علاقة تخطيط المؤسسة بتخطيط نظم المعلومات    

يجب أن يكون التخطيط لنظم المعلومات جزءاً متجانساً مع التخطيط المؤسسي العام للأعمال في المؤسسة، والذي يُعنى بتحديد غايات المؤسسة و أهدافها وأولياتها، وتطوير خطط العمل الكفيلة بتحقيق تلك الغايات و الأهداف، ويشكل تخطيط نظم المعلومات جزءاً من التخطيط العام للمؤسسة من أفراد ومعدات و برمجيات.

وعلى الرغم من أنه يتم إنتاج كل خطة من خطط المؤسسة من قبل متخصصين في دوائر مستقلة، فأن جميع الخطط يجب أن تدعم الاستراتيجية والأهداف نفسها، ومن هذا المنطلق، فأن التوجه إلى خطط نظم المعلومات يقتضي التركيز على مشاريع هذه النظم لدعم استراتيجيات المؤسسة وأهدافها.

تعد عملية التخطيط لنظم المعلومات مرحلة حرجة في حياة هذه النظم، وذلك لأن هذه المرحلة حيوية لنجاح أو فشل نظام المعلومات، وتبدأ بتحديد مدى الحاجة الفعلية للمؤسسة لهذا النظام، وهنا يتم اختبار ذلك من خلال عدة عوامل : 

1- طبيعة المؤسسة الحديثة. 

2 - البيئتان القانونية والاجتماعية للمؤسسة. 

3- التقدم التكنولوجي المستمر ضمن البيئة الخارجية.

4- الدور المتزايد للإدارة في إدارة أعمال المؤسسات.

المؤشرات التي تبين مدى حاجة المؤسسات إلى نظم المعلومات

(1) درجة تعقد التنظيم :

ونعني بذلك مدى تفرع وتشابك الهيكل التنظيمي للمؤسسة وطوله وهذا يجعل المؤسسة بحاجة لنظام مناسب ليفي باحتياجاتها المعلوماتية.

(2) حجم العمليات :

إلى أي مدى تتكرر العمليات في المؤسسة، وهكذا تصبح بحاجة لنظم تساعدها على معالجة الحركات و تسجيلها بشكل أسرع وأكبر.

(3) درجة المخاطر:

تعد المخاطر والفرص من المؤثرات ذات المصدر الخارجي على عمل المؤسسات، وهنا على المؤسسة أن تتنبه للمخاطر التي قد تؤثر عليها، وفي حال تعرضها لخطر وشيك، عليها الاستعانة بنظام معلومات دقيق حتى تضمن الحصول على معلومات صحيحة، تجنبها أكبر قدر ممكن من أضرار المخاطر.

(4) درجة اعتمادية العمليات

يجب أن يُتاح نظام معلومات يمكّن مختلف الأقسام من تبادل المعلومات بسرعة، وذلك في حال كانت العمليات التي تقوم بها أقسام هذه المؤسسة معتمدة على بعضها البعض.

(5 ) درجة الحاجة إلى السرعة

يعتمد ذلك على حاجة المؤسسة إلى الوقت في اتخاذ القرارات ومدى إمكانية الانتظار أثناء نقل المعلومات، ومثال ذلك مدى أهمية تحديث المعلومات باستمرار في شركات الطيران أثناء حجز المقاعد للعملاء. 

في إطار المؤسسات الإعلامية فأن التخطيط ضرورة لمواجهة عدة أمور أهمها :

1- تطوير المؤسسة من ناحية إنشاءات ومعدات لمواجهة التطور التكنولوجي المستمر فيما يتعلق بالأجهزة والآلات التكنولوجية التي تحتاجها في الإرسال والاستقبال والطباعة ومعالجة المعلومات. 

2 ـ خطط لتنمية مواردها الاقتصادية لعمل دراسات تتعلق بتقديم خدمات جديدة مثل إصدار صحيفة أو مجلة أو عمل مشروع جديد تابع للمؤسسة الإعلامية أو توسيع خدماتها الإعلانية أو التخطيط لتوسيع مجال التوزيع في أسواق جديدة .

3- التخطيط لتنمية الكوادر البشرية لتعزيز كفاءة المؤسسة الإعلامية ومدها بدماء جديدة من خلال التخطيط لبرامج تدريبية وبعثات وغيرها .

4 ـ التخطيط لمواجهة منافسات المؤسسات الإعلامية المشابهة.

5- التخطيط لتنمية المؤسسة ومواجهة التغيير الذي يطرأ عليها .

6- التخطيط فيما يتعلق بالجانب التحريري لتكون الصحيفة جذابة وتلبي حاجة القراء.