الفصل السابع 

نظام الرقابة الداخلية

Internal Control System

أهداف الفصل: يهدف هذا الفصل إلى تمكين القارئ من الإلمام بالأمور التالية:

ـ المقصود بنظام الرقابة الداخلية وأهدافه.

ـ مسؤولية الإدارة ومسؤولية المدقق

ـ تجاه نظام الرقابة الداخلية.

ـ محددات نظام الرقابة الداخلية.

ـ أقسام الرقابة الداخلية.

ـ مقومات نظام الرقابة الداخلية.

ـ إجراءات فهم الرقابة الداخلية.

ـ إجراءات توثيق الرقابة الداخلية.

1. مقدمة

عرف معيار التدقيق الدولي رقم 315 الرقابة الداخلية بأنها عملية مصممة ومتأثرة بالادارة وبكل أولئك المعنيين بإدارة المنشأة والتي من خلالها يمكن الحصول على تأكيد معقول بأن الأهداف المتمثلة بتحقيق مصداقية البيانات المالية، وتحقيق كفاءة وفاعلية العمليات التشغيلية وتحقيق الالتزام بالسياسات والقوانين والأنظمة قد تم تحقيقها. وهذا يعني أن الرقابة الداخلية تصمم ويتم تشغيلها من أجل معالجة مخاطر الأعمال التي قد تحول دون تحقيق هذه الأهداف. ويشمل نظام الرقابة الداخلية الخطة التنظيمية للمنشأة وكافة الوسائل والطرق التي تضعها الإدارة من أجل تحقيق أهدافها المبينة أعلاه والمتمثلة في:

1- الحصول على بيانات مالية ذات مصداقية: حيث تقع على عاتق الإدارة مسؤولية التأكد من أن البيانات المالية التي تظهرها القوائم المالية تم عرضها بعدالة وبما يتفق مع متطلبات معايير المحاسبة الدولية.

2- رفع الكفاية الإنتاجية وتحقيق الفعالية حيث يجب على الإدارة توفير الإجراءات الرقابية التي تساعد في تعزيز الاستخدام الكفؤ والفعال للموارد الاقتصادية.

3- تشجيع الالتزام بالسياسات الإدارية والقوانين والأنظمة.

2 ـ مسؤولية الإدارة والمدقق

1.2 مسؤولية الإدارة: تعتبر الإدارة هي المسؤولة عن تصميم نظام رقابة داخلية بشكل يمكنها من تحقيق الأهداف المرسومة والحصول على تأكيد معقول بأن الأهداف المذكورة أعلاه قد تم تحقيقها وأن الإجراءات التي وضعتها الإدارة تساعد في منع واكتشاف الأخطاء

والغش، وأن هذا النظام يعمل بشكل فعال. وقد بين مجلس مراقبة المحاسبة الخاص بالشركات المساهمة العامة في الولايات المتحدة أنه من أجل الحصول على بيانات مالية ذات مصداقية فإن الرقابة الداخلية يجب أن تعمل بشكل فعال حتى يتم توفير سجلات تعكس العمليات الاقتصادية بشكل دقيق وعادل وتساعد في حفظ وحماية أصول الشركة وتوفير تأكيد معقول بأن هذه السجلات كافية لتحقيق هذا الهدف. وقد بين معيار التدقيق رقم 2 الصادر عن هذا المجلس أن الرقابة الداخلية على البيانات المالية تتكون من السياسات والاجراءات التي تقوم الشركة بتصميمها وتشغيلها من أجل الحصول على تأكيد معقول عن مصداقية البيانات المالية للشركة وعن عملية إعداد وعرض هذه البيانات بشكل عادل بما يتفق مع المبادئ المحاسبية المقبولة قبولاً عاماً. وتشمل هذه الاجراءات، إجراءات تتعلق بالاحتفاظ بالسجلات المحاسبية وعملية التفويض بالمقبوضات والمدفوعات النقدية وحماية الأصول. وقد بين هذا المجلس أن الرقابة الداخلية الفعالة على البيانات المالية ضرورية وأساسية للشركة من أجل إدارة شؤون المنشأة وقيام الادارة بمسؤولياتها تجاه المستثمرين، وأن النظام القوي يجب أن يزود الادارة بإمكانية قوية لاكتشاف ومنع الغش، حيث أن الغش عادةً ما ينتج عن الضعف في الرقابة الداخلية. 

وقد بين قانون Sarbans ley Act أن على الإدارة أن تقوم بتقويم الرقابة الداخلية الخاصة بالبيانات المالية من ناحية فاعلية التصميم وفاعلية التشغيل. فعند تقويم تصميم الرقابة الداخلية على الإدارة أن تتحقق من مدى كفاءة هذا النظام في منع حصول التحريفات المادية في البيانات المالية وإكتشافها إذا حصلت، وبالتالي لابد من إهتمام الإدارة بالرقابات ذات العلاقة بتأكيدات الإدارة الخاصة بجميع الحسابات والافصاحات ذات الأهمية النسبية.

