ما هي الطرق المناسبة للمعاينة Sampling Methods

إذا سلمنا بأهمية المعاينة واستخدامها وضرورة تمثيلها للمجتمع بشكل مناسب حتى نخفض من مخاطر المعاينة ولا نسقط في قرارات غير سليمة فلا بد أن نتعرف الطريق الأفضل لاختيار العينة الأنسب، وطرق المعاينة يمكن تقسيمها إلى طريقتين أساسيتين هما:

أ- الطريقة الحكمية أو غير الإحصائية.

ب ـ الطريقة الإحصائية.

وتتشابه الطريقتان في أن كلاً منهما يتضمن تخطيط العينة من أجل التأكد من أن اختبارات التدقيق تم تنفيذها بشكل يحقق المستوى المرغوب فيه من مخاطر العينات ويقلل من احتمال حصول الأخطاء التي لا تتعلق بالعينات. وكل من الطريقتين يتضمن اختيار حجم العينة وتنفيذ الاختبارات واستخلاص النتائج بناءً على اختبارات التدقيق.

اما الاختلاف بين الطريقتين يكمن في أن طريقة المعاينة الحكمية أو غير الإحصائية تعتمد على حكم المدقق المهني بدرجة كبيرة فيما يتعلق بتحديد حجم العينة وطريقة اختيار مفرداتها وتفسير نتائجها.

لذا من عيوبها أنها لا تمكن المدقق من الخروج بنتائج كمية ولا توفر طريقة موضوعية لتقدير المخاطر وتقويم النتائج للعينة.

أما المعاينة الإحصائية فهي تعتمد على قواعد الرياضيات وقوانين الاحتمالات في اختيار العينة وتتميز بأنها توفر نتائج موضوعية حيث يتم تحديد حجم العينة ومفرداتها بطريقة موضوعية.

ثم تفسير نتائج الاختبارات بشكل موضوعي أكثر من الطريقة السابقة، كما وتمكن المدقق من قياس خطأ المعاينة ومخاطرها بشكل كمي وتساعد على اختيار عينة لا أكثر ولا أقل من اللازم بل تكون مناسبة مع مجتمع الدراسة.

ما هي الأساليب المستخدمة لاختيار مفردات العينة سواء الإحصائية أو غير الإحصائية ؟؟

الأساليب المستخدمة إما احتمالية أو غير احتمالية والأسلوب الاحتمالي يعني إعطاء فرصة لكل مفردة من مفردات المجتمع نسبة احتمال ظهور معروفة ويتم اختيار المفردات بشكل عشوائي.

أما الأسلوب الغير احتمالي فيعني استخدام الحكم المهني بشكل كامل في اختيار مفردات العينة. 

إذا الفرق في استخدام الأسلوب الاحتمالي عن الأسلوب الغير احتمالي أن المدقق إذا استخدم الأسلوب الاحتمالي فليس أمامه إلا الطرق الاحتمالية لاختيار مفردات العينة بينما إذا استخدم الأسلوب الغير احتمالي فله الخيار في الطرق الاحتمالية أو الغير احتمالية لاختيار المفردات.

أمثلة على أساليب اختيار العينة غير الإحصائية :

ـ أن يتم اختيار نسبة من البنود مصادفة.

ـ اختيار جميع عناصر نشاط معين أو جزء منها على فترة معينة مثلاً؛ مشتريات شهر 6.

ـ اختيار العناصر المهمة مثل أعلى 10 أرصدة للمدينين.

أمثلة على أساليب اختيار العينة الإحصائية :

توجد مجموعة من الأساليب التي يمكن استخدامها وهذه أهمها:

1- الاختيار العشوائي Random Sampling 

وهي تعطي فرصة متساوية لجميع المفردات لتكون ضمن مفردات العينة وتعتمد على جداول الأرقام العشوائية.

2- العينة المنتظمة Systematic Sampling 

وهي طريقة أخرى من طرق الاختيار العشوائي حيث يقسم حجم المجتمع على حجم العينة، ويتم اختيار أول مفردة بطريقة عشوائية ثم اختيار باقي المفردات بإضافة المدى (ناتج القسمة) في كل مرة وقد لا تكون مفردات المجتمع مرقمة بل يرقمها المدقق.

3 ـ الاختيار الطبقي Stratified Sampling

وتستخدم اذا كان مجتمع الفحص غير متجانس، فيقسم المجتمع الطبقات متجانسة مثل المدينين يمكن تقسيمها حسب فئات للأرصدة، ثم نختار عينة منتظمة من كل طبقة أو بالجداول العشوائية، وتستخدم هذه الطريقة عادة مع طريقة معاينة المتغيرات، أما طريقة معاينات الوحدات النقدية فتستخدم لها طريقة تعتمد على الحجم وتسمى الطريقة النسبية للحجم.

4- الاختيار العنقودي Clustering Sampling

حيث يقسم المجتمع الى مجموعات (عناقيد) ويتم اختيار مجموعات تمثل هذه العناقيد ومن ثم تختار عينة من كل مجموعة تم اختيارها ويجري فحص واختبار العينة، مثلا اذا كانت مستندات القبض تحفظ في ملفات فيتم اختيار ملف ومن ثم اختيار عينة من هذا الملف.

