3- مفهوم العملية الإدارية ( وظائف الإدارة ) : 

١- الوظائف الإدارية :   

لقد تبلورت نظرة علماء الإدارة نحو العملية الإدارية في وظائف أساسية وهي : 

- التخطيط Planning

- التنظيم Organizing

- التوجيه Directing 

- التنسيق Coordination

- الرقابة Controlling

ومن المعروف أن هذه العناصر إذا كانت صالحة للتطبيق في مجتمعات الأعمال المتقدمة فهي غير كافية في المجتمعات النامية. ولهذا فإننا نرى أن نضيف إليها عنصرين أخرين و هما :  

- تهيئة القوى البشرية Staffing  

- الابتكار والإبداع  Innovation

وهذا ما يوضحه لنا الشكل رقم (6) التالي :  

وسوف نستعرض في إيجاز كل مكون من هذه المكونات : 

١- التخطيط Planning :

من المنظور الإداري فإنه يعني : 

" اتخاذ قرارات خاصة بمستقبل المنشأة فيما يتعلق بتحديد الأهداف التي تريد المنشأة تحقيقها في الأجل القصير، وتحديد التصرفات والوسائل اللازمة لتحقيق هذه الأهداف (ولا شك أن التخطيط هو نقطة البداية في جميع الأعمال الإدارية ، وبدون التخطيط لا يمكن القيام بأية وظيفة إدارية).

وباختصار شديد نعني بالتخطيط " التفكير قبل العمل ، والتطلع إلى المستقبل " .

٢- التنظيم Organizing :

التنظيم هو إخضاع العمل للتقسيم المنطقي، وتوزيع الأنشطة طبقاً للتخصص لتمكين الأفراد من إنجاز الأهداف في يسر وسهولة . 

ومن أساتذة الإدارة الذي أخذ التنظيم بمعناه الواسع بوكدانوس Bog danows عندما قال: "يصنع التنظيم التكوين العام للحوادث الطبيعية والاجتماعية " وكذلك سيمون Simon فقد عرف التنظيم بقوله : " بأنه عبارة عن نماذج سلوكية تستعمل بصورة أساسية لإنجاز التعقل الإنساني " .

ومن ثم، فإن جوهر التنظيم يقوم على عملتين:-

- التقسيم والتخصص (specialization)

- التنسيق والتكامل ( Integration & coordination)

وتساعد عملية التقسيم والتخصص على فهم العمل وإتقانه، وفي العملية يتم تحديد:

- المهام.

- المسؤوليات.

- الأدوار.

- الاختصاصات .

- السلطات.

أما التكامل والتنسيق وفيه يتم التأكد من أن كل جزء في التنظيم يعمل بشكل سليم نحو تحقيق الهدف، بحيث يصبح أعضاء التنظيم يعملون كأنهم جسد واحد أو فرد بشكل متكامل ومتناغم دون ازدواج أو تضارب أو تكرار للجهد.

٣- التوجيه Directing :

ونعني بالتوجيه الإرشاد والإشراف الذي يقوم به المدير على مرؤوسيه وأتباعه، لكي يؤدوا العمل بكفاءة ، ويحفزهم على الاستمرار في العمل بثقة وحرص .

وتشمل هذه الوظيفة على:

- كل ما يتعلق بالاتصالات Communication وتوصيل أهداف المنشأة وقراراتها وخططها من الإدارة إلى الموظفين وضمان مشاركتهم في وضعها وانتظامهم في تنفيذها.

- تحفيز Motivation المرؤوسين: لتحقيق الأهداف وذلك بوسائل التحفيز المختلفة.

- إدارة الصراع بين المرؤوسين، والقيام بالتغيير الناجح.

- مساعدة الأفراد وتوجيههم إذا واجهتهم أية مشكلة.

كما نعني بالتوجيه - ذكاء المدير في كشف قدرات العاملين معه ، وكسب ثقتهم وولائهم للمنشأة واستخدام مواهبهم في العمل دون تردد أو سلبية . وكذلك العمل على تنمية هذه القدرات سواء بالتدريب أو التعليم من خلال العمل . والتقدم المستمر في أداء العمل عن طريق التجويد والتحسين في الأداء.  

4- التنسيق Coordination :

ويرى هارولد كونتز و ادونيل Harold Koontz And O'Donnel في التنسيق أهم مكونات العملية الإدارية، وهو الأساس في ممارسة المدير لهذه العملية، حيث يحقق التنسيق الوفاق بين المجهودات الفردية داخل المنشأة .

فالتنسيق عمل أصيل للمدير؛ ومن واجبه أن ينسق دائماً بين أوجه النشاط المختلفة التي تعمل تحت قيادته وسلطاته.  

5- الرقابة control :  

وهي الوظيفة التي تعمل على التأكد من أن ما يتم تنفيذه يسير طبقاً لما هو مخطط ، وتحديد أي انحرافات وأسبابها.  

بل ومن الأفضل - أن تكون الرقابة أمر حتمي يقبله جميع العاملين باعتبارها جزءاً طبيعياً من العملية الإدارية ، وإحدى واجبات المدير ومسؤولياته .   

ومن الآراء المتفقة مع هذا الرأي ما يقوله William Cluck : من أن الرقابة هي التأكد من الاستخدام الفعال لموارد المشروعات وتحقيق أهدافها ، ويقسمها إلى ثلاثة عناصر هي :  

- إنشاء معايير القياس .

- توضيح إجراءات القياس لتحديد مدى التقدم نحو الأهداف . 

- السعي نحو تشجيع النجاح ، وتصحيح القصور.

۲- أدوار سلوكية : نذكر بعض منها :  

أ- أدوار تمثيلية : أي تمثيل المنشأة أو المؤسسة لدى الآخرين من خارج المنشأة أو بداخلها .ومن خلال هذا الدور يقوم الفرد بالتعبير عن رأي المنشأة ويكون تمثيله تمثيلاً صادقاً.

ب- أدوار السلوك الاجتماعي: أي أن أداء الفرد يجب أن يتلاءم مع طبيعة الطرف الآخر، أي أن يستطيع الفرد أن يتعامل مع كل المتغيرات في سلوك الأفراد .

ت - أدوار قرارية: أي صنع القرارات وهذا يتطلب توافر المعلومات وتجميعها والربط بينها والوصول إلى استنتاجات صحيحة وإلى تحليل هذا الاستنتاجات.

۳- مهارات أفراد الجهاز الإداري :

ومن أمثلتها: مهارات أوامر السلوك الاجتماعي، مهارات إدارة الوقت، مهارات إدارة الأموال، مهارات إدارة الاجتماعات، مهارات إدارة الملفات والمعلومات .