هناك أربعة أساليب يتم إتباعها في اتخاذ القرارات هي:

1- الخبرة: استخدم الخبرات السابقة، على أساس أن المشكلات الحالية تتشابه مع المشكلات السابقة.

2- المشاهدة: التقليد وتطبيق الحلول التي اتبعها مديرون آخرون في حل مشاكل شبيهه.

3- التجربة والخطأ.

4- الأسلوب العلمي

الأسلوب العلمي لتحليل المشكلات

1ـ إدراك المشكلة

ظهور أعراض مرضية يلفت النظر إلى وجود خلل فيه يستوجب التحليل وسرعة الدراسة. أي أن آلية تحليل وحل المشكلات تبدأ بناء على ظهور مظاهر خلل يستوجب الانتباه.

وأهمية الخطوة الأولى تكمن في أن عدم الاهتمام بالأعراض وبالتالي عدم إدراك المشكلة قد يؤدي إلى تداعيات خطيرة تتمثل في عدم قدرة الإدارة على التعامل مع المشكلات المحيطة لأنها لم تستعد لها جيدا.

2- تعريف المشكلة

أن تعريف المشكلة هو وجود انحراف عما هو مخطط. ومثلما تدرك الأم بوجود مشكلة لطفلها عند ظهور أعراض مرضية له مثل ارتفاع درجة الحرارة، كذلك يدرك الفرد أن بوادر مشكلة معينة ستلوح في الأفق فتبدأ بتحليلها والتعامل معها.

المشكلة هي حالة من التباين أو الاختلاف بين واقع حالي أو مستقبلي، وهدف نسعى إلى تحقيقه. وعادة ما يكون هناك عقبات بين الواقع والمستهدف، كما أن العقبات قد تكون معلومة أو مجهولة.

والتعامل مع الأعراض لا يؤدي إلى الشفاء التام، لذا يجب أولا التعرف على هوية المشكلة، أي سبب الأعراض.

والأسلوب العلمي لذلك هو تشخيص المشكلة بتتبع أسبابها وظروف حدوثها ومعدل تكررها وصولا إلى الأسباب الحقيقية التي أدت لظهور الأعراض المرضية. ومن هذا المنطلق يمكن تحديد المشكلة الحقيقية تحديداً دقيقاً.

على سبيل المثال فمشكلة تكرر تغيب تلميذ عن المدرسة أو الجامعة تعالج بشكل أفضل عند معرفة الأسباب التي تجعله لا يحب المدرسة، ومشكلة تبديد الطفل لمصروفه لا تحل بمضاعفة المصروف ولكن بدراسة أسباب هذا الإنفاق.

ويجب في هذه المرحلة تحديد إطار زمني لحل المشكلة والبدء في تنفيذ الحلول.

3- جمع المعلومات الضرورية

في هذه المرحلة يتم جمع جميع البيانات والمعلومات التي قد تساهم في تفهم جوانب المشكلة وإبعادها وفي نفس الوقت تساهم في حلها ولا تقتصر عملية جمع البيانات والمعلومات على مرحلة من المراحل بل تتم في جميع مراحل تحليل وحل المشكلات.

ما هي العناصر الأساسية التي تتكون منها المشكلة؟

أين تحدث المشكلة؟

متى تحدث المشكلة؟

كيف تحدث المشكلة؟

لماذا تحدث المشكلة بهذه الكيفية وهذا التوقيت؟

لمن تحدث هذه المشكلة؟

لماذا تحدث المشكلة لهذا الشخص بالذات؟

4- تحليل المعلومات

يتم في هذه المرحلة تكامل المعلومات التي جمعها في الخطوة السابقة وذلك لوضعها في إطار متكامل يوضح الموقف بصورة شاملة.

وتحليل المشكلة يتطلب الإجابة على الأسئلة التالية:

ما هي العناصر التي يمكن والتي لا يمكن التحكم فيها لحل المشكلة؟

من يمكنه المساعدة في حل تلك المشكلة؟

ما هي آراء واقتراحات الزملاء والمرؤوسين لحل تلك المشكلة؟

ما هي آراء واقتراحات الرؤساء لحل تلك المشكلة؟

ما مدى تأثير وتداعيات تلك المشكلة؟

5- وضع البدائل الممكنة

تعرف هذه المرحلة بأنها المخزون الابتكاري لعملية حل المشكلات، حيث أنها تختص بإفراز أكبر عدد للأفكار مما يؤدي إلى تعظيم احتمالات الوصول إلى الحل الأمثل.

حصر جميع البدائل التي نرى أنها يمكن أن تحقق الهدف

الابتكار والإبداع في طرح البدائل.

تحليل مبدئي لإمكانية التنفيذ

استبعاد البدائل فقط التي يتم التأكد من عدم قابليتها للتنفيذ

التوصل إلى البدائل القابلة للتنفيذ

6- تقييم البدائل

تهدف هذه المرحلة الى اختيار البديل الأمثل.

مراجعة الهدف من حل المشكلة.

وضع معايير للتقييم.

وضع أولويات وأوزان نسبية للمعايير.

دراسة كل بديل وفقا للمعايير الموضوعة.

التوصل إلى البديل الذي يحقق أفضل النتائج، البديل الأنسب.

7- تطبيق البديل الأنسب

الطريق الوحيد لمعرفة درجة فعالية البديل والمحك الوحيد له هو وضعه موضع التنفيذ الفعلي.

ويشمل التطبيق كل التعديلات الضرورية من إعادة التخطيط والتنظيم وكذلك كل الإجراءات والمتغيرات التنفيذية.

وللتطبيق الفعال يجب وجود خطة تنفيذية تفصيلية لتنفيذ دقائق العمل بفاعلية.

والخطة التنفيذية يجب أن تشمل ما يلي:

تحديد مراحل التنفيذ والخطوات في كل مرحلة بالتوالي.

تحديد توقيتات تنفيذ الخطوات والمراحل عن طريق Milestonee Chart.

تحديد من سيقوم بتنفيذ كل خطوة من الخطوات.

تحديد من سيراقب على التنفيذ.

8- تقييم النتائج

تعتمد مرحلة التنفيذ على المعلومات المرتدة عن التنفيذ في الجوانب التالية؟

هل أنتج البديل المخرجات المطلوبة في التوقيتات المتوقعة وبالكيف المطلوب؟

وتمتد عملية التقييم لتشمل الجوانب التالية:

- درجة تحقيق الأهداف.

- التقييم الذاتي للأداء.

- التداعيات الغير متوقعة لتنفيذ البدائل.

بعد تجميع هذه العوامل للوصول إلى رؤية شاملة لتقييم البديل وفي حالة وجود تقييم سلبي، يتم الرجوع إلى الخطوة الأولى.

مثال عملي

أنا طالبة بالثانوية العامة وحاصلة على مجموع 95 % أدبي ولا أستطيع تحديد الكلية التي أتقدم إليها، فهل يمكن أن يساعدني إتباع الأسلوب العلمي في حسم ترددي واختيار الكلية الملائمة؟

1ـ إدراك المشكلة

إن الموضوع هنا هو الرغبة في اتباع الأسلوب العلمي لاتخاذ القرار لتحديد أي كلية يتم الالتحاق بها.

2- تعريف المشكلة

الوصول إلى تحديد الكلية التي يتم الالتحاق بها في العام الدراسي القادم والزمن المحدد للوصول الى القرار هو 15 يوما وذلك لإمكانية التقديم لمكتب التنسيق.

3- جمع المعلومات الضرورية

هل توجد شروط التحاق جغرافي، أو شروط خاصة للقبول بالجامعات؟.

ما هي الكليات التي تقبل مجموع 95 % أدبي في النطاق الجغرافي لسكني؟.

ما هي الكليات التي تقبل مجموعي في المحافظة. طبيعة الدراسة، فرص العمل بعد التخرج، ظروف العمل.

ما هي الكليات التي تقبل مجموعي في الجمهورية. ظروف الإقامة والسفر والتكاليف.

ما هي الكليات التي يمكن الالتحاق بها في الخارج. ظروف الإقامة والتكاليف.

4- تحليل المعلومات

يتم في هذه المرحلة تكامل المعلومات التي جمعها في الخطوة السابقة وذلك لوضعها في إطار متكامل يوضح الموقف بصورة شاملة.

ويمكن أن يكون ذلك في تجميع وتصنيف المطبوعات المتعلقة بهذه الكليات، أو في صورة قوائم أو جداول تبين أسماء الكليات المتاحة، مصنفة جغرافيا، والظروف المتعلقة بكل منها من حيث التكاليف والشروط والمزايا والعيوب المتوقعة.

5- وضع البدائل الممكنة

تعرف هذه المرحلة بأنها المخزون الابتكاري لعملية حل المشكلات، حيث أنها تختص بإفراز أكبر عدد للأفكار مما يؤدي إلى تعظيم احتمالات الوصول إلى الحل الأمثل.

حصر جميع الكليات التي نرى أنها يمكن أن تحقق أهدافي.

تحليل مبدئي لإمكانية تحمل ظروفها وتكاليفها.

استبعاد الكليات فقط التي يتم التأكد من عدم تحمل ظروفها أو تكاليفها.

التوصل إلى الكليات التي يتم المفاضلة بينها.

6- تقييم البدائل

تهدف هذه المرحلة الى اختيار البديل الأمثل.

وضع معايير للتقييم.

وضع أولويات وأوزان نسبية للمعايير.

دراسة كل بديل وفقا للمعايير الموضوعة.

التوصل إلى البديل الذي يحقق أفضل النتائج، البديل الأنسب.

الكليات المقترحة: الإعلام القاهرة - آداب الزقازيق - تجارة إسكندرية.

معايير التقييم:

فرص العمل المتاحة بعد التخرج - سهولة المقررات - نسب النجاح العامة في البكالوريوس - وجود أصدقاء لي في نفس الكلية - المواصلات - تكاليف الإقامة.

وضع أولويات وأوزان نسبية للمعايير:

فرص العمل المتاحة بعد التخرج (9)

سهولة المقررات (7)

نسب النجاح العامة في البكالوريوس (5)

وجود أصدقاء لي في نفس الكلية (4)

المواصلات (4)

تكاليف الإقامة (3)

مثال عملي

لدي 3 فرص لزيادة دخلي في عمل مسائي، الأولى نظير أجر ثابت 200 جنيه شهريا، والثانية مقابل بأجر متغير 10جنيهات عن كل عميل أقوم بخدمته، والثالثة أيضا بأجر متغير 8 جنيهات عن كل عميل.

وسبب حيرتي أنني سألت زملائي عن عدد العملاء المتوقع في حالة الأجر المتغير، فأخبروني أن العملين شديدي التقلب، إلا أن الثالث أفضل من الثاني.

بالنسبة للعمل الثاني، يتراوح عدد العملاء المتوقع بين 5 في حال ركود العمل، 25 إذا كان متوسطا، 45 إذا كان نشطا.

بالنسبة للعمل الثالث، يتراوح عدد العملاء المتوقع بين 4 في حال ركود العمل، 35 إذا كان متوسطا، 55 إذا كان نشطا.

كيف يمكنني اتخاذ القرار، وهل هناك معلومات أخرى أتحرى عنها للوصول إلى قرار بهذا الشأن؟

السؤال الهام هنا هو ما هي احتمالات نشاط أو ركود العمل؟

ويتم ذلك إذا أمكن لأصدقائك الإجابة علية مباشرة في صورة: 20 % احتمال ركود، 30 % احتمال اعمل متوسط، 50 % احتمال العمل نشطا.

أو يتم السؤال عن فترة زمنية معينة مثل الخمسة أشهر الأخيرة، وبالتالي يتم الوصول إلى نتيجة مشابهة للصورة السابقة.

نفترض وصولنا للبيانات التالية:

ـ القيمة المتوقعة للعمل الثاني

= 20 % × 5 + 30 % × 25 + 50 % × 45= 31 عميلا

الأجر = 10 × 31= 310 جنيهاً

- القيمة المتوقعة للعمل الثالث

= 30 % × 4 + 30 % × 35 + 40 % × 55= 34 عميلا

الاجر = 8 × 34= 272 جنيهاً

وبمقارنتهم بالعمل ذو الدخل الثابت 200 جنيها، نجد أن العمل الثاني هو أفضل الحلول.

مثال عملي

لدي اشتراك موبايل بنظام الكارت، وقد أصبحت بعد أن التحقت بالعمل أحتاج لإجراء العديد من المكالمات، فهل نظام الاشتراك الشهري هو الأفضل لي؟

تكاليف الكارت: 1,75 جنيها للمكالمة و30 جنيها رسوم كل 3 شهور تكاليف الاشتراك: 0,50 جنيها للمكالمة و60 جنيها رسوم كل شهر

المطلوب التوصل الى عدد المكالمات (س) التي إذا زادت عنها مكالماتي الشهرية يكون الأفضل لي الاشتراك في نظام الاشتراك الشهري، أما إذا كانت مكالماتي أقل منها، فيكون الأفضل البقاء على نظام الكارت.

ـ تكاليف س من المكالمات في نظام الكارت

1,75 × س + 10 جنيهات

ـ تكاليف س من المكالمات في نظام الاشتراك

0,5 × س + 60 جنيهات

نقطة السواء

1,75 × س + 10 جنيهات = 0,5 × س + 60 جنيهات

1,75 × س – 0,5 × س = 60 - 10

1,25 س = 50

س = 50 / 1,25= 40

ويكون 40 مكالمة شهريا هي النقطة التي تتساوى عندها تكاليف النظامين، وإذا زادت مكالماتي المتوقعة عن 40 مكالمة شهرياً يكون الأفضل اختيار نظام الاشتراك.