الفصل الثالث

الرقابـة

مفهوم الإدارة ؟

هي الاستخدام الأنسب للموارد المتاحة (بشرية ومادية ومالية ومعلوماتية) لتحقيق هدف المؤسسة (سلع، خدمات) بأقل جهد ووقت وتكلفة ممكنة.

مفهوم الرقابة

الرقابة ؟

العملية التي يتم من خلالها التأكد من خطط المؤسسة تنفذ حسب ما أعدت لها باتجاه تحقيق الأهداف.

لماذا يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية في حالة عدم تطابق نتائج التنفيذ مع الأهداف الموضوعة؟

لمعالجة الانحرافات أو للوقاية منها مستقبلاً، وذلك باستخدام خط التغذية العكسية.

ما هي أهداف عملية الرقابة ؟

أ- تقييم أداء المؤسسة فيما يتعلق بفاعلية التنفيذ : التأكد من أن الأهداف تنجز حسبما خطط لها.

ب اتخاذ الإجراءات التصحيحية : استخدام خط التغذية الراجعة للعودة إلى مرحلتي التنفيذ والتخطيط للبحث عن مصدر الخطأ الذي أدى إلى كون النتائج لا تساوي الأهداف، ومن ثم إجراء التصحيح المناسب.

على ماذا تركز وظيفة الرقابة؟

تركز على التأكد من تطابق مستويات الأداء الفعلية مع مستويات الأداء المتوقعة المحددة مسبقاً.

أهمية الرقابة وعلاقتها بالوظائف الإدارية الأخرى

1- ما هي أهمية الرقابة؟

(أ- التأكد من أن عمليات تنفيذ خطط المؤسسة تسير حسب  الأصول.
 ب- أن إنجاز الأهداف يتم بالطريقة المخطط لها مسبقاً.
ج أنها ذات صلة بالوظائف العملية الإدارية كافة).

2- ما هي علاقة الرقابة بوظيفة التخطيط ؟

أ- وظيفة الرقابة تركز على أن ما تم وضعه من أهداف وسياسات أثناء القيام بعملية التخطيط يتم إنجازه بالطريقة المخطط لها أثناء التنفيذ.

ب ـ الأهداف يجب أن تتسم بالموضوعية وقابلية التحقق ضمن الإمكانات المتاحة.

ج ـ عملية الرقابة تساعد المخطط على تعديل خططه بما يتلاءم والأوضاع التي يتم الكشف عنها أثناء التنفيذ.

3- ما هي علاقة الرقابة بوظيفة التوجيه ؟

أ- تلعب كل من الرقابة والتغذية الراجعة دوراً مهماً في عملية اتخاذ القرارات التي هي أساس وظيفة التوجيه.

ب ـ من خلال عملية التغذية الراجعة يستطيع المديرون في مراكز اتخاذ القرار تعرف نتائج الأعمال والتغيرات المختلفة التي قد تنشأ في ظروف العمل وبيئته.

ج ـ أقسام الرقابة والمتابعة في المؤسسة تزود المديرين بالبيانات والمعلومات الصحيحة والدقيقة بشكل مستمر التي على أساسها يتخذ المديرون قراراتهم

لإنجاز الأعمال وتحفيز العاملين.

4 - ما هي علاقة الرقابة بوظيفة التنظيم؟

أ- وظيفة التنظيم تتضمن تقسيم المؤسسة إلى وحدات إدارية متخصصة ووضع وصف فني وعملي للوظائف، وذلك لمنع ازدواجية الأنشطة.

ب ـ التأكد من أن جميع الوحدات التنظيمية تقوم بالمهمات المحددة لها.

ج ـ أن ما تنجزه وحدة ما لا يتم تكرار إنجازه من وحدة أخرى.

هـ - كيف تتم عملية الرقابة؟

أ- من خلال التأكد من فاعلية الأداء عن طريق مقارنة الأداء الفعلي مع الأداء المتوقع وحساب الفارق بينهما الذي يمثل انحرافاً باتجاه سلبي أو باتجاه إيجابي.

ب ـ من خلال التأكد من كفاءة الخطط الموضوعة والأساليب التي تنفذ بها، وما إذا كانت هنالك بدائل أفضل لتحقيقها.