‏الفرد عندما يكون مرسل أو مستقبل ويقوم بالاتصال فهذا يعني أنه يقوم بتعريف نفسه وشخصيته كاملة أو أجزاء منها للآخرين وذلك من خلال مجموعة الرموز التي يكونها من خبرته التي يمر بها، في المواقف المختلفة وتخرج منه وهي حاملة لأفكاره. وعملية إصدار الرموز التي يقوم بها الفرد لا تحدث من فراغ، بل هي تحدث عن إطار اتصالي مرجعي خاص. وهذا الإطار المرجعي هو بمثابة خلاصة الخبرات الموجودة لدى الفرد والتي تجمعت خلال مراحل العمل والسنوات التي عاشها. والتي حصلنا عليها عن طريق الاستعدادات والقدرات الشخصية والوراثية والمكتسبة، من خلال الظروف البيئية الاجتماعية وما يحدث فيها من تأثير في الاتجاهات الإنسانية الاجتماعية ذات الاتجاهين والعلاقات المختلفة.  وحسب الأبحاث التي قام بها علماء النفس الاجتماعي، وعلم الاجتماع والنتائج التي توصلوا إليها اتضح لنا أن الإطار المرجعي يتكون بالتحديد كنتيجة مباشرة للعوامل والمؤثرات والصفات البيولوجية والشخصية الاجتماعية والثقافية، التي تختلف من فرد إلى آخر وذلك نتيجة للاستعدادات الفطرية الشخصية الوراثية والمكتسبة والحاجات النفسية والعلاقات والعوامل البيئية والاجتماعية والثقافية التي يخضع لها ذلك الفرد.

‏يتضح لنا أن آلية الإطار المرجعي تتطلب القيام بعمليتين في وقت واحد للوصول إليها:

‏أولاً: القيام باختيار المعلومات اللازمة والمؤثرة وتصنيفها، وذلك حسب الاستعدادات الشخصية والقوانين الاجتماعية التي يتعامل معها الفرد هذه العملية تؤدي إلى قبول المعلومات أو رفضها، وذلك بالاعتماد على المعرفة المختزنة لدى الفرد .

ثانياً: القيام بعملية تمرير المعلومات التي قبلت وإدخالها إلى  دائرة ما يسمى بالمخزون المعرفي وذلك كما نتفاعل معه، بالقدر الذي من الممكن أن يحدثه هذا التفاعل من آثار على بنائه ونظامه.

‏في المرحلة الأولى على الاطار المرجعي القيام بملاحظة المعلومات وانتقائها على أساس حاجات الفرد النفسية، واستعداداته وقدراته الشخصية وظروف البيئة الاجتماعية التي يعيش فيها والتي لها الدور الأساسي في كل ما يقوم به أو يفعله الدور الأساسي في المواقف المختلفة وخلال ذلك يقوم الإطار المرجعي للاتصال بعملية تقييم للمعلومات التي تصل إليه عن طريق الحواس، التي عليها جميع عمليات التعليم والتعلم والذاكرة والتذكر، وذلك على أساس المخزون المعرفي نفسه والتي هي في الأصل نتيجة للعوامل والمؤثرات الشخصية والنفسية والاجتماعية والثقافية نفسها. وعلى هذا الأساس يقرر الإطار المرجعي للاتصال قبول المعلومات التي تصل إليه أو رفضها. فإذا قرر رفض معلومات (التي لا تتفق مع قيم وعادات وتقاليد الفرد الاجتماعية أو التي تكون أعلى من مستواه الثقافي) هذا يعني عدم السماح لهذه المعلومات بالمرور إلى  المخزون المعرفي أو دخوله. هذا النوع من المعلومات التي رفضت بحد ذاتها لا تترك أي أثر على أفكار ذلك الفرد. أما في حالة قرر الإطار المرجعي الاتصالي أن يقبل بعض المعلومات فهذا يعني بدء المرحلة الثانية من آلية الإطار المرجعي للاتصال في القيام بعملها، مثل ‏تحليل هذه المعلومات وتمثلها واختزالها.

 في مثل هذا الوضع يقوم الإطار المرجعي للاتصال بالسماح في إدخال هذه المعلومات الجديدة

إلى دائرة المخزون المعرفي، وهذا الإدخال بطبيعة الحال يحدث أثر على نظام المخزون النظام الذي يتألف من وحدات معرفية تمثل المواقف والقيم والمعتقدات والتعليمات والأفكار والمعارف والحقائق والآراء التي يحملها الفرد ويسير عليها في معظم مراحل حياته، إن استقبال الرموز والقيام بإدخالها إلى المخزون المعرفي يؤدي في نهاية الأمر إلى استثارة جميع الوحدات المعرفية التي لها علاقة وصلة بالرموز المذكورة، مما يؤدي إلى حدوث عمليات ‏التذكر والتفكير التي يقوم بها الدماغ.

وهذه الوحدات المعرفية التي تثار هي التي تكون الصورة العقلية (image) التي تقوم بعملية ربط هذه الوحدات مع بعضها البعض، وذلك عن طريق ارتباطها بالمنبه نفسه وما يمثله من رموز تحمل هذه المعلومات. والتفاعل الذي يحدث بين ‏المنبه والصورة العقلية معناه التغير الذي من الممكن أن يحدث على أية وحدة من الوحدات المعرفية التي تتكون منها الصورة العقلية، وأي تغير يحدث هنا يعني إحداث تغير أو تأثير عام عليها، وعلى جميع وحداتها التي تؤلفها.

الصورة العقلية التي ذكرت تعرف بأنها التمثيل المنظم للمنبه في نظام الفرد المعرفي وحسب معظم الأبحاث والدراسات التي أجريت في هذا المجال والنتائج التي توصل إليها الباحثين والتي تقول بان سلوك الإنسان وتصرفاته وكل ما يصدر عنه، مرتبط بشكل وثيق بالصورة العقلية لمختلف الأشياء والاحداث المختزنة في الإطار المرجعي الاتصالي، والاستجابة لرسالة من الرسائل التي ترسل إلى الفرد أو الأفراد في عملية الاتصال تحدث كنتيجة لعملية التفاعل الذي يحدث بين رموز الرسالة المرسلة وبين الصورة العقلية التي تكونت لها عن طريق الخبرات السابقة.

‏ويتضح مما ذكر أن إحداث إثارة عن طريق منبه يؤدي إلى قيام الإطار المرجعي الاتصالي بالبحث في مخزونه عن الصورة العقلية التي لها صلة ومرتبطة بذلك المنبه، وعملية التفاعل التي تحدث بعد حدوث هذا إما أنها تؤكد الصورة العقلية المكتوبة في الأصل والقيام بتعزيزها أو إجراء تعديل بسيط على جوانبها المختلفة، أو القيام بتعريفها وتشكيلها من جديد بدون القيام بتغيرها نهائيا، لأن مثل هذا العمل من الممكن أن يستغرق وقتا طويلا ومن الممكن أن تكون النتيجة النهائية لكل هذا أن نصل إلى تكوين صورة عقلية جديدة وتعمل على تحديد السلوك الأحق والحقيقي الذي من الممكن أن يقوم به الإنسان تجاه هذا المنبه.

‏من هنا نقول إن العلاقة الاتصالية من الممكن أن تنشأ من شعور وإحساس الفرد بالرغبة القوية في تلبية وإشباع حاجة معينة لديه، ولضمان حدوث وإقامة العلاقة الاتصالية بصورة فعالة ومؤثرة يجب أن تكون نقطة لقاء أو موضوع له أهمية كبيرة ومشتركة للمرسل والمستقبل معا.

والمشاركة في الاتصال تتم من أجل تحقيق أهداف أو وظائف نفسية واجتماعية مختلفة ومتعددة ومشتركة بالإضافة إلى التعليم والتثقيف والإعلام والترفيه. ومعرفة الهدف أو الغاية من الاتصال تساعد في تحقيق أمرين إضافيين:

أولا: عملية إيضاح المعنى عند القائم بالاتصال، الأمر الذي يؤدي إلى نجاح العلاقة الاتصالية وجعلها فعالة بصورة افضل وتأثيرها واضح.

ثانياً: القيام بعملية تحيد للدور الذي يقوم به المرسل أو القائم بالاتصال في كل عملية اتصالية، أي أن هذا الدور يختلف من موقف اتصالي معين وآخر، أو من مجتمع لآخر أو من شخص لآخر.

‏في نهاية الأمر نقول إن القيام بملاحظة كيفية حدوث الاتصال الشخصي، والجوانب والأوضاع المختلفة التي تظهر فعاليته فيها هي من الأمور التي تساعد وتعمل على زيادة عملية فهمنا لكيفية حدوث عملية الاتصال الشخصي والعمل على تحسين القيام بها.