مراحل التخطيط في العلاقات العامة- اختيار الموضوعات وإعداد البرامج

ما المقصود بعبارة: البرنامج في العلاقات العامة؟

البرنامج هو تفصيل الخطة تفصيلاً دقيقاً، بحيث يجعلها معدة للتنفيذ، أعضاء فيقوم مدير العلاقات العامة بدراسة الموضوعات المختارة التي يدور حولها الإعلام والشخصيات التي يسعى إلى الاتصال بهم، وينظم جميع التسهيلات اللازمة لتنفيذ البرامج المرتبطة بحاجات الجماهير ورغباتهم.

هذا ويتضمن إعداد البرنامج بيان الميزانية العامة اللازمة للإنفاق على كل خطوة من الخطوات. كما يتضمّن ذلك عدد الموظفين اللازمين لتنفيذ البرنامج، وواجباتهم بدقة ووضوح. ويقوم مدير العلاقات العامة بتوزيع الاختصاصات على سائر الأقسام، ويستشير رؤساء الأقسام لاختيار الخبراء اللازمين لتنفيذ البرنامج. كما وينبغي عليه مراجعة البرنامج أثناء تنفيذه، لكي يحذف ما يرى أن من الضروري حذفه أو يضيف ما يرى أن من الضروري إضافته.

كما أن من الضروري أيضاً التأكد من مدى نجاح كل خطوة قبل الإقدام على الخطوة التالية. هذا وينقل لنا الدكتور إبراهيم إمام عن خبير العلاقات العامة «هارلو» (Harlow) قوله إن البرنامج المتكامل ينبغي أن يتضمن ما يلي:

1- تاريخ المؤسسة.

2- أغراض المؤسسة.

3- المثل العليا التي تهتدي بها.

4- النجاح الذي أحرزته المؤسسة والعقبات التي تصادفها.

5- الخدمات التي تؤديها بنجاح، والمحاولات التي فشلت بها.

6- حاجات المؤسسة.

7- المشروعات المستقبلية لها.

يتضح لنا من ذلك على معد البرنامج أن يبني برنامج العلاقات العامة على الصراحة التامة، وأن عليه أن يبتعد عن إخفاء الحقائق والمشكلات، أو التستر عليها؛ لأن علاجها يتم عن طريق دراستها بعمق، والتعاون على حلها مع إدارة المؤسسة.