خامساً- المعالجة المستندية والمحاسبية للحسابات الجارية :    

إن إحكام الرقابة على عمليات قسم الحسابات الجارية، يتطلب دراسة الهيكل التنظيمي للقسم الوحدات الإدارية التي تتبعه كافة. ويعتبر قسم الحسابات الجارية بمثابة مركز للمسؤولية ويشرف عليه رئيس القسم حيث يختص بالإشراف على المعاملات المالية كافة بمختلف أوجهها من إيداع وسحب ونظراً لتعدد أوجه نشاط قسم الحسابات الجارية مما يشكل صعوبة في الإشراف على كل جزئية فيه، فقد قسم إلى وحدات فرعية مساعدة تعتبر هي الأخرى بمثابة مراكز فرعية للمسؤولية يشرف على كل وحدة منها شخص مسؤول عن وحدته، وهي وحدات الصندوق، ومراكز العملاء، والوحدة المحاسبية الحسابات الجارية، ووحدة مراجعة التوقيعات، وهناك قسمان آخران متصلان أيضاً بقسم الحسابات الجارية ويعتبران مكملين له، وهما قسم المراجعة الداخلية وقسم الحسابات العامة .

وتأخذ المستندات دورتها بين مختلف الوحدات والأقسام الإدارية التابعة لقسم الودائع تحت الطلب ، وحسب ما سبق أن تحدد لها من اختصاصات وواجبات، وتلازمها دائماً الدورة الدفترية حيث تمثل المجموعة الدفترية الوعاء الذي تصب فيه البيانات المتوافرة بالمستند. وعليه يعتبر المستند بمثابة الدليل على صحة ما ورد بالدفاتر من معلومات، وعلى سلامة تسلسل وصحة تسجيل العمليات .   

وللأغراض الرقابية فعادة يمر المستند بثلاث خطوات رئيسية هي الشباك المختص، وهي وحدة تابعة لقسم الحسابات الجارية، حيث يتولى الشخص المختص فحص المستند والتأكد من صحته ، ثم يقوم قسم المراجعة الداخلية بالتحقق من صحة المستند وصحة تفريغه في الكشوف المناسبة، وأخيراً الوحدة التي تتولى حفظ المستندات بعد انتهاء الغرض منها.  

وسوف نوضح بالتفصيل عمل كل من المجموعتين المستندية والدفترية من خلال تحليلنا للدورات المستندية للعمليات التي يقوم بتأديتها قسم الودائع تحت الطلب.

أولاً : الدورة المستندية لعملية الإيداع النقدي: Cash Deposit

تتمثل الدورة المستندية لعملية الإيداع النقدي بالخطوات التالية :

1- يتقدم المودع إلى الموظف المختص (أحد شبابيك قسم الودائع تحت الطلب) برغبته في إيداع مبلغ نقدي بحساب جارٍ لأحد العملاء ، ثم يقوم بملء قسيمة إيداع من أصل وصورتين (حافظة إيداع)، حيث يتولى الموظف المسؤول التأكد من صحة البيانات المدونة بالحافظة وسلامتها .   

2- يقدم العميل حافظة الإيداع إلى الخزينة حيث يتولى الصراف حصر النقود وتكوين فئاتها ، ثم تسجيلها في كشف تفريغ للنقدية الواردة ، ويسلم أصل القسيمة للعميل كمستند دال على الإيداع النقدي .         

3ـ ونظراً لمتطلبات السرعة في تحديد مراكز العملاء عقب كل عملية إيداع أو سحب ، فعلى الصراف أن يسجل من واقع صورة لقسيمة في وحدة مراكز العملاء باستخدام الحاسب الآلي في بطاقات مراكز العملاء، حيث تشمل كل بطاقة على  خانات لأوجه الإيداع والسحب و الرصيد و التاريخ ورقم المستند، كما يحتفظ الصراف بالصورة الأخرى لقسيمة الإيداع لأنها تمثل مستند التسجيل بكشف النقدية الواردة .  

4- تتلقى الوحدة المحاسبية للحسابات الجارية صورