دورة حياة المشروع :Project Life Cycle

كل مشروع إنشائي له بداية ونهاية، لهذا فإن لكل مشروع دورة حياة. تبـدأ دورة حياة أي مشروع بمرحلة الفكـرة (Concept) وتنتهي بمرحلة التقييم أو مـا يسمى فيما بعد التنفيذ (Post- Accomplishment) كما يظهر في شكل (1).

كما أن هناك أربعة مراحل متوسطة أخرى هي : مرحلة تعريف وتحديد عناصر المشروع (Definition)، مرحلة التخطيط والتنظيم (Planning & Organizing)، مرحلة الدراسات المبدئية (Preliminary Studies) وكذلك مرحلة التنفيذ ( -Post Accomplishment). وتكون المرحلة الأولى لأي مشروع عبارة عن أفكار نظرية، وبتتابع المراحل يتم بلورة العناصر النظرية إلى تطبيع عملي حتى يكون في نهاية المشروع تجسيد عملي (Physical) عبارة عن مبنى، جسر أو طريق.

شکل (1) دورة حياة المشروع

1 مرحلة الفكرة الأساسية :Concept Phase

تبدأ هذه المرحلة بفكرة معينة تدور في مخيلة أي شخص يود أن ينفذ مشروعاً حيث يتخيل أهدافاً معينة للوصول إلى تحقيق الهدف الأساسي وهو تنفيذ المشروع في الزمن المحدد وبأقل تكلفة وبجودة عالية. قد يكون الهدف تشييد مباني سكنية، تطوير بنية تحتية، زيادة القوة الإنتاجية لمصنع ما، والحصول على معلومات أو تطوير البرامج التدريبية للعاملين. يجب أن تكون الفكرة في هذه المرحلة ليست خيالية بحتة بحيث يصعب تطبيقها عملياً في الطبيعة.

من المهم ملاحظة أن مرحلة الفكرة الأولية لا تشتمل على تفاصيل الخطوات التنفيذية لأهداف المشروع، حيث إن هذه الخطوات يتم اعتبارها لاحقا. ومـن الجدير بالذكر أن هناك مشاريع عديدة تواجه مشاكل صعبة قبل التنفيـذ مـما أدى

إلى عدم اكتمال الخطوات الأخرى في مراحل حياة المشروع. لهذا يجب أن يتم دراسة أغراض المشروع في مرحلة الفكرة الأولية من حيث احتمالات التطبيق العملي لهذه الأغراض، وإلا فسوف يكون هناك المزيد من الوقت الضائع في نقاشات وجدل حول الطرق المختلفة لتنفيذ المشروع.

تشمل المرحلة الأولى في دورة حياة المشروع تحديد العوائق المحتملة التي يمكن أن تواجه المشروع بالإضافة إلى تعريف الأهداف الرئيسية والفرعية للمشروع. هذه العوائق تكون بدائية ويمكن التعرف على عوائق أخرى في مراحل المشروع اللاحقة من المهم جداً التعرف على هذه العوائق مبكراً كلما أمكن وذلك لإمكانية تحقيـق أهداف المشروع وهي تكملة المشروع في الزمن المحدد وضمن الميزانية التقديرية وبأفضل جودة.

إن تحديد أهداف المشروع في المرحلة الأولى يساهم بشكل كبير في تحقيـق نجاح المشروع، لكن هذا لا يعني أن الأهداف سوف تكون ثابتة، حيث إن بعضها يتم تعديله وتنقيحه حسب متطلبات العمل وطبيعة الظروف المحيطة بالمشروع. هناك الكثير من المالكين يقومون بتغيير أو إضافة بعض الأهداف نتيجة لمستجدات معينة، ولكن من غير المستحب التغيير الكثير لأن ذلك يربك إدارة المشروع. وعندما يتم التأكد من أن الأهداف واضحة وهناك فرصة للتنفيذ وتجنب للمشاكل الطارئة يتم الانتقال إلى مرحلة تحديد عناصر المشروع ووضع المقترحات.

2 مرحلة تحديد عناصر المشروع: Project Definition Phase

مرحلة تعريف المشروع وتحديد عناصره تتبع مرحلة الفكرة المبدئية الأساسية للمشروع، هذه المرحلة تتكـون مـن جـزأين، الأول يتكـون مـن صـفات المشروع (Project Characteristics) من حيث الافتراضات التي تحيط بالمشروع، والبدائل المختلفة المتوفرة لتحقيق أهداف المشروع، وسبل اتخاذ القرارات، والمعوقات المتوقعة وكذلك الموارد المتوفرة. أما الجزء الثاني فيتكـون مـن النظم والوسائل الرئيسية لتحقيق أهداف المشروع.

من الطبيعي في هذه المرحلـة أن لا تكون جميع المتغيرات (Variables) معروفة بدقة لتنفيذ المشروع، حيث إن معظم الخطوات وسبل تحقيق أهـداف المشروع تكون عبارة عن خطوط عريضة يتم بلورتها وتحديدها بدقة تباعاً مع تقدم مراحـل المشروع مـع الأخـذ في الاعتبـار الاحتياطات اللازمـة لأي طـارئ (Contingency) .

إذا كانت ظروف المشروع غير واضحة تماماً، وهناك متغيرات (Uncertainty) تؤدي إلى ازدياد الاحتياطات بشكل غير مقبول، يجـب اتخاذ إجراءات تصحيحية، منها تجزئة المشروع إلى عدة مراحل متتالية بحيث يتم تجميع المعلومات اللازمة لتقليل البنود غير الواضحة. هذه المعلومات يتم إدخالها واستخدامها في مراحـل المشروع الأخرى التي تم تجزئتها وذلك لتحقيق الهدف الرئيسي ومـن الإجراءات التصحيحية الأخرى يمكن أخذ أحد الطرق البديلة واختبارها إذا كانت تصلح أم لا.

في مرحلة تحديد وتعريف مكونات المشروع يجب توضيح الأمور التالية:

- كيف يمكن أن يتم تنفيذ الأعمال.

- كيف يتم تنظيم المشروع.

- من هم الأشخاص الرئيسيون في إدارة المشروع.

- الجدولة الزمنية التقريبية للمشروع.

- الميزانية التقديرية للمشروع.

3 مرحلة الدراسات الأولية:Preliminary Studies Phase

بعدما يتم تحديد وتعريف المشروع يشرع في العمل بمرحلة الدراسات الأولية التي يتم فيها تجميع المعلومات الأولية عن المشروع ويتم دراسة الجدوى من المشروع، هذه الدراسات قد تشمل الجدوى الفنية حيث يقوم الخبراء والمهندسون بدراسة إمكانية إقامة المشروع من الناحية الفنية وذلك بناء على ظروف الموقع والمناخ والتضاريس وحالة التربة وغيرها من المعطيات الهامة، كما يجب أن يكون هناك خطة سليمة وأكيدة لتمويل نفقات المشروع من بدايته إلى نهايته، أما بالنسبة للجدوى الاقتصادية فيقوم الخبراء بدراسة التكاليف والفوائد الناجمة عن المشروع. وتتم الدراسة عادة بمقارنة عدة بدائل بحيث يتم اختيار أفضل البدائل عند اتخاذ القرار النهائي للمشروع. كما أن هناك دراسات بيئية تجري لمعرفة إذا ما كان للمشروع المنوي عمله أخطار بيئية أم لا. إن معظم الدول المانحة لا تعطي تصريحا بتنفيذ المشروع إلا بعد عمل دراسة تقييم بيئي للمشروع. يتم عمل دراسات الجدوى لصالح المشاريع لمعرفة ما إذا كان المشروع المعني مرغوباً به أم لا، وذلك قبل صرف مبالغ مالية طائلة، فقبل صرف عشرات الملايين على المشروع والمخاطرة بها يخصص بضع عشرات الآلاف فقط لدراسة الجدوى الاقتصادية للتأكد من جدوى المضي في تنفيذ المشروع أم لا؟ وعليه فإن مرحلة الدراسات الأولية هي تحضير المشروع للتنفيذ في جميع مظاهره وهي ضمان لعدم إضاعة المصادر البشرية والمالية على مشروع غير مرغوب فيه، كما أن الدراسة التمهيدية للجدوى الاقتصادية ويجب أن تضع الأساس للتقييم الكامل، وذلك بالكشف على مرادفات المشروع غير المرغوبة بشكل واضح، كما يجب فحص عدد من البدائل واختيار الأفضل منها. يجب أن تبرز الدراسة التمهيدية بعض الأسئلة التي تتطلب الدراسة العميقة في التقييم الكامل مثل: المواضيع الاستراتيجية الشاملة، مواضيع التسويق، مهارات الأيدي العاملة والإدارة، الإنتاج والتقنية، التكاليف والمنافع المتوقعة، فترة دراسة الجدوى، مدة التنفيذ والقيود التي يمكن أن تعيق التنفيذ الناجح للمشروع.

4 مرحلة التخطيط: Planning Phase

عندما يتم تعريف جميع متطلبات المشروع وتحديد العناصر الرئيسية ويتم الاتفاق عليها من جهة المالك، تبدأ مرحلة التخطيط. في هذه المرحلة يتم تحضير مخططات مفصلة، تعريف وتحديد جميع الأنشطة والفعاليات، الميزانية وكذلك الموارد اللازمة لتنفيذ النشاطات، كما تشتمل هذه المرحلة على بناء الهيكلية التنظيمية (Organizational Structure ) التي تناسب المشروع وطريق الاتصال (Communication) بين الأقسام في هذه الهيكلية، كما يتم تحديد وتوظيف الطاقم الفني والإداري حسب الهيكلية، وذلك للقيام بواجبات تحقيق أهداف المشروع إلى جانب مدير المشروع؛ لهذا على مدير المشروع تحديد عدد وطبيعة الكفاءات اللازمة للمشروع.

5 مرحلة التنفيذ :Performance Phase

تتكون هذه المرحلة من تنفيذ جميع أعمال ونشاطات المشروع من بدايته إلى نهايته مع تقديم التقارير اللازمة التي تفيد عن تقدم العمل خلال مراحله. تنفيذ الأعمال يشمل إدارة وتنسيق جميع فرق القوى العاملة في المشروع وذلك في اتجاه تحقيق الأهداف المخطط لها، كما تشمل هذه المرحلة إدارة جميع موارد المشروع الأخـرى وهـي: الأمور المالية، الآلات والمعدات والمواد، بحيث يتم استغلالها والاستفادة منها بشكل ممتاز.

6 مرحلة ما بعد التنفيذ: Post- Accomplishment

هناك اعتقاد شائع بأن مرحلة التنفيذ هي آخر مراحل أي مشروع إنشائي، لكن هناك مرحلة أخرى بعد التنفيذ، ألا وهي مرحلة ما بعد التنفيذ أو تسمى في بعض الأحيان بمرحلة التقييم (Evaluation) .

وتشتمل هذه المرحلة على النقاط التالية:

- التأكد من أن صاحب المشروع أو الذي سوف يستفيد من المشروع (Customer) مقتنع (Satisfied) بالعمل الذي نفذ ومرتاح له.

- توثيق جميع ملفات المشروع وتنظيمها بطريقة سهلة حتى يمكن الاستفادة منها في أية مشروعات مستقبلية.

- صيانة وتخزين كافة المعدات التي استخدمت لإمكانية استخدامها في مشاريع مستقبلية.

- التأكيد من عملية إقفال كافة حسابات المشروع ومراجعتها بواسطة مراجعين ومدققين قانونيين.

- تقييم العاملين بالمشروع وتوزيعهم على مشاريع أخرى إن وجد.

- دفع أية مستحقات مجمدة.