نص المشرع المصري  في المادة ٢٥ من القانون التجاري على عدة قواعد يجب توافرها حتى تعتبر الدفاتر منظمة ويعتد بها في الإثبات(1) هذه القواعد تتمثل فيما يلى:

١- يجب أن تكون الدفاتر التجارية خالية من أى فراغ أو شطب أو محو أو كتابة في الهوامش أو بين السطور . والسبب في اشتراط ذلك هو البعد عن كل شبهة حول صحة وأمانة الدفاتر، حيث لا تترك لتلاعب التجار في القيود الواردة عنها، لأن هذه الدفاتر تعتبر من أهم وسائل الإثبات أمام القضاء في المعاملات التجارية .

٢- تدعيماً للقاعدة السابقة والحرص من المشرع على انتظام الدفاتر التجارية، أضاف أنه يجب قبل استعمال دفتر اليومية والجرد أن ترقم صفحاتها وأن يوقع كل صفحة مكتب السجل التجاري وأن يضع على كل صفحة خاتم مكتب السجل مع بيان عدد صفحات الدفتر، وذلك حتى لا يتم تبادل صفحات الدفتر بصفحات أخرى، وحرصاً على عدم إلغاء الصفحات وحذفها من الدفتر .

٣- كما يجب تقديم دفتر اليومية والجرد في نهاية السنة المالية للتاجر إلى مكتب السجل التجاري للتصديق على عدد الصفحات التي استعملت خلال السنة وعند انتهاء صفحات الدفتر يجب على التاجر

تقديمه إلى مكتب السجل للتأشير عليه بما يفيد انتهاء صفحاته، وهدف المشرع من ذلك التأكد من عدم إضافة صفحات جديدة في نهاية السنة المالية أو عند انتهاء الدفتر، وحتى لا يقوم التاجر بإدخال جزء من سنة مالية في سنة مالية أخرى، أو ترحيل بيانات سنة أو إدخالها في صفحات سنة أخرى .

٤- كما يجب على التاجر أو ورثته في حالة وقف نشاط المتجر تقديم دفتر اليومية والجرد إلى مكتب السجل التجاري للتأشير عليها بما يفيد نقلها، وحتى لا يتم التلاعب في هذه الدفاتر بعد التوقف عن النشاط أو بعد وفاة التاجر .

٥- يجب أن تدون جميع البيانات في الدفاتر التجارية باللغة العربية، بل وكافة الأوراق التي يكون لمصلحة الضرائب حق الاطلاع عليها .

٦- القيود التي تدون في الدفاتر التجارية من قبل مستخدمي التاجر المأذونين فى ذلك، تعتبر فى حكم القيود التي يدونها التاجر نفسه، ترض فيها أنها دونت بعلمه إلا إذا أقام الدليل على خلاف ذلك بأن أثبت التاجر أن هذه القيود تمت بمعرفة المستخدمين بدون علمه وبدون أن يأذن لهم فى ذلك، وفى هذه الحالة لا يعتد بها لأنها لا تعتبر فى حكم القيود التي يدونها التاجر بنفسه، وإن كان لا يوجد ما يمنع من الاسترشاد بها.

مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية:

نص المشرع فى المادة ٢٦ من قانون التجارة رقم ١٧ لسنة ١٩٩٩ رقم ١٧ لسنة ١٩٩٩ على أنه "يجب على التاجر أو ورثته الاحتفاظ بالدفاتر التجارية والوثائق المؤيدة للقيود الواردة بها مدة خمس سنوات تبدأ من تاريخ التأشير على الدفاتر بانتهائه أو قفله وعليهم أيضاً حفظ صور المراسلات والبرقيات وغيرها مدة خمس سنوات من تاريخ إرسالها أو تسلمها" وحسنا فعل المشرع التجاري حينما عدل مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية من عشر سنوات كما نص عليها قانون الدفاتر التجارية رقم ٣٨٨ لسنة ١٩٥٣ إلى خمس سنوات، لأن هذه المدة الأخيرة تتناسب مع تقادم الدعاوى التجارية حيث يسقط الحق فى المطالبة بالديون التجارية بمضي سبع سنوات من تاريخ حلول ميعاد الوفاء(2) فلا يوجد معنى أو مقتضى لبقاء التاجر محتفظاً بدفاتره ومراسلاته لمدة عشر سنوات، كما أن مصلحة الضرائب إذا لم تقم بمحاسبة التاجر عن نشاطه فى خلال خمس سنوات فإن حقها فى المطالبة بالضريبة المستحقة يسقط بمضي المدة(3). لذلك فإننا نرى أن هذا النص المستحدث يجبر مصلحة الضرائب على الإسراع بمحاسبة التاجر قبل انقضاء هذه المدة، وإلا كان التاجر غير ملزم بتقديم هذه الدفاتر بعد انقضاء خمس سنوات من تاريخ التأشير على الدفتر بانتهائه أو قفله ٠ ونحن نرى من الناحية العملية وجود زيادة فى عدد السنوات المتراكمة التي لم يتم محاسبة الممولين عنها مما يضيع حق الدولة المالي .والمشرع اعتبر انقضاء خمس سنوات من تاريخ التأشير على الدفتر بانتهائه أو قفله قرنية على قيام التاجر بإعدام هذه الدفاتر، ولكن هذه القرنية بسيطة، حيث يجوز لخصم التاجر أن يثبت أن التاجر لا يزال يحتفظ بدفاتره رغم فوات المدة المقررة للاحتفاظ بها، وإذا امتنع التاجر دون عذر مقبول عن تقديم دفاتره للاطلاع عليها قبل فوات هذه المدة أو بعد فواتها إذا اثبت الخصم وجود الدفاتر تحت يد التاجر، جاز للمحكمة اعتبار ذلك قرينة على صحة الوقائع المطلوب إثباتها من الدفاتر(4)

الجزاءات:

يعاقب على مخالفة أحكام الدفاتر التجارية الواردة فى الفصل الثالث من الباب الأول – السابق شرحها – بغرامة لا تقل عن مائة جنيه ولا تزيد على ألف جنيه )مادة ٢٩ تجارى(، هذا بالإضافة إلى أن البيانات الواردة بالدفاتر غير المطالبة لأحكام القانون لا تكون حجة لصاحب هذه الدفاتر على خصمه .

_____________

1- هذه القواعد التنظيمية كانت منصوص عليها فى القانون ٣٨٨ لسنة ١٩٥٣ بشأن الدفاتر التجارية والمعدل لأحكام المواد من ١١ وإلى ١٤ من قانون التجارة الصادر عام ١٨٨3 .

2- تطبيقاً للقانون ٦٢ لسنة ١٩٤٢ .

3- تنص المادة ٦٨ من القانون التجاري رقم ١٧ لسنة ١٩٩٩ على أن تتقادم الدعاوى الناشئة عن التزامات التجار قبل بعضهم البعض والمتعلقة بمعاملاتهم التجارية بمضي سبع سنوات من تاريخ حلول ميعاد الوفاء بالالتزام.

4- نصت المادة ٩١ من قانون الضرائب على الدخل رقم ٩١ لسنة ٢٠٠٥ على أنه " فى جميع الأحوال لا يجوز للمصلحة إجراء أو تعديل الربط إلا خلال خمس سنوات تبدأ من تاريخ انتهاء المدة المحددة قانوناً لتقديم الإقرار عن الفترة الضريبية، وتكون هذه المدة ست سنوات إذا كان الممول شهرياً من أداء الضريبة . وتنقطع المدة بأي سبب من أسباب قطع التقادم المنصوص عليها في القانون المدني، وبالإخطار بعناصر ربط الضريبة أو بالتنبيه على الممول بأدائها أو بالإحالة إلى لجان الطعن وللمحول طلب استيراد المبالغ المسددة بالزيادة تحت حساب الضريبة خلال خمس سنوات من تاريخ نشوء حق الاسترداد" ٠