الفصل الأول

ماهية المعرفة

في البداية لابد من التعرف على الجذور التاريخية للمعرفة والتي تتمثل برباعية  تتكون من: البيانات المعلومات، المعرفة وأخيراً الحكمة.

أ ـ البيانات Data :

ومفردها بيان وهي المادة الخام مثل بيانات البطاقة الشخصية وقراءات أجهزة القياس السلكية واللاسلكية التي تنبعث من أجهزة الإرسال ، وتستقبلها أجهزة الاستقبال، وأيضاً المدركات التي ندركها بحواسنا مثل الإيماءات ولغة الجسد مثل حركة الرأس والعينين وتغيير ملامح الوجه ... الخ⁽¹⁾.

وهي مجموعة من الحقائق الموضوعية غير المترابطة عن الأحداث. وبالتالي فإنها تصف جزءاً مما حدث، ولا تقدم أحكاماً أو تفسيرات أو قواعد للعمل. وبناء عليه فإنها لا تخبر عما يجب فعله (2000 ,Davenport & Prusak) وهي أيضاً ملاحظات غير مهضومة، وحقائق غير مصقولة، تظهر في أشكال مختلفة، قد تكون - أرقاما، أو حروفاً، أو كلمات، أو إشارات متناظرة، أو صوراً، ودون أي سياق أو تنظيم لها (1993 ,Wiig).

وقد تكون البيانات على شكل أرقام عادية أو نسب مئوية أو أشكال هندسية - أو إشارات أو رموز تتعدد حسب المستخدمين، ويتم جمع البيانات من مصادر متعددة رسمية وغير رسمية، داخلية وخارجية ،شفوية أو مكتوبة، وقد لا تفيد البيانات وهي بشكلها الأولي إلا بعد تحليلها وتفسيرها وتحويلها إلى معلومات.

فالبيانات Data هي مواد وحقائق خام أولية raw facts ليست ذات قيمة بشكلها الأولي هذا، ما لم تتحول إلى معلومات مفهومة ومفيدة. فالمعلومات هي البيانات التي تمت معالجتها، وتحويلها إلى شكل له معنى. لذا فإننا نستطيع أن نقول بأن البيانات هي جزء من المعلومات bits of information مثال ذلك قائمة أسماء مجردة من أي تفسير أو أرقام مجردة، ويرمز لها عادة في الحوسية وبناء قواعد البيانات بمجموعة البايتات Bytes التي تكون السجل أو القيد Record ⁽²⁾.

ويمكن القول بشكل عام ، ان المصدر الأساسي للبيانات هو الانسان الذي يقوم بتجميع هذه البيانات من خلال مشاهداته وملاحظاته وتجاربه على الواقع المحيط به سواء الاجتماعي أو الطبيعي أو الاقتصادي... إلخ. إلا أننا في المجال الإداري وفي إطار منظمة ما نستطيع القول أن مصدر البيانات هو في الواقع مصدران المصدر الداخلي والمصدر الخارجي. فالبيانات ذات المصدر الداخلي يقصد بها البيانات المتجمعة من الإدارات المختلفة والأقسام والشعب والعاملين في مختلف جوانب النشاط في المنظمة مثل الفواتير، وأوامر الشراء، والشيكات الواردة أو الصادرة وأرقام المبيعات... إلخ. وهذه البيانات تدون على شكل تقارير أو قد تكون - ملاحظات ومناقشات مسجلة.

بينما يقصد بالبيانات التي تأتي من مصادر خارجية تلك البيانات التي تأتي من الزبائن والموردين، ومن مختلف المنظمات ذات العلاقة مع المنظمة المدروسة، ومن السوق، ومن آلية العرض والطلب السائدة في السوق ، ومن ردود أفعال المستهلكين ومن مندوبي المبيعات ولجان الشراء، ومن النشرات والدوريات المتخصصة والاتحادات وغيرها، وفي كلتا الحالتين فإن هذه البيانات ينبغي أن تبوب وتصنف وتحلل وتعالج لكي يمكن الاستفادة منها.

إن تحويل البيانات إلى معلومات يتطلب معالجة تلك البيانات ، وتتضمن هذه المعالجة عدداً من الخطوات هي :

1 ـ الحصول على البيانات وتسجيلها: تأتي البيانات إما من مصادر داخلية، أو من مصادر خارجية كما رأينا سابقاً. بعد الحصول على البيانات تبدأ عملية - تسجيلها يدوياً أو آلياً، ثم يتم تخزين تلك البيانات.

2  ـ مراجعة البيانات : تهدف عملية مراجعة البيانات إلى التأكد من مطابقة البيانات التي تم تسجيلها مع المصادر التي أخذت منها لتلافي الأخطاء وتصحيحها إن وجدت.

3- التصنيف: تمثل عملية التصنيف تجميع البيانات في مجموعات أو فئات متجانسة وفقاً لمعيار معين وهناك العديد من المعايير التي يمكن استخدامها مثل تصنيف المستهلكين بحسب منطقة جغرافية أو إقليمية معينة . ويجري التصنيف عادة على أساس نظام ترمیز Coding System معين قد يكون رقمياً أو باستخدام الأحرف أو باستخدام النوعين معاً بحسب الآلات المعدة لذلك وبحسب نوعية البيانات.

4 - الفرز: يقصد بعملية الفرز ترتيب البيانات بطريقة معينة تتفق والكيفية التي تستخدم بها تلك البيانات وبغض النظر عن المعيار المستخدم في الترتيب فإنه إما أن يكون ترتيباً تصاعدياً أو ترتيباً تنازلياً. قد يتم ترتيب الزبائن بحسب الحروف الأبجدية أو بحسب حجم تعاملاتهم.

5- التلخيص: تهدف عملية التلخيص إلى دمج مجموعة من عناصر البيانات وجمعها لكي تتوافق واحتياجات مستخدميها. ويتم استخدام البيانات الملخصة عادة في المستويات الإدارية العليا. فمثلاً القوائم المالية (الميزانية العمومية، وحساب الأرباح والخسائر) تعد تلخيصاً للعمليات والمهمات التي تمت خلال فترة معينة.

6 ـ العمليات الحسابية والمنطقية: يمكن أن تكون العمليات الحسابية بسيطة أو معقدة، فعمليات الجمع والطرح والقسمة تعد عمليات حسابية بسيطة، بينما تعد أساليب بحوث العمليات والاقتصاد القياسي والأساليب الرياضية عمليات معقدة. أما العمليات المنطقية فيمكن أيضاً أن تكون بسيطة أو معقدة، فتحديد عدد الطلاب الذين حصلوا على معدل أكبر من 90% يعد عملية منطقية بسيطة. وبشكل عام، فإن الهدف من العمليات الحسابية والمنطقيـة هـو تقديم بيانات جديدة مفيدة للمستخدم.

7- التخزين : تهدف هذه العملية إلى الاحتفاظ بالبيانات إلى وقت الحاجة إليها. وهناك عدة طرق لتخزين البيانات منها : حفظ البيانات على شكل مستندات ورقية أو مصغرات فيلمية أو على وسائط ممغنطة... .. الخ. وتؤثر الوسيلة المستخدمة في حفظ البيانات على طريقة استرجاعها وكفاءة الاسترجاع.

8- الاسترجاع: يقصد بالاسترجاع البحث عن بيانات معينة واستدعائها عند الحاجة إليها.

9- إعادة الإنتاج: تهدف هذه العملية إلى تقديم البيانات في شكل يمكن أن يفهمها ويستخدمها من يطلبها، فقد يتم تقديم البيانات في شكل تقرير مكتوب، أو في شكل رسومات بيانية أو هندسية، أو أن يتم عرض البيانات على شاشة الحاسوب مباشرة.

10- التوزيع والاتصال: يقصد بهذه العملية إيصال البيانات إلى مستخدميها في الوقت والشكل والمكان المناسب.

ويوضح الشكل التالي دورة حياة البيانات Data life cycle والتي تلخص الخطوات السابقة :

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

 1 ـ العلي ، عبد الستار ، المدخل الى ادارة المعرفة  ، ص113 .

(2) الحميدي، نجم عبد الله  ، نظم المعلومات الإدارية، ص 37-38 .