النظام اليدوي في بناء معلومات الموارد البشرية :

+ نظام الملفات :الملفات هي أوعية لحفظ البيانات المتعلقة بالوظائف والموظفين ومختلف المستندات والوثائق الخاصة بمجمل النشاط العام لشؤون الأفراد .    

أهم نماذج الملفات التي يمكن أن نراها في مجال الموارد البشرية  ما يلي:

1- ملفات الأفراد ~> بكل ما يتعلق بهذا الفرد  . ويوجد معلوماته والقدرة على التحديث .

2- ملفات الوظائف ~> كل وظيفة من الوظائف يكون لها تحليل للوظيفة والتوصيف والصلاحيات والمسؤوليات وغيرها .

3- الملفات العامة ~> ليس لها علاقة بالأفراد والوظائف تكون لها علاقة بالمنظمة ككل .

+ نظام السجلات : تستند فكرة السجلات كمصدر للمعلومات عن الموارد البشرية على أساس اختصار محتويات ملفات وتدوينها بطريقة مرتبة ومصنفة وفقا للموضوع الذي يعني به السجل ولكي يكون السجل فعالا لابد وان يتميز بالوضوح والبساطة وان يكون ملائما للنشاط الذي سيستخدم فيه مثل:

- سجل الحضور والدوام، ويشمل أنواع الغياب المختلفة والحسومات والإجازات .

- سجل الترقيات، ويشمل أسماء المؤهلين للترقيات، وأعمارهم وخبراتهم التدريبية .

- السجل الصحي، ويتناول التأريخ الصحي للموظف والأمراض والحوادث التي قد يتعرض لها خلال العمل.

- سجل التظلمات والشكاوي .

- سجل الحركة الوظيفية ويشمل النقل ،التقاعد، إنهاء الخدمة.

- سجل التعيين  .

- سجل المسابقات الوظيفية