ثامناً : التنظيم باللجان :

يعتبر التنظيم باللجان من أشهر النماذج التنظيمية المتبعة، واللجنة عبارة عن مجموعة من الأشخاص تجتمع لتخطيط مسبق مناقشة موضوع ما واتخاذ القرارات الملائمة. يُستثنى من هذا التعريف الاجتماعات التي تحدث بطريقة عشوائية كذلك التجمعات غير الرسمية ، ولهذا الأسلوب التنظيمي العديد من الفوائد لكنه في نفس الوقت لا يخلو من جوانب القصور التي من الممكن التعامل معها بإيجابية.

فوائد الاعتماد على اللجان :

الاعتماد على اللجان كأحد الأساليب التنظيمية قد يخدم المنظمة في الآتي : ⁽¹¹⁾

1- اشتراك أكثر من شخص في نقاش أمر ما يثري الموضوع ويُوجد بدائل أفضل من خلال المساهمة من كل فرد (Brainstorming))

2- أعضاء اللجنة ممكن الاستفادة منهم كقنوات اتصال لنقل المعلومات والآراء البنّاءة إلى مختلف أجزاء التنظيم.

3- المشاركة من قبل أعضاء اللجنة في النقاش واتخاذ القرار تعتبر دافعاً لهؤلاء الأعضاء لوضع القرار موضع التنفيذ.

4- إيجاد نوع من التوازن في توزيع السلطة بين الرؤساء وبقية أعضاء التنظيم.

5- تستطيع اللجان اتخاذ قرارات أفضل من الأفراد نظراً لما يتمتع به الأعضاء من قدرات ومعارف تفوق الفرد الواحد .

6- بعض الحالات المسئولية قد تكون أكبر من أن يتحملها فرد معين ، لذلك إسنادها إلى لجنة قد تكون من أفضل السبل للتعامل مع هذه الحالات بفعالية .

7 ـ بعض المهام يتطلب إنجازها مشاركة أكثر من جهة بنشاط معين، تكوين لجنة في هذه الحالة يعتبر من أفضل السبل لتنسيق الجهود والقيام بالعمل .

8- المدير قد يحتاج إلى النصح والمشورة عند اتخاذ قرار ما، تكوين لجنة للقيام بهذا الغرض قد يكون أسلوباً إدارياً فعالاً .

9- أعضاء اللجنة قد يمثلون أجزاءً مختلفة من التنظيم ووجهات نظر متباينة ،عملهم مع بعض قد يساهم في حل الخلافات وإيجاد نوع من التوافق.

أسس الاعتماد على اللجان :

إتباع هذا الأسلوب التنظيمي لابد أن يُبنى على مجموعة من الأسس منها :

1- وجود الحاجة الفعلية لإنشاء مثل هذه اللجان .

2- التنوع في وجهات النظر بين أعضاء هذه اللجان بحيث يمثلون أغلب الأنشطة والأشخاص ذوي العلاقة .

3- مهام أعضاء اللجان والصلاحيات والمسئوليات المناطة بهم لابد أن تحدد بوضوح مع الأخذ في الاعتبار تغيير الظروف وإمكانية إدخال التعديلات اللازمة .

4- تنمية روح الفريق (Team Work) بين أعضاء هذه اللجان سواء فيما يتعلق بالتنظيم الداخلي لللجنة أو بأداء أعمالها

مآخذ على أسلوب التنظيم باللجان :

يؤخذ على هذا الأسلوب التنظيمي الآتي: 

1- التحضير لاجتماعات اللجان، انتقال الأعضاء من منطقة لأخرى لحضور هذه الاجتماعات قد يترتب عليه إضاعة للوقت وزيادة في التكلفة.

2- القرارات المتخذة بواسطة لجان قد لا تُبنى على أفضل البدائل المتاحة، بل البديل الذي يتفق عليه أغلب الأعضاء .

3- تباين وجهات النظر بين الأعضاء، إضافة إلى احتمال وجود اختلاف بین رئاسة اللجنة وأعضائها قد يحول دون اتخاذ القرار.

4- تعدد الأشخاص متخذي القرار قد يصعب معه تحديد المسئولية. بمعنى آخر قد يكون هذا الأسلوب أحد الوسائل السهلة للتهرب من المساءلة.

5- إجماع الأعضاء على رأي واحد قد يكون فيه نوع من الاستحالة، لذلك تلجأ اللجان إلى الأخذ برأي الأغلبية وتجاهل وجهة نظر الأقلية. 

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ  

11- عبد الله عبد الغني الطجم، طلق عوض الله السواط ، السلوك التنظيمي: المفاهيم  النظريات - التطبيقات (جدة: دار النوابغ للنشر والتوزيع، الطبعة الأولى 1415هـ) ص 146.

مواضيع ذات صلة

التـنظيـم فـي المـؤسـسات العـامـة (تعـريـف التـنظيـم ومبـادئـه)

نظريـات المنظمة (مـفهـوم التـنظيـم وأهميـته)

طـرق تـقيـيم ومـبادئ إعـداد مـعايـير الأداء

أهميـة وأهـداف تـقييـم الأداء في المؤسـسات

معـايير تقييـم الأداء ومعـايير مـعدلات الأداء في مؤسـسات الأعـمال

مـعايـير التـقيـيم المؤسـسـي

عملـية التـقييـم المـؤسـسي وأهـميـتهـا

مفهوم ومـعايـير عمليـة التـقيـيم في مؤسـسات الأعـمال

العـمـل المـؤسـسي ومـعايـير التـميـز المـؤسـسي

مـبادئ التنسيـق والعـوامل التـي تـساعـد عـلى التـنسيـق الفعـال

وسـائـل التـنسيـق

مـفهـوم و مـزايـا التـنسيـق