تاسعاً: شكل ومحتوى وثائق أوراق العمل

أكدت معايير التدقيق الدولية ضرورة أن يحتفظ المدقق بملفات للتدقيق تحتوى على أوراق العمل والمستندات والوثائق لكل الأمور والتي تقيم الدليل على أن التدقيق قد تم طبقاً للمبادىء الأساسية، وحدد اهم ما يمكن أن تتضمنه أوراق العمل بـ :

• مستندات تخطيط العملية وبرنامج التدقيق.

• قوائم استقصاء الانظمة الرقابية ونماذج تدفق العمليات والملخصات الأخرى.  

• الملاحظات والمذكرات الخاصة بالمقابلات الشخصية.

• صور الاتفاقات والعقود الهامة.

•  نتائج تقييم الانظمة الرقابية.

• تحليلات واختيارات العمليات والاجراءات.

• نتائج اجراءات المراجعة التحليلية.

• تقرير المدقق.

• جميع المكاتبات أو المراسلات المتعلقة بعمليه التدقيق.

ولحفظ هذه المعلومات والبيانات يحتاج المدقق إلى أن يحتفظ بها في ملفين هما الملف الدائم والملف الجاري، وأهم ما يجب أن يحتويه الملف الدائم هي البيانات الثابتة والدائمة عن المشروع مثل اسم العميل، نوع الشركة القانوني، طبيعة النشاط ، بيان رأس المال والسندات وملخص بالأصول الثابتة، نسخة عن قرارات الهيئة العامة ومجلس الإدارة، أما الملف الجاري فيحتوي على البيانات المتعلقة بعملية التدقيق للعام الحالي وكذلك يحتوي على نسخة من كتاب التعيين وأسماء المدققين ، صورة عن الخطابات المتبادلة بين العميل والمدقق، برنامج التدقيق للعام الحالي والوقت التقديري، ميزان المراجعة ، وتحليل المصروفات والايرادات ، الموجودات والمطلوبات واحتساب قيمتها ، ملخص بقيود التسوية وسجل الملاحظات، محاضر إجتماعات الهيئة العامة ومحاضر الجرد، صورة عن التقرير النهائي، وفي بعض التقسيمات لأوراق العمل يكون هناك نوع ثالث من الملفات يحتوي على برنامج التدقيق، حيث يبقيه المدقق في ملف منفصل وذلك من أجل تحسين التنسيق والتكامل في كافة أجزاء عملية التدقيق وبالتالي يمكن للمدقق بأن يقوم بفتح ملفات مختلفة للوحدة المكلف بتدقيقها يمكن تلخيصها كما يلي:

الملف الدائم :

ويحتوي على كافة المستندات والبيانات المهمة التي يحتاج إليها باستمرار، ويجب على المدقق إعادة النظر دائماً في هذا الملف لغرض تحديث المعلومات والبيانات الواردة فيه.

مثل البيانات التاريخية والبيانات ذات الطبيعة المستمرة وتوفر هذه البيانات مصدراً ملائماً للمعلومات عن عملية التدقيق ، وتحتوي على مقتطفات أو نسخ من مستندات الشركة التي يستمر التعامل معها كما تتضمن أيضاً عقد التأسيس، النظام الأساسي، إتفاقيات السندات والعقود، وتشمل أيضاً تحليل للحسابات ذات الاستمرارية المهمة للمدقق مثل الدين طويل الأجل، حسابات ملكية المساهمين، الشهرة و الأصول الثابتة، ويتم أيضاً ادراج المعلومات المتعلقة بدراسة الرقابة الداخلية وتقدير خطر الرقابة ونتائج الاجراءات التحليلية.

الملف الجاري :

ترفق في هذا الملف جميع الملاحظات التي تواجه المدقق أثناء تنفيذه لعملية التدقيق إذ يجب أن تكون الملاحظات وافية بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة في المستقبل.

وتشمل الملفات الجارية كافة أوراق العمل القابلة للتطبيق في السنة التي يتم فيها اجراء التدقيق ، وتشمل برنامج التدقيق المعلومات العامة مثل مذكرات التخطيط وملخصات أو نسخ محاضر اجتماعات مجلس الإدارة وأي ملخصات للعقود أو الإتفاقيات التي لم يتم ادراجها في الملفات الدائمة والملاحظات حول المناقشات التي تمت مع العميل، وتحتوي الملفات الجارية على ميزان المراجعة، وقيود التسوية والتبويب.

فیما یلی جدول بيبن شكل ومحتوى أوراق العمل :