خامساً : إجراءات فتح الاعتمادات المستندية :     

يسبق فتح الاعتمادات المستندية عادة اتصالات بين المشتري (المستورد) والبائع (المصدر) ، وينتج عن هذه الاتصالات اتفاق مبدئي يذكر فيه نوعية البضاعة والأسعار المتعلقة بها وكيفية الشحن وتاريخه ، ويتسلم المشتري نسخة من هذا الاتفاق المبدئي ، ويأتي به إلى المصرف لفتح اعتماد مستندي بعد أن يكون قد حصل على رخصة استيراد لبضاعة الاعتماد المستندي، ويتم اتخاذ الخطوات التالية لإكمال فتح الاعتماد المستندي : 

1- يتقدم المستورد بطلب إلى مصرفه لفتح الاعتماد المستندي وذلك بتعبئة نموذج خاص معد لهذه الغاية عادة، ويتم تحديد الشروط  الخاصة بفتح الاعتماد على أن تكون متوافقة مع الأعراف والقواعد الدولية للاعتمادات المستندية ، فيتم تحديد قيمة الاعتماد والمستندات المطلوبة وتاريخ الشحن وتاريخ انتهاء الاعتماد وما إلى ذلك. كما يقوم المستورد بالتوقيع على الشروط العامة لفتح الاعتمادات المستندية ، ويفوض المصرف بقيد المصاريف والمدفوعات المتعلقة بالاعتمادات على حسابه لدى المصرف .  

2- يقوم المصرف بدراسة طلب فتح الاعتماد المستندي للتأكد من استيفائه جميع الشروط والبيانات المطلوبة وموافقته للأنظمة المرعية والأعراف الدولية للاعتمادات   المستندية . ثم يقوم المصرف بتفريغ معلومات طلب فتح الاعتماد على كتاب الاعتماد   المستندي المعتمد من المصرف ، ويتم التوقيع عليه من قبل المفوضين من المصرف، ويتم إرساله إلى المصرف المراسل في بلد المصدر بعد التأكد من وجود رصيد كاف يغطي التأمينات النقدية والعمولة والمصاريف الأخرى بحساب العميل المستورد .               

3- يتم اقتطاع التأمينات النقدية والعمولة والمصاريف المتعلقة بالاعتماد المستندي من حساب العميل المستورد. ومن الجدير بالذكر أن نسب التأمينات النقدية والعمولة قد تختلف من عميل لآخر طبقاً لمركزه المالي، وخبرة المصرف مع هذا العميل ونوع البضاعة المستوردة ووسيلة الشحن. وتحدد هذه النسب عادة عند إعطاء العميل تسهيلات في الاعتمادات المستندية. 

4- يتم تسجيل المعلومات المتعلقة بالاعتماد المستندي في سجل خاص يسمى سجل الاعتمادات المستندية الذي يحتوي على أهم البيانات المتعلقة بالاعتماد المستندي ، ومنها رقم الاعتماد المستندي ومبلغه بالعملة المحلية والأجنبية واسم العميل فاتح الاعتماد و اسم المستفيد وتاريخ فتح الاعتماد و غيرها.

بعد استلام المصرف المراسل كتاب الاعتماد فإنه يقوم بإبلاغ المستفيد بذلك والذي يقوم بدوره بدراسة هذا الاعتماد للتأكد من مطابقتها مع الشروط المتفق عليها مع المستورد و إمكانية تحضير المستندات المطلوبة بالاعتماد. بعد ذلك يقوم المستفيد (المصدر) بتجهيز البضاعة واستصدار المستندات المطلوبة بالاعتماد، ويتم تسليمها للمصرف المراسل أو المصرف مشتري المستندات الذي يرسلها بدوره إلى المصرف فاتح الاعتماد.

عند استلام المصرف فاتح الاعتماد للمستندات فإنه يقوم بتدقيقها جيداً للتأكد من مطابقتها مع شروط الاعتماد الصادر، وأنها حديثة و غير متقادمة وتتعلق جميعها بالاعتماد. كما يجب التأكد من مطابقة مضمون المستندات مع بعضها البعض وعدم وجود تعارض بينها من حيث الوصف والكميات وتاريخ الشحن وما شابه . 

من الجدير بالذكر أن القرار الذي يتخذه المصرف بدفع قيمة المستندات أو عدم دفع قيمتها يعتبر من الأهمية بمكان لكل من المصرف نفسه بالإضافة إلى كل من المستورد والمصدر. فالمصرف يعرض نفسه للخسارة في حالة دفع قيمة المستندات مع عدم مطابقتها لشروط الاعتماد المفتوح، لأن المستورد يستطيع أن يرفض دفع قيمة مستندات الاعتماد في حال عدم مطابقتها مع الشروط الموجودة بالاعتماد و المتفق عليها مسبقاً. وقد نصت المادة 13 فقرة ب من الأصول والأعراف الدولية الموحدة للاعتمادات المستندية نشرة رقم 500 على أنه يكون لدى كل من المصرف مصدّر الاعتماد أو المصرف المعزز (إن وجد) وقت معقول لا يتجاوز سبعة أيام عمل مصرفي تلي يوم تسليم المستندات لفحصها ولاتخاذ قرار بشأن قبولها أو رفضها، وتبليغ الجهة التي تسلّم منها المستندات بقراره. 

سادساً : تعديل الاعتمادات المستندية :  

يخضع تعديل الاعتمادات المستندية غير القابلة للنقض لموافقة كل من المستورد والمصدر. وعندما يرغب المستورد بتعديل الاعتماد المستندي فإنه يقوم بتقديم طلب بهذا الخصوص للمصرف فاتح الاعتماد والذي يقوم بدوره بإبلاغ التعديل للمصرف المراسل الذي يبلغ بدوره التعديل للمصدر. ومن الجدير بالذكر أنه قد يرفض المستفيد التعديل، وفي هذه الحال يبقى المستورد ملتزماً بالشروط الأصلية للاعتماد. ومن المعلوم أنه يتم الاتفاق عادة بين المستورد و المصدر على تعديل الاعتماد المستندي قبل أن يتقدم المستورد للمصرف فاتح الاعتماد بطلب التعديل، ومن الأمثلة الشائعة على تعديل الاعتماد المستندي ما يلي: تخفيض أو زيادة قيمة الاعتماد، وتمديد صلاحية الاعتماد المستندي وتمديد صلاحية الشحن.