هل نستخدم مناهج معينة أو خطط لعملية المعاينة ولماذا ؟؟

لا بد من استخدام خطة معينة من خطط المعاينة !! ذلك لأن هذه الخطط تتناسب مع عملية الاختبارات.

ما هي الخطط للمعاينات وما هي الاختبارات التي تستخدم لها هذه الخطط ؟؟

هناك العديد من خطط المعاينة التي يستخدم بعضها في المعاينة الخاصة باختبارات الرقابة والاختبارات الأساسية للعمليات، وقد تستخدم المعاينة غير الإحصائية أو الإحصائية والتي تسمي معاينة الصفات.

وهناك خطط معاينة تستخدم في الاختبارات التفصيلية للأرصدة، وتستخدم المعاينة الإحصائية أو غير الإحصائية باستخدام معاينة الوحدة النقدية، أو معاينة المتغيرات.

أولا: معاينة الصفات أو الخصائص:

وتبحث في وجود أو عدم وجود صفة معينة أو خاصية معينة في المجتمع أو قياس مدى تكرار حدث معين مثل عدد المرات التي يوجد فيها فواتير بيع غير مرخص بها.

ما هي خطوات عملية معاينة الصفات ؟؟

تشتمل هذه الخطة على عدة خطوات هامة لإظهار صحة العمل بها وهي :

1- تحديد هدف المعاينة : والهدف عادة بشكل عام هو التأكد من مدى فاعلية تصميم وتشغيل نظام الرقابة الداخلية وذلك من خلال التحقق من وجود صفات أو خصائص رقابة معينة.

مثل: التأكد من أن عملية البيع تتم حسب الأصول ووجود أوامر بيع متسلسلة ومعتمدة ووجود مستندات شحن البضاعة، والتأكد من أن جميع فواتير المشتريات التي دفعت ختمت بعبارة (مدفوع)

2- تحديد مجتمع الفحص ووحدة المعاينة : مجتمع الفحص هو مجموعة العمليات التي يتم اختبارها والتي تتفق مع هدف التدقيق المحدد، ففي حالة المشتريات أو المبيعات تكون فواتير الشراء أو البيع هي مجتمع الفحص أما الفاتورة الواحدة من المشتريات أو المبيعات فتكون هي وحدة المعاينة.

3- تحديد الخاصية موضع الاهتمام (أو ما يسمى شروط الانحرافات): وهذا يشمل تحديد الخاصية التي يبحث عن عدم تحقيقها، وتحديد معدل الانحراف الممكن قبوله و مخاطر الرقابة ومستوى الثقة ومعدل الانحراف المتوقع في المجتمع كما يلي :

1/3 مخاطر تقييم مخاطر الرقابة بشكل منخفض جداً (أو ما يسمى مخاطر زيادة الاعتماد) التي يقبلها المدقق والتي يقابلها نسبة الأمان التي يهدف المدقق للحصول عليها وعادة ما تكون هذه المخاطر 5% ويقابلها مستوى أمان 95% إذاً هناك علاقة عكسية بين هذه المخاطر وحجم العينة.

2/3 معدل الانحراف المقبول (أو ما أحياناً بحد الدقة الأعلى المرغوب) فمثلاً إذا قرر المدقق أن معدل الخطأ المتوقع في المجتمع هو 2 % وأن المدقق يقبل بحدود للخطأ مقدارها 1% من المتوقع فهذا يعني 2%+1%، وقد يعبر عن هذا المدى بقيم مالية.

مثلاً قد يحدد المدقق الانحراف المقبول بأن يقدر قيمة فواتير البيع الممكن تعرضها للانحراف بدون أن يكون لها تأثير مادي على إجمالي المبيعات ثم يقوم بتحويلها إلى نسبة. 

فإذا كان إجمالي المبيعات 1000000 دينار والمدقق يعتقد بأن 10000 دينار من فواتير المبيعات يمكن تعرضها للانحراف دون أن يكون لها تأثير مادي فإن معدل الانحراف المقبول هو 10000 ÷ 1000000 =  1%

3/3 معدل الانحراف المتوقع في المجتمع (أو معدل الخطأ المتوقع): ويقدر المدقق ذلك بناء على الخبرة السابقة ويمكن أن يعدل تقديراته التي قام بتحديدها في السنوات السابقة، وهذا لا يتناقض مع معدل الانحراف المقبول، فقد يكون معدل الانحراف المقبول أعلى أو أقل من المتوقع. لذلك توجد علاقة طردية بين معدل الانحراف المتوقع وحجم العينة.

تحديد حجم العينة ويتحدد حجم العينة بناء على العوامل المذكورة في الفقرة السابقة وهي مستوى الدقة المطلوب (معدل الانحراف المقبول) ومستوى الثقة (أو المخاطر) والمعدل المتوقع للانحراف.