تتم عملية التكويد أو الترميز من خلال إعطاء المبرمج استمارة معيارية، وتتيح هذه الاستمارات للمبرمج إمكانية تصنيف البيانات عن طريق وضع علامات مائلة أو شرط في أماكن مخصصة في الاستمارة.

وتتشابه استمارة تكويد البيانات مع استمارة الاستبيان، فهي تحتوى على قائمة بها العديد من المتغيرات المكونة من مجموعة من البرامج أو المقالات أو أي وحدة يهدف الباحث لتحليلها، ولكل متغير في استمارة التكويد ليم واحتمالات مرتبطة به.

فإذا قام المبرمج بجدولة البيانات يدويا، فيجب أن تسمح الاستمارة بجدولة هذه البيانات بشكل سريع، وهناك بعض المبرمجين من يقومون بتكويد البيانات في كروت بحثية مع وضع بعض المعلومات عن البحث في أعلى كل كارته فتتيح هذه الكروت للمبرمجين تصنيفاً للبيانات بسهولة، وخاصة في تحليل مضمون الصفحة ويقوم المبرمجون بتحليل محتوى التليفزيون من تسجيل هذا المحتوى على شرائط؛ ليتيح للمبرمج إمكانية إيقاف المسجل أو الفيديو وذلك لتكويد البيانات ثم استكمل مشاهدة الفيديو مرة أخرى، كما أن هناك العديد من برامج الكمبيوتر التي تتيح تكويد البيانات المرئية، وهنا يعتمد الباحث أحيانا على الكمبيوتر في عملية تحليل البيانات، فغالباً ما يتم نقل البيانات مباشرة إلى استمارات تكويد الكمبيوتر عن طريق جهاز الماسح الضوئي Scanner، وتساعد هذه الاستمارات على توفير الوقت وتجنب الأخطاء، ولا يفيد الكمبيوتر فقط في مرحلة تحليل البيانات وإنما يستخدم أيضاً في عملية التكويد الفعلية كما يمكن الاعتماد عليه في أداء بعض مهام تصنيف البيانات بكل دقة، وهناك العديد من برامج الكمبيوتر التي تساعد في تحليل البيانات المكتوبة وتكويدها كبرنامج بروفايل بلاس Profile Plus VBPRO وبرنامج Text Smart

والشكل التالي يتضمن نموذجاً لاستمارة التكويد تخص دراسة بعنوان "تغطية الصحف القومية البريطانية لجماعات حماية البيئة والتي تسمى Green Peace أو السلام الأخضر والتي قام بإجرائها أندرس هانسن في عام 1993م.