مهام ومسؤوليات إدارة التخزين والمشتريات:

1- القيام بالدراسات والأبحاث اللازمة حول :

ـ الأسواق التي سيتم الشراء منها.

ـ نوع الأسواق داخلية أم خارجية.

ـ بدائل المواد من حيث (السعر والجودة).

2 ـ جميع المعلومات اللازمة عن المنافسين في السوق:  

وذلك من أجل زيادة القدرة على التنافسية بالتفوق على الآخرين من خلال الريادة والإبداع.

3- تحديد الحد الأمثل للمخزون في المخازن .

4- مراجعة الطلبات الشرائية المقدمة من الأقسام الأخرى، والحد من المغالاة في الطلبات الكبيرة.

5 ـ الجدولة الزمنية للمشتريات.

6 ـ مراجعة وتدقيق عقود الشراء.

7- تدريب الموظفين على عمليات الشراء والتخزين.

8- التوفير: إن كل منظمة يهمها أن توفر، وتقوم إدارة المشتريات والمخازن بالتوفير عن طريق التكاليف فالتكاليف الثابتة (تساهم بتحقيق الربح). أما التكاليف المتغيرة (لا تساهم بتحقيق الربح).

ملاحظة : تقوم إدارة المشتريات والمخازن بإجراء الدراسات حول سياسات الشراء، هذه السياسات كثيرة منها :

1- إذا كانت المادة التي نريد شراؤها موسمية فإننا نقوم بشراء وتخزين كميات كبيرة منها لأننا لا نملك الخيار لتوازن بين تجميد الأموال أو الشراء بكميات قليلة.

2 ـ الاختيار بين القواعد من الأسواق الداخلية والأسواق الخارجية.

3 ـ الاختيار بين أن نشتري المواد أو نقوم بتصنيعها داخل المنشأة.

أهمية عمليتي الشراء والتخزين :

1- يشكل الإنفاق على الشراء الجزء الأكبر من موارد المنظمة.

2 ـ تشكل نفقات الشراء والتخزين نسبة عالية من تكلفة الإنتاج (السلع أو الخدمات).

3- توجد علاقات تكاملية بين إدارة المخازن والمشتريات من جهة وبين الإدارات الأخرى في المنظمة من جهة أخرى.

4- تأمين استمرارية المنشأة.

5- تخفيف تكاليف التخزين.

6- يؤثر المخزون في اقتصاديات المنظمة.

7- معالجة حالات الندرة والموسمية والاحتكار.

8 ـ فصل العمليات الإنتاجية المتتابعة.

9 ـ الاستفادة من الخصم عند شراء كميات كبيرة.