لتحديد المعايير الرقابية يتطلب الأمر الحصول على معلومات عن المعايير النمطية السائدة في المجالات المماثلة، الإمكانيات المختلفة المتاحة للمنظمة من أفراد، آلات، معدات ... إلخ. ولقياس الأداء لأغراض المقارنة مع هذه المعايير، يتطلب الأمر الحصول على معلومات عن التنفيذ ولاتخاذ الإجراء التصحيحي يحتاج الأمر إلى معلومات عن سياسة المنظمة، إجراءاتها وهكذا. أي بدون المعلومات، والمعلومات الدقيقة فإن نتائج العملية الرقابية ستكون غير دقيقة وإذا تم الحصول على هذه المعلومات بعد حدوث الخطأ بفترة طويلة فإن نتائج الرقابة ستكون غير مقيدة، لذلك فإن وجود نظام للمعلومات لدى الإدارة يساعد على رفع فعالية العملية الرقابية. يساعد نظام المعلومات الإدارية Management Informationعلى تزويد الإدارة بالمعلومات الصحيحة في الوقت المطلوب وذلك حتى يتمكنوا من القيام بوظائفهم المختلفة من تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة. هذه المعلومات خاصة بالماضي، بالحاضر، بالمستقبل سواء كانت تتعلق بالعوامل الداخلية للمنظمة أو العوامل الخارجية. والتركيز هنا على المعلومات Information  وليست البيانات الخام Raw data المعلومات هي . بيانات تم اختيارها بدقة Selected معالجتها Processed وتم تنظيمها ، وترتيبها لكي تكون مفيدة للمدير. ولذلك يقوم نظام Organized  المعلومات بتحديد مصدر البيانات، وتصميم النظام الذي يزود الإدارة بالمعلومات من واقع هذه البيانات.

نظام المعلومات بشكل مبسط

وهناك أربعة عوامل أساسية يجب أخذها في الحسبان عند بناء وتقييم نظام معلومات الرقابة.

-التمشي مع أهداف المنظمة، إلى أي حد يتمشى نظام الرقابة ويعضد · Reinforce أهداف المنظمة.

-مدى وجود تنسيق وتكامل في تدفق المعلومات الرقابية. ·

-توفير المعلومات الرقابية من حيث الكمية والجودة حيث لا فائدة من ·

-توفير معلومات أكثر أو أقل من اللازم أو معلومات غير دقيقة.

-توفير المعلومات الرقابية في التوقيت المطلوب. ·

-ومن الملاحظ أن المعلومات الرقابية تختلف حسب اختلاف المستوى الإداري . كما يتضح من الجدول التالي

ويلاحظ أن المعلومات الرقابية التي تحتاجها الإدارة العليا تكون أغلبها معلومات خارجية وفي حالة المعلومات الداخلية تكون معلومات متعلقة بالمنظمة ككل. أما الإدارة الوسطى فإن أغلب المعلومات التي تحتاجها هي معلومات داخلية وعن قطاع معين حسب اختصاص المدير التنفيذي إنتاج، تسويق .. إلخ وغالباً ما تكون هذه المعلومات معلومات أسبوعية أو شهرية. في حين الإدارة المباشرة تحتاج إلى معلومات أكثر تخصصاً وكذلك معلومات تغطي فترات زمنية يومية أو حتى أقل من اليوم.

وفيما يلي بعض العوامل الواجب أخذها في الحسبان عند تصميم نظام المعلومات.

-إشراك مستخدمي Users  النظام في تصميم النظام وذلك لتحديد أهداف ·النظام.

-توضيح خطوط السلطة وتحديد مسارات تدفق المعلومات حسب المراكز ·المختلفة لاتخاذ القرار.

-تحديد إجراءات واضحة لتجميع البيانات، تصنيفها، تفسيرها، معالجتها، · تشغيلها، توزيعها حيث الحاجة إليها.

-مركزية النظام كلما أمكن ذلك فلا داعي لوجود نظم مستقلة للمخازن، · نظام معلومات مستقل للصيانة، نظام معلومات مستقل للإنتاج، نظام معلومات مستقل للأجور نظام معلومات مستقل للبيع ... وهكذا .__