العمل الميداني للمراجعة في ظل عقود المشاركة في الإنتاج
يتم في مرحلة العمل الميداني جمع المعلومات والوثائق الكافية، لتمكين مراجعي الجانب الحكومي من إنجاز المراجعة وإعداد التقرير ويتم في هذه المرحلة التالي:
1- إعداد وتوفير كافة الوثائق، والقوائم التي تكون الحاجة إليها أثناء المراجعة.
2- عمل اجتماع افتتاحي مع المسؤولين بالشركة النفطية وفهم متطلباتهم التنظيمية والتنسيق معهم فيما يتعلق بمباشرة المراجعة من حيث الاتفاق على ساعات العمل التي يمكن العمل فيها أثناء فترة المراجعة.
- تحديد الشخص، أو الأشخاص الذين يتم التعامل معهم، او الاتصال بهم أثناء المراجعة، والذين يسمون بمنسقي أعمال المراجعة.
- تحديد الوثائق التي يمكن أخذها خارج مبنى الشركة.
- التنسيق حول استخدام التليفونات وآلات التصوير.
2- التأكد من قيام الشركة النفطية بتوفير كافة الوثائق التي تم طلبها في تاريخ سابق في مرحلة الإعداد للمراجعة.
4- مناقشة الزيارات اللازمة للحقول.
5- تنفيذ خطوات برنامج المراجعة.
6- آلية التعامل مع ملاحظات العمل الميداني للمراجعة حيث يجب الاتفاق مع الشركة النفطية محل المراجعة على كيفية رفع الاستفسارات، والتعامل مع الاستثناءات أثناء فترة المراجعة. ويتطلب الأمر أن يقدم مراجعو الجانب الحكومي استثناءات المراجعة في صورة تفاصيل كافية، مؤيدة بصور من كافة المستندات ذات العلاقة، وذلك بما يكفل توفير المعلومات الكافية للشركة العاملة في اتخاذ قرار بقبول الملاحظات أو رفضها، وهو ما يكفل تقليص ما يتضمنة التقرير النهائي للمراجعة من ملاحظات. ويقوم المراجع بتقديم الاستثناءات إلى الشركة العاملة، إما أولاً بأول أثناء العمل الميداني، أو في نهاية ذلك العمل.
7- إدارة وتنظيم ردود الشركة العاملة، والإجابة عنها كتابة، ومتابعة كافة الملاحظات التي لا تزال معلقة.
8- توثيق العمل الميداني: حيث يجب على مراجعي الجانب الحكومي إعداد أوراق العمل المناسبة، عن الأعمال التي تمت أثناء العمل الميداني، وبالذات لدعم الاستثناءات، أو الملاحظات التي يشتمل عليها تقرير المراجعة.
9- الزيارات الحقلية يتم عمل هذه الزيارات في حالة ما يعتقد مراجعو الجانب الحكومي بأن تلك الزيارات سوف تنتج عنها استثناءات، أو توفير معلومات
إضافية لدعم استثناءات تم تحديدها مبدئياً. ويجب عمل الترتيبات اللازمة للزيارة مع الشركة النفطية.
وعادة ما تستخدم الزيارات الحقلية في التالي:
- التحقق من المعدات التي فوق سطح الأرض إذا تطلب الأمر ذلك: وذلك من أجل مطابقة المعدات مع المبالغ التي أنفقت، وأيضاً من أجل جعل المراجع على معرفة بأنواع المعدات.
- توثيق الوجود المادي (الجرد) ، وخاصة في حالة وجود وثائق معينة لا تكون في صورة فواتير.
ـ التحقق من المعدات العاطلة وحالة المخزون وهذا جانب في غاية الأهمية، حتى ولو لم ينتج عنه استثناء فوري.
ـ زيارة مكاتب الشركة العاملة حتى تكون لدى المراجعين خلفية عن مبرر الكثير من النفقات، وتوزيع النفقات المشتركة.
10- الاجتماع النهائي: على مراجعي الجانب الحكومي في ختام العمل الميداني للمراجعة القيام بما يلي:
- عمل الترتيبات اللازمة لعمل الاجتماع النهائي مع ممثلي الشركة في نهاية العمل الميداني، وذلك لمناقشة استثناءات المراجعة، تمهيداً لإعداد تقرير المراجعة في صورته النهائية.
- تنسيق وتنظيم عملية عرض النتائج على الشركة النفطية في الاجتماع النهائي Closing or Exit Meeting . وقد يتم تزويد الشركة في هذا التاريخ بصورة من النتائج والتسويات والجداول التفصيلية ذات العلاقة. وقد يتم تقديم الملاحظات للشركة النفطية أولاً بأول، وهذا يعتمد على الطريقة التي يتفق بشأنها في التعامل الاستثناءات.
11- وثائق المراجعة تتم أثناء العمل الميداني ملاحظة الكثير من الجوانب التي يتم تضمين التقرير بها ويعتبر توثيق تلك الجوانب في غاية الأهمية، في دعم استثناءات المراجعة وكدليل على أن أعمال المراجعة قد تمت. وتتم في هذا الصدد أرشفة أوراق العمل بصورة منظمة ومهنية مناسبة، والاحتفاظ بصورة من المستندات والمراسلات، التي تمت مع الشركة محل المراجعة أثناء العمل الميداني، حتى تعتبر تلك الوثائق بمثابة مرجع لمسؤولي الجانب الحكومي، لاستخدامها في فهم خلفيات تلك المواضيع التي تم عمل استثناءات حولها، وإمكانية متابعتها مستقبلاً، واتخاذ الإجراءات المناسبة عند مناقشة الجانب الحكومي للمواضيع التي اشتمل عليها التقرير مع الشركة النفطية المعنية.
وبمجرد الانتهاء من العمل الميداني للمراجعة، يتم في مقر الجانب الحكومي، أو مكتب المحاسب القانوني الذي استعان به الجانب الحكومي في تنفيذ المراجعة نيابة عنه، يتم استكمال الأعمال المكتبية، تمهيداً لإعداد تقرير المراجعة، والذي يعتبر المحطة الأخيرة في عملية مراجعة النفقات.