أما فيما يتعلق بتقويم فاعلية التشغيل فعلى الإدارة أن تقوم بالتحقق مما إذا كان نظام الرقابة الداخلية يعمل كما هو مصمم له، والتحقق من أنّ الذين يقومون بعملية التشغيل لديهم التفويض والتأهيل المناسب، وعلى الإدارة أن تقوم بتوثيق كل ما يتعلق بعملية التصميم والتشغيل والتقويم، وإذا ما تبين للإدارة وجود نقاط ضعف مادية فعليها أن تفصح عنها.

وبهذا الخصوص لا بد أن تستخدم الإدارة المزيد من الأدلة التي تشمل الاستفسارات والملاحظات والفحص المستندي ولا بد أن تغطي هذه الاختبارات فترة مناسبة تمكن الإدارة من الحكم على فاعلية النظام، وذلك حسب أنواع الرقابات، حيث أن بعضها يحتاج إلى اختبارات يومية أو شهرية أو ربع سنوية. ويتطلب قانون Sarbanes- Oxley Act أن تقوم إدارة كل شركة مساهمة عامة في الولايات المتحدة بإصدار تقرير داخلي حول الرقابة الداخلية يشمل ما يلي:al., 2014  Arens, et .

1 . بيان أن الادارة هي المسؤولة عن توفير نظام رقابة داخلية وتشغيل هذا النظام والاحتفاظ به بشكل كاف لتوفير عدالة العرض للبيانات المالية.

2. ان تقوم الإدارة بتقويم فاعلية نظام الرقابة الداخلية من حيث الهيكل والاجراءات المتعلقة بالبيانات المالية كما هو في نهاية الفترة المالية للشركة.

يجب ان يبين تقرير الإدارة الإطار الذي يحكم الرقابة الداخلية والذي بناءً عليه تم تقويم فاعلية النظام، وعلى سبيل المثال فهذا الإطار في الولايات المتحدة هو الإطار الذي حددته لجنة COSO .

ولا بد من الإشارة هنا إلى أنه مهما بلغت قوة النظام الذي تضعه الإدارة فإنها لن تستطع الحصول على تأكيد مطلق وإنما تحصل على تأكيد معقول وذلك للأسباب التالية : et al., 2014, Boynton, et al., 2006 : Arens

1- وجود المحددات المتوارثة في أي نظام رقابي، ومن أمثلة ذلك اعتماد هذه الأنظمة سواء في عملية التصميم أو التنفيذ على العنصر البشري وعلى الحكم المهني في كثير من الأمور. ومن المعروف أن العنصر البشري يعاني من كثير من نواحي القصور سواء كان ذلك يتعلق بارتكاب الأخطاء أو التعرض للتعب وعدم القدرة على المتابعة أو عدم الكفاءة وبالتالي عدم فهم التعليمات بشكل مناسب. وكذلك فان نقص المعلومات ووجود المحددات على الوقت تعتبر من المحددات المتوارثة.  

2 ـ إمكانية التواطؤ بين الموظفين الذين يقومون بالوظائف المتعارضة سواء من اجل التلاعب أو الاختلاس مما يجعل أي نظام رقابي يعاني من صعوبات في منع أو اكتشاف مثل هذه التصرفات لأنه عادة ما يرافقها نوع من الأسلوب المحكم في التغطية على ما تم.

3 ـ تخطي الإدارة للتعليمات التي قامت بوضعها، والقيام باختراقات لنظام الرقابة الداخلية مما قد يفتح المجال أمام الآخرين لعدم الالتزام بالتعليمات ما دام أن واضع التعليمات لا يلتزم بها.

4- التغيرات التكنولوجية التي تحدث في بيئة العمل والتي قد تجعل أي نظام رقابة داخلية عاجز عن توفير الرقابة المناسبة ما لم يتم تحديثه وتطويره، الأمر الذي قد لا يحصل بشكل متزامن مع التغيرات التكنولوجية التي حدثت.

5- التكلفة مقابل المنفعة: حيث يعتبر هذا المحدد من الأمور التي تعاني منها عملية المحاسبة والتدقيق بشكل عام. وفيما يتعلق بنظام الرقابة الداخلية فان التصميم المناسب للنظام وشمولية النظام قد يصعب تحقيقهما بسبب التكاليف التي قد تزيد عن المنافع في بعض الأحيان، فعلى سبيل المثال فان الفصل المناسب بين الوظائف المتعارضة في كثير من الأحيان قد يكلف المنشأة تكاليف لا يمكن أن تتحملها ولا يمكن تبريرها.