أولاً: المبادئ الرقابية الخاصة بالبيئة الرقابية

Control Environment

وتشمل المبادئ الرقابية من الأول وحتى الخامس، وفيما يلي شرحاً مفصلاً لكل منها :

المبدأ الأول: على المؤسسة إيضاح التزامها بالنزاهة   

التزامات الإدارة :   

ـ يجب على الإدارة إيضاً الالتزام بالنزاهة والقيم الأخلاقية . 

ـ يجب على المدقق أن يكون قادراً على تقييم فيما إذا كانت المؤسسة ملتزمة بالنزاهة والقيم الأخلاقية أم لا. 

إن تحقيق أهداف المؤسسة مبني على تقديرات وتوجهات الإدارة ووضعها ضمن أولويات يجب عكسها ضمن معايير سلوك أخلاقية تعكس نزاهة الإدارة وتمسكها بالمعايير الأخلاقية .  

إن وضع قيم أخلاقية للمؤسسة يواجه صعوبة كبيرة نظراً للمصالح المتعارضة بين الأطراف المعنية وذلك من حيث الموازنة بين المصالح المختلفة لهذه الأطراف وهم الموظفين، والعملاء، والإدارة، والموردين، والمنافسين، كما أن القيم الأخلاقية ونزاهة الإدارة تعتبر نتائج «ثقافة المؤسسة Corporate Culture» حيث إن  ثقافة المؤسسة تتضمن معايير أخلاقية وسلوكية وطرق إيصالها وكيفية ترسيخها من خلال الممارسة ، لذلك على الإدارة إرساء منهجية «Tone at the Top» بحيث تشمل دليلاً واضحاً حول ما هو مقبول ، وما هو غير مقبول، علماً بأن أفضل طريقة لنقل رسالة السلوك الأخلاقي داخل المؤسسة تكون من خلال أفعال الإدارة باعتبارها قدوة للموظفين بحيث تعطي الأهمية للاعتبارات التالية :

- نشر الالتزام بالنزاهة والقيم الأخلاقية داخل المؤسسة من خلال الأفعال والأقوال.  - شعور الموظفين بالارتياح تجاه الأفعال الصحيحة .

- تعامل الإدارة بشكل مناسب مع مؤشرات وجود المشاكل.

وبشكل عام فإن النظام الرقابي مهما بلغت نزاهته ومصداقيته لن يتفوق على نزاهة ومصداقية من أوجده ومن يقوم على صيانته، لذلك على الإدارة تبني رسالة مفادها عدم التنازل عن النزاهة والقيم الأخلاقية، وإيصال هذه الرسالة للموظفين وإدراكهم لمضمونها والالتزام قولاً وفعلاً وبشكل مستمر بأعلى المعايير الأخلاقية في تعاملها مع الأطراف كافة .

لذلك يتم التركيز ضمن هذا المبدأ على الخصائص التالية :

1ـ المثل العليا في المؤسسة يتم وضعها من قبل الإدارة :  

يقوم مجلس الإدارة وجميع المستويات الإدارية في المؤسسة بإيضاح أهمية الالتزام بالنزاهة والقيم الأخلاقية من خلال توجيهاتهم وأفعالهم وسلوكياتهم مما يشكل دعماً قوياً لنظام الرقابة الداخلية .

كما أنه من المتوقع أن يكون مجلس الإدارة والإدارة العليا قدوة للآخرين مع الأخذ بعين الاعتبار توقعات أصحاب المصالح في المؤسسة مثال الموردين والعملاء والموظفين ... الخ . 

يقوم مجلس الإدارة والإدارة العليا باتخاذ خطوات معينة لتحديد المثل السائدة في القطاع الذي تعمل فيه المؤسسة، لاسيما وأن كافة الأطراف ذات العلاقة تتأثر بالعادات الاجتماعية والأعراف الأخلاقية السائدة في القطاع التي تعمل فيه المؤسسة.

2ـ تقوم المؤسسة بوضع معايير للسلوك :  

يتم تعريف توقعات مجلس الإدارة والإدارة العليا فيما يتعلق بالنزاهة والقيم الأخلاقية ضمن معايير سلوك خاصة بالمؤسسة يتم فهمها واستيعابها من قبل جميع المستويات الإدارية والموظفين بالمؤسسة إضافة إلى الجهات الخارجية التي تتعامل مع المؤسسة مثل الموردين وشركاء الأعمال. 

وتعتبر هذه المعايير دليلاً إرشادياً للمؤسسة بخصوص السلوكيات والأنشطة والقرارات التي يتم اتخاذها لتحقيق الأهداف عن طريق تحديد الفروقات بين الخطأ والصواب وإصدار التوجيهات الضرورية التي تقع بين المفهومين آخذين بعين الاعتبار المخاطر المتعلقة بها. 

كمـا يـجـب أن يتم بيـان القوانين واللوائح والقواعد المتعلقة بأصحاب المصالح في المؤسسة، ومثال ذلك المسؤولية الاجتماعيـة للمؤسسـة تجـاه المجتمع.

3- تقيم الإدارة الالتزام بمعايير السلوك :  

يتم تطبيق عمليات تتضمن تقييم أداء الأفراد في ضوء معايير السلوك التي تم تبنيها من قبل المؤسسة، وعلى المؤسسة إيضاح الالتزام بالنزاهة والقيم الأخلاقية من خلال التزامها بتطبيق معايير السلوك وخاصة عند اتخاذ القرارات الصعبة والتي تتطلب دائمـاً الاستفسار، هـل هـذه القرارات تتوافـق مـع معايير السلوك الأخلاقي أم لا.

كما أن معايير السلوك المهني تمثل أساساً لتقييم النزاهة والقيم الأخلاقية في المؤسسة ولدى الموردين الخارجيين لخدمتها، ويتم إيصال هذه المعايير من خلال سياسات المؤسسة وممارستها ومـن خـلال عقود الخدمات ، علمـاً بـأن بعض المؤسسات تشترط التوقيع على اقرارات رسمية بمـا يفيـد تسلم هذه المعايير والتعهد بالالتزام بها.

في الغالب لا يتم الالتزام بمعايير السلوك المهني نتيجة لمواقف معينة منها على سبيل المثال:

ــ عدم قيام مجلس الإدارة بالإشراف بحيادية على التزام الإدارة العليا بالمعايير. 

ــ ارتفاع مستوى اللامركزية دون وجود اشراف کاف.

ــ وجـود أهـداف للأداء توفر حوافز وضغوط قـد تـؤدي إلـى التضحية بقواعد السلوك الأخلاقي.

ــ عدم توفر وسائل اتصال كافية ومناسبة يستطيع الموظفون التعبير من خلالها عن تساؤلاتهم ضمن اطار الأمان لهم.

ــ ضعف وظيفة التدقيق الداخلي وعدم قدرتها على تقييم مدى الالتزام بقواعد السلوك وتحديد السلوك غير المناسب والافصاح عنه.

ــ وضع عقوبات غير رادعة للسلوك غير المناسب، أو لا يتم تطبيـق العقوبات بشكل ملائم.

4- التعامل مع المخالفات في وقت مناسب : 

يجب تحديد الحالات المخالفة لمعايير السلوك، وتصحيحها في الوقت المناسب.

هذا وقد تتباين الإجراءات التصحيحية التي يجب اتخاذها وذلك تبعاً لأهمية المخالفة وخطورتها ودرجة تأثيرها على المؤسسة .

ويتم تقييم التزام الأفراد بمعايير السلوك ضمن عملية منظمة يتم من خلالها أيضأ تصحيح المخالفات وتقتضي هذه العملية قيام الإدارة بما يلي :

- تعريف عدد من المؤشرات للتعرف على المخالفات لمعايير السلوك ويتم مراجعتها بصورة دورية.

- وضع إجراءات دورية مستمرة للامتثال.

- تحديد المخالفات المتعلقة بسلوكيات المؤسسة وتحليلها ورفعها لمجلس الإدارة والإدارة العليا.

ـ دراسة قوة القيادة من حيث اثباتها للنزاهة والقيم الأخلاقية كسلوك يتم تقييمه في مراجعات الأداء وعند اتخاذ قرارات الترقية.

- تجميع مخالفات معايير السلوك على مستوى المؤسسة ككل وتكليف موظفين محايدين لا علاقة لهم بها بتقييمها. 

- إجراء تحقيقات بناء على سياسات ولوائح محددة وتوثيقها.

- متابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية لمعالجة المشاكل في الوقت المناسب.

- القيام وبشكل دوري بتحليل المخالفات للتعرف على اتجاهاتها وأسبابها ورفع الإجراءات المناسبة لها مثل تعديل السياسات، أو الضوابط ، أو القيام بعمليات تدريب وتطوير وتأهيل .