والمعرفة هي فهم البيئة، وتتولد المعرفة من الطريقة التي تعمل بها، وترتبط بصفة أساسية بالعمليات على الرغم من الحاجة إلى تجنب بعض جوانب هذه المعرفة بهدف التأكيد على الجوانب الثقافية، ولذا يجب النظر إلى المعرفة كمنتج . وتعرف المعرفة بأنها الفهم الكامل للعلاقات السببية، وهي بذلك ضرورية في جعل العمليات فعالة، وفي بناء العمليات الإدارية والتنبؤ بمخرجات النماذج الإدارية. وتستند نظرية المعرفة على بعض الافتراضات في تناولها لمفهوم المعرفة، وهي:

أ- المعرفة : هي فهم أفضل للموقف، والعلاقات والعلاقات السبية والنظريات والقواعد التي توجد في مجال ما أو تخص مشكلة ما.

ب - المعرفة  : هي مقدار ما هو معروف وكل مكون من الحقائق والمعلومات والمبادئ التي يكتسبها الفرد وترتبط المعرفة بالقدرات الفكرية والملاحظة والخبرة والدراسة والتفسير، وتفتقد التعريفات التي وردت في القواميس الربط بما يعنيه مفهوم إدارة المعرفة، ولكن في هذا السياق ترتبط المعرفة بمدى استخدام تكنولوجيا المعلومات الاتصالية ICT للتعامل مع المعلومات التي يتم تجميعها .

ج – المعرفة : هي إطار للمفاهيم والتعميمات والمجردات التي تحملها على أساس  دائم أو شبه دائم، وتستخدم لتفسير وإدارة العالم من حولنا، ومن ثم فإننا نعتبر المعرفة مجموعة من الوحدات الفكرية لجميع الأنواع التي تساعدنا على الفهم والإدراك.

 د ــ والتعريف الأكثر وضوحاً للمعرفة يرى أنها تتكون وتكمن في السلوكيات والأنشطة الممكنة، وفي الإشارات والعلامات التي تشير إليها،  وفي هذا الصدد یری رالف ستاکي Ralph Stacey أن المعرفة هي نتاج الأنشطة الاجتماعية . 

وعلى الرغم من تعدد التعريفات التي تناولت المعرفة، فإنها قد ركزت جميعها عن الجوانب العقلانية لها، وهذا ما دعا كوين وآخرون Quinn إلى انتقاده تلك التعريفات، موضحاً أن المعرفة تتضمن جوانب أخرى مثل القيم والأحكام الأخلاقية التي قد يتم تجاهلها من قبل الأفراد ، ولذا فقد أكدوا أنه ينبغي مراعاة الجوانب غـيـر العقلانية للمعرفة، حيث إنها تمثل الرتبة العليا لها كما هو موضح فيما يلي:

- جدوى المعرفة      Care – Why

- الحاجة للمعرفة   Know - Why

- نوع المعرفة  Know – What

- الخبرة  know - How

ونوعية المعرفة هي معرفة كيف يتم إنجاز الأشياء وجعلها ملائمة لما يمكن أن نطلق عليه المعرفة العاملة (ماهية المعرفة). فتشير إلى المعرفة الإدراكية التي تذهب إلى ما وراء المهارات والقدرات الأساسية والخبرات الخاصة بالمستويات العليا من إتقان المعرفة، وحل المشكلات، والحاجة للمعرفة تتطلب فهماً اعمق للعلاقات المتدخلة عبر مجالات المعرفة، وربما تتطلب منظوراً نظمياً، وإطاراً معرفياً لعملية اتخاذ القرارات والإجراءات في سياقات معقدة، وجدوى المعرفة تتطلب معرفة ذات سياق اجتماعي مثل فهم القيم الجيدة ، ووضوحهاً للجماعات المشاركة المختلفة، وقد يتناول هذا المستوى من المعرفة الفروق المباشرة والخفية ، والقريبة أو البعيدة التي ترتبط بالاستراتيجيات البديلة من منظور الجماعات المختلفة مثل التقييم المستمر للاحتمالات الممكنة، ولذا فإن هذا المستوى يوفر الفهم الكامل الذي يتم على أساسه وضع قاعدة للتفاوض واحتواء الصراعات التي قد تقف حائلاً دون عملية صنع القرارات داخل التنظيم. 

ونظراً لتعدد الاجتهادات التي تناولت تعريف المعرفة أو توضيح مفهومها فمنها - ما اهتم بالجوانب التاريخية، إذ تناول نشأة المعرفة وتطوراتها لإبراز العمق التاريخي للمعرفة والحث على طلبها وربطها بالمتغيرات الحديثة، ومنهم من تناول الجوانب اللغوية كضرورة أساسية للمعرفة ورمز مهم من رموزها، والبعض أخذ المنهج الاقتصادي والسياسي والإداري... الخ، مما يشير إلى شمولية المعنى وتعدد المضامين.