ثالثاً: المستندات والحسابات المتأثرة في دورة الرواتب والأجور.
1. المستندات
تتضمن دورة الرواتب والأجور السجلات الآتية اللازمة لتنفيذ مهامها ووظائفها :
سجل ذاتية العاملين : 
وهو سجل يحتوي على كل معلومات ذاتية العامل من الاسم والمؤهل والدورات المتبعة وتاريخ التعيين والمركز الوضيفي ونتائج الاختبارات وتقييم العمل معدل الأجر الأساسي والاضافي وشروط التعيين الأخرى. 
نموذج الإستقطاعات المرخص بها : 
هو نموذج لترخيص استقطاعات الأجور ويشمل رقم الإعفاءات من ضرائب الدخل والضمان والتأمين التي يتم احتجازها ، ومستحقات النقابة وغيرها . 
بطاقات الزمن :
يوضح الوقت الذي بدأ العامل فيه العمل والوقت الذي انتهي فيه من العمل في كل يوم وعدد الساعات التي عمل العامل فيها. ويتم للعديد من العاملين إعداد بطاقة الزمن على نحو تلقائي بواسطة الساعة الزمنية. ويتم عادة تسليم البطاقات الزمنية كل أسبوع.
بطاقة وقت الشغلة :
مستند فيه توضيح الأعمال التي قام بها العامل بالمصنع خلال فترة محددة من الزمن. ويتم استخدام هذا الشكل عندما يقوم العامل بتأدية إعمال مختلفة أو بالعمل في إدارة مختلفة.
ملخص تقرير الأجر: 
مستند يتم استخراجه من النظام في الحاسب الإلكتروني ويتم فيه تلخيص الأجر بفترة زمنية في أشكال مختلفة. حيث يتم في أحد الأشكال تلخيص الإجماليات لكل حساب بالأستاذ العام لنفقات الأجور. وهذا الملخص سيساوى الأجر الإجمالي للفترة. كما يوجد ملخص أخر متعارف عليه بالشركة الصناعية ويتمثل في الإجماليات التي يتم تحميلها على الوظائف المختلفة في نظام المحاسبة عن تكاليف الأوامر وبالمثل ، يتم تلخيص العمولات المستحقة لكل رجل بيع.
الملف الرئيسي للأجور: 
هو ملف يتم فيه تسجيل كل عملية مالية للأجور لكل موظف والإحتفاظ بإجمالي الأجور المدفوعة للموظف حتى السنة الحالية. ويتضمن سجل كل موظف إجمالي الأجر في كل فترة للأجور. الاستقطاعات من إجمالي الأجر ، صافي الأجر ، رقم الشيك ، والتاريخ. ويتم تحديث الملف الرئيسي من ملفات العمليات المالية للأجور بالحاسب الإلكتروني. ويجب أن يتساوى إجمالي الدخول المستحقة بالملف الرئيسي مع الرصيد الكلي لإجمالي الأجر في الحسابات المختلفة بالأستاذ العام. 
2. الحسابات 
أما الحسابات المتأثرة بدورة الرواتب الأجور هي الحسابات المتعلقة بعملية سداد واثبات استحقاق أجور العمال عن السنة المالية والاستقطاعات بأنواعها، والأجور المستحقة، ويمكن تلخيص هذه الحسابات بالآتي :
أ ـ حساب الأجور ( وهو يشمل حساب الأجور النقدية وحساب المزايا العينية).
ب ـ حساب الرواتب.
ت ـ حساب الأجور والرواتب المستحقة.
ث ـ حساب النقدية.
ج ـ حسابات الاستقطاعات (وتشمل حساب ضريبة الرواتب والأجور ، حساب الضمان الاجتماعي، والتأمين الصحي ، حساب الصناديق الخاصة، حساب سلف العاملين .... الخ ).
ح ـ حساب حوافز العاملين.