يجب أن تكون إدارة المُشتريات ومُراقبة المخزون ومفاوضة الموردين وإبرام العقود والإمدادات جزءاً هاماً من وظيفة مدير المعلوماتية. ويجب التأكد من توافر المواد الخام واللوازم وقطع الغيار اللازمة لعمليات صيانة الأجهزة والخدمات لمختلف المشاريع والبرامج. ويجب بالتالي القيام بتحديد مصادر العرض والموردين والمفاوضات والتعاقد مع الموردين بحيث يتمُّ الحصول على أفضل الأسعار للمؤسسة. وقد تُحدِّد طبيعة السلع والخدمات المطلوب شراؤها إلى حد كبير عملية الشراء التي تأتي في مرحلة لاحقة. فعلى سبيل المثال، قد يتم الحصول على السلع التي يتم طلبها من أجل أنشطة روتينية بشكل مستمر من موردين محددين مُسبقاً، حيث قد تنطوي السلع التي تكون خاصة وغير روتينية على عملية تقديم العطاءات. وفي معظم المؤسسات، بما في ذلك في مختلف الدوائر الحكومية، سوف يكون هناك إدارة للمشتريات تتولى مسؤولية وظيفة الشراء. وعلى الرغم من ذلك، فإن شراء المنتجات والخدمات المعلوماتية تتطلب أن يعمل مدير المعلوماتية والإدارة التي يتبع لها بشكل وثيق مع إدارة المشتريات لتحديد الموردين وتقييمهم والتفاوض معهم وطرح العطاءات واختبار المنتجات وما إلى ذلك.

هناك العديد من البنود مثل قطع الغيار المستخدمة في عمليات الصيانة والتي قد تكون ضرورية لعمل أنظمة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات بشكل سلِس، ولذلك يجب أن تكون مثل هذه البنود مُتوفرة عند طلبها. وغالباً ما يتم الاحتفاظ بهذه البنود تحت شكل من أشكال نظام مراقبة المخزون. وثمة نظامين شائعين هما نظام المراجعة الدوري ونظام المراجعة المستمر. وفي كلا هذين النظامين، يتم الاحتفاظ بمخزون الأمان ويتم الحفاظ على مستوى إعادة الطلب. وعندما ينخفض المخزون إلى مستوى إعادة الطلب، يتم تقديم طلب لدى المُورِّد لكمية طلب اقتصادية (EOQ). 

وقد تم تطوير صِيغ مختلفة لاحتساب كمية الطلب الاقتصادية، وعادة ما تُستخدم الصِيغة التالية لاحتساب هذه الكمية:

     =   Aالطلب المُقدَّر للبند خلال السنة

     =   Cpتكلفة تقديم طلب واحد

     =   Chتكلفة الاحتفاظ ببند واحد في المخزون لمُدَّة عام

  =   EOQكمية الطلب الاقتصادية

مواضيع ذات صلة

مهام ومسؤوليات إدارة التخزين والمشتريات

مـفهـوم إدارة المـشتـريـات والمـخازن

أثر الصخب البيئي Effect of Environment Turbulence على تخطيط وتطوير المنتجات

الأثر البيئي على تخطيط وتطوير المنتجات (تعريف البيئة التسويقية)

المشتريات

المدخل الى المشتريات

الكمية الاقتصادية لأمر الشراء عند وجود قيود على حجم الطلبية

الكمية الاقتصادية لأمر الشراء عند وجود قيود على تخزين المخزون السلعي

القيود التي قد تواجه عملية تحديد الحجم الامثل لأمر الشراء

العروض المنافسة

التســــليم

التحكم بواسطة الميزانية