العروض المنافسة هي أهم وسيلة لقسم المشتريات لاختيار الموردين. وعادة يكون السعر هو العامل المرجح بعد التحقق من وقت التسليم والنوعية والسمعة المالية للمورد.

وينبغي التحوط من المورد الذي يقدم عروضا منخفضة السعر في البداية ثم يزيد الأسعار في الدفعات التالية، كما ينبغي احترام أصول التعامل وعدم إفشاء الأسعار للمنافسين.

- أوامر الشراء

تصدر أوامر الشراء لمنتجات ومواد وخدمات معينة على أساس عروض  منافسة تقدم لقسم المشتريات وذلك بعد تقييمها بالنسبة للنواحي الفنية والإنتاجية والمالية وللأهمية الكبيرة لأمر الشراء يلزم الحصول على المعلومات التفصيلية التي تتعلق ببنود الأمر وشروطه. ويعتبر أمر الشراء عقدا قانونيا بين المصنع والمورد وينبغي أن يحتوي على أركان التعاقد بالنسبة للموضوع والشروط مثل تعريف المواد موضوع الأمر وكمياتها وأسعارها وتاريخ التسليم وأن يبين عليها رقم الأمر وعنوان الاستلام وتعليمات النقل وأرقام الاعتماد والشروط ومعلومات دقيقة عن الإخطارات  والفواتير وبواليص الشحن، وتكون الأحكام والشروط مطبوعة على ظهر الأمر وتتناول هذه الأحكام والشروط قبول العقد والتعديلات، والتغييرات، والتسليم، والتفتيش والقبول، والتغليف والتعبئة وكفالات البائع وملكية المشتري وحقوق الملكية وتعويض الرخصة، والتعويض، والتأمين. ووضوح الأحكام والشروط يمنع سوء التفاهم بين المصنع والموردين.

 وفيما يلي مثالا للإحكام والشروط الخاصة بأمر الشراء :-

1- قبول العقد : لا يلتزم المشتري بهذا الأمر إلا بعد أن ينفذ البائع ويعيد للمشتري نسخة من هذا الأمر للإخطار بالقبول.

2- التعديلات: يتفق الطرفان على أن أمر الشراء هذا هو العقد الكامل والنهائي، وعلى أن أي اتفاق لتعديل العقد لا يكون ملزما للمشتري إلا إذا كان مكتوبا وموقعا عليه من مندوبين مفوضين عنه.

3- التغييرات: يحتفظ المشتري بحقه في إجراء تغيير في ( أ ) المواصفات والرسومات , ( ب) طرق الشحن او التعبئة والتغليف , ( ج ) مكان التسليم , ( د ) وقت التسليم , ( هـ ) كيفية التسليم ( و ) والكميات، وإذا ترتب على هذه التغييرات زيادة أو نقص في تكلفة هذا العقد أو في الوقت اللازم لتنفيذه , يتم تعديل سعر العقد أو برنامج التسليم أو كليهما تعديلا متناسبا. وأي مطالبه من قبل البائع للتعديل بموجب هذه المادة ينبغي الحصول على موافقة المشتري عليها كتابة قبل أن يباشر البائع في إجراء التغيير.

4- التسليم : الوقت هو العنصر الأساسي في هذا العقد , وإذا لم يتم تسليم السلع بالكميات وفي الأوقات المحددة،  فإن المشتري يحتفظ بالحق، بدون أي مسؤولية عليه، بأن يتخذ أحد الإجراءين الآتيين أو هما معا :-

1- ان يوجه البضاعة في مسار معجل ( يدفع البائع الفرق في التكلفة بين تكلفتي المسار المعجل والمسار الوارد في الأمر ).

2- أن ينهي هذا العقد بإخطار يصبح نافذا بمجرد أن يستلمه البائع، وذلك بالنسبة للبضاعة المنوه عنها التي لم يتم تسليمها أو الخدمة التي لم يتم أداءها، وأن يشتري سلعا وخدمات بديلة من أي جهة أخرى ويحمل البائع بأي خسارة يتكبدها.

5- التفتيش والقبول:- لا يشكل دفع قيمة أي بضاعة بموجب هذا العقد قبولا لها. وجميع السلع المشتراة بموجب هذا الأمر تخضع للتفتيش في مكان الوصول الذي يحدده المشتري، إما قبل القبول أو بعده وفقا لرغبة المشتري. ويحتفظ المشتري بالحق لأن يرفض ولا يقبل الموافقة على السلع التي لا تطابق التعليمات أو المواصفات أو الرسومات والبيانات أو كفالات البائع (الظاهرة والباطنة). وتعاد السلع غير المقبولة للبائع الذي أما أن يرد ما يكون قد استلمه من ثمنها أو يستبدل  بها غيرها، وذلك وفقا لرغبة المشتري، وعلى مسؤولية البائع وحسابه، بما في ذلك مصروفات النقل في الاتجاهين ولا يتم استبدال السلع المرفوضة إلا إذا تحددت كتابة بمعرفة المشتري.

6- التعبئة والحاويات :- لا يدفع المشتري أي مبالغ للتعبئة والحاويات إلا إذا نص على ذلك في هذا الأمر، أو نص صراحة على دفع مبلغ إضافي ومنفصل لهذا الغرض في عرض البائع وفي قبول هذا الأمر. ويتحمل  البائع مسؤولية التلف الذي يصيب المواد أو الأصناف الموصوفة في هذا الأمر والذي يتسبب نتيجة لسوء التعبئة والتغليف.

7- كفالات البائع:- يكفل البائع أن جميع البضائع التي ستورد بموجب هذا الأمر ستكون من نوعية صالحة للمتاجرة فيها وتفي بأغراض المشتري ومطابقة لتعليمات المشتري ومواصفاته ورسوماته وبياناته. كما يكفل البائع بموجب هذا العقد أن جميع البضائع التي سيوردها ستكون مطابقة لجميع التعهدات أو الأوصاف أو العينات أو النماذج التي تشكل الأساس لهذا العقد، ويوافق البائع على أن تستمر هذه الكفالات بعد قبول السلع. وهذه الكفالات هي بالإضافة لأي كفالات إضافية يقدمها البائع للمشتري. ولا تعتبر  أي من هذه الكفالات وأي كفالات أخرى منصوصا عليها صراحة أو ضمنا غير مطالب بها أو مستبعدة إلا إذا  نص على ذلك في إخطار تغيير في أمر شراء أو مراجعة يصدره ويوقع عليه المشتري.

8- ممتلكات المشتري:- باستثناء ما يقضي به هذا الأمر أو ما يتفق عليه كتابة، تكون الممتلكات بكل وصف، شاملة جميع التجهيزات والعدد والمعدات والمواد التي يزود بها البائع أو تتاح له، وتكون لذمة المشتري، وأي استبدال لها تعتبر ممتلكات للمشتري وتظل مملوكة له، لا يتم تعديل الممتلكات باستثناء المواد بدون موافقة مكتوبة من المشتري. ولا يستعمل البائع هذه الممتلكات إلا في أداء العمل موضوع هذا الأمر،  أو ما يرخص به المشتري كتابة.  ويحتفظ بهذه الممتلكات أثناء وجودها في حوزة البائع أو تحت رقابته، في حالة جيدة، ويكون البائع مسؤولا عنها، ويؤمن عليها على حسابه بمبلغ يساوي قيمتها الإستبدالية مع دفع الخسارة للمشتري.

9- العدد الخاصة :- يشمل اصطلاح " العدد الخاصة " في هذه المادة كل ما يتم مداركته أو تصنيعه أو استخدامه في تنفيذ هذا الأمر  من العدد والقوالب والمثبتات و الأرانيك والنماذج والمثاقيب الخاصة  والمقاييس الخاصة وأدوات الاختبار الخاصة والأجهزة الخاصة الأخرى ومساعدات التصنيع  والرسومات وأي بدائل لما سبق، والتي يكون لها طبيعة متخصصة بحيث يقتصر استخدامها، بدون تعديلها أو تغييرها تعديلا أو تغييرا كبيرا على إنتاج التوريدات أو أجزائها أو أداء الخدمات من النوع المطلوب بموجب هذا الأمر. ويوافق البائع على احتجاز العدد الخاصة وعدم استخدامها أو إعادة تشغيلها إلا في أداء العمل موضوع هذا الأمر أو كما يرخص به المشتري كتابة.

10- حقوق الملكية:- يحترم البائع السرية ويحافظ عليها بالنسبة لجميع المعلومات الفنية، مثل التصميمات والرسومات أو المواصفات أو البيانات الهندسية للإنتاج أو المعرفة الكيفية للمنتجات التي يوردها البائع للمشتري لتسهيل تنفيذ هذا العقد أو المساعدة في تنفيذه. وذلك باستثناء ما يتفق في شأنه على غير ذلك، ويراعى البائع الحذر ويجعل موظفيه ووكلاءه يراعون الحذر البالغ لعدم إفشاء أي من هذه المعلومات، إما مباشرة أو بتضمين أي منها في تصنيع منتجات للآخرين.

11- مادة التعويض الخاصة بالبراءة:- يوافق البائع، بمجرد إخطاره، بأن يتحمل فورا المسؤولية الكاملة للدفاع في أي قضية أو دعوى تقام أو ترفع ضد المشتري فيما يتعلق بالإخلال بالبراءة. وكذلك بالنسبة للادعاء بمنافسة غير مشروعة نتيجة للتشابه في التصميم أو العلامة التجارية أو المظهر بالنسبة للسلع، وذلك بسبب استخدام أو بيع أي من السلع الموردة بموجب هذا العقد، باستثناء السلع المصنعة كلية طبقا لمواصفات المشتري، كما يوافق البائع على أن يعوض المشتري عن أي أو كل مصروف وخسارة بما في ذلك رسوم التقاضي و أتعاب المحاماة التي تترتب على رفع الدعوة أو المقاضاة  و كذلك أي تسوية أو حكم يصدر في هذا الشأن.

12-  التعويض : يوافق البائع أيضا على تعويض المشتري وإعفائه من تحمل أي ضرر، فيما يتعلق بأي أو كل الخسائر والمسؤوليات والأضرار والمطالبات والدعاوي  والقضايا والإجراءات وعقود الحلول والنفقات، شاملة تكاليف  التقاضي وأتعاب المحاماة  التي تتعلق بهذا العقد، بأي شكل من الأشكال،  أو بالخدمات التي تؤدى أو السلع التي تورد بموجبه، والتي يطالب بها أو يفرضها أي فرد أو منشئة، بما في ذلك أفراد أو وكلاء البائع ومقاوليه من الباطن، والتي تنشأ عن أي سبب مهما كان. وذلك باستثناء السلع التي تصنع كلية طبقا لمواصفات المشتري.

13- التأمين :- إذا كان العقد يغطي أداء عمالة للمشتري، يوافق البائع على تعويض وحماية المشتري  من جميع المسؤوليات  أو المطالبات أو الدعاوي المتعلقة بالإصابات أو الأضرار لأي فرد أو ممتلكات والتي تنشأ نتيجة لتنفيذ هذا العقد.

مواضيع ذات صلة

مهام ومسؤوليات إدارة التخزين والمشتريات

مـفهـوم إدارة المـشتـريـات والمـخازن

أثر الصخب البيئي Effect of Environment Turbulence على تخطيط وتطوير المنتجات

الأثر البيئي على تخطيط وتطوير المنتجات (تعريف البيئة التسويقية)

المشتريات

المدخل الى المشتريات

الكمية الاقتصادية لأمر الشراء عند وجود قيود على حجم الطلبية

الكمية الاقتصادية لأمر الشراء عند وجود قيود على تخزين المخزون السلعي

القيود التي قد تواجه عملية تحديد الحجم الامثل لأمر الشراء

التســــليم

التحكم بواسطة الميزانية

الاستراتيجيات التسويقية لمراحل دورة حياة المنتج