرير إلى مدير الحسابات.
(4) إرسال تلكس للوكلاء الترتيبات بالسعر الكلي.
(5) تخصيص ملف لكل صفقة أو طلب وكذلك بدأ ملف جديد.
(6) وضع تاريخ متابعة على كل ملف للفحص مع العميل لتحديد ما إذا كان السعر والترتيبات مُرضية
(7) إعداد ومراجعة برنامج عمل مندوب النقل معد باليوم والأسبوع.
(8) يجب أن يكون لديه التذاكر والإيصالات المطلوبة.
9) عند الحاجة يجب إرسال من يحل محل مندوبي النقل في حالة غيابهم، وذلك بالتوجه إلى المطارات ومحطات السكك الحديدية والموانئ لمقابلة ومعاونة الزبائن.
ثم مندوب النقل يرفع التقارير إلى مشرف التشغيل
هناك واجبات لمندوب النقل
(1) مقابلة ومساعدة المسافرين مغادرةً ووصولاً سواء كانوا أفراداً أو مجموعـات في المطارات، ومحطات السكة الحديد والموانئ.
(2) يجب أن يكون لديه رخصة قيادة.
(3) يجب أن يكون قادراً على التحدث بلغة أجنبية.
(4) القيام بالمهام الأخرى التي يكلف بها من رئيس القسم.
ثم رئيس الحسابات وهناك واجبات له:
أ۔ يجب أن يكون جميع التذاكر والإيصالات والاستثمارات تحت تصرف رئيس قسم الحسابات.
ب ـ رئيس الحسابات مسؤول عن الاستثمارات الصالحة للتفاوض.
ت- رئيس قسم الحجز والمبيعات يجب أن يطلب التذاكر والإيصالات من رئيس الحسابات ويوقع على استلامها.
ث ـ على مكتب الحجز أن يقدم التقارير اليومية الخاصة بالتذاكر والإيصالات وما دفع نقداً أو بشبكات إلى مدير الحسابات.
ج- تقع على قسم الحسابات مسؤولية فحص كل تذكرة وإيصال ومضاهاتها السجلات للتأكد من أن التذاكر ثم بيعها بالتوالي وأنها مستوفية لجمع الشرط.
ح ـ قسم الحسابات مسؤوليته على التقارير اليومية والشهرية والسنوية المقدمة من كل شركة طيران.
* الأرشيف:
من الضروري وجود نظام يرجع إليه ويعرف بالأرشيف بالنسبة لمكتب السفريات وقسم السياحة، للتأكد من عدم وضع ملف غير موضعه، ويجب إعطاء التعليمات: عند سحب أي ملف أو مستند يجب على الموظف الذي قام بالسحب وضع ورقة باسمه موضحاً التاريخ إشارة إلى أن الملف في حوزته عند إرجاع الملف لموضعه تسحب الورقة.
ــ مكتب التذاكر:
يتضمن:
- تذاكر شركات الطيران.
-الإيصالات.
ـ تقرير يومي بمبيعات الطيران.
- تقرير يومي بمبيعاته.
ــ قسم السياحة
يتضمن:
- قوائم الأسعار.
ـ الفنادق.
ـ رسوم الدخول.
- المطاعم.
- الاستقبال والانتقالات
- جولات بحرية.
ـ رحلات منظمة.
إن كل المراسلات شاملة الأسعار وقوائم أسعار فردية. إن الرحلات التي تقرر القيام بها والتي في حيز التحضير وضعها في ملفات حسب الحروف الابجد تبعاً لاسم الوكيل السياحي، أو تسلسل رقم الملف يجب المراجعة للتأكد من أنه قـــد دفع العربون.
إذا كانت الرحلات ما تزال معلقة يجب وضعها في ملفات حسب الحروف الأبجدية تبعاً لاسم الوكيل السياحي أو تسلسل رقم الملف ويجب مراجعة هذا الملفات للتأكد إذا كان الرد لم يصل بعد بخصوص الأسعار. أما الرحلات التي يتم القيام بها أيضاً توضع في ملفات حسب الحروف الأبجدية تبعاً لاسم الوكيل السياحي أو تسلسل رقم الملك.
قوائم البريد الأساسية:
- منفذو الرحلات.
ـ قوائم الفنادق.
ـ مكتب السياحة.
ـ شركات الطيران.
ـ الشركات الملاحية.
ملفات السكرتارية:
المراسلات:
يجب وضع نسخة واحدة من كل خطاب في ملف طبقاً للوكيل السياحي أو تسلسل رقم الملف يجب على السكرتارية القيام بتحضير نسخة إضافية لاستعمالها لها كسجل يومي المراسلات يجب التصنيف حسب تاريخ اليوم والشهر.
الاكثر قراءة في مواضيع عامة في علم الاقتصاد
اخر الاخبار
اخبار العتبة العباسية المقدسة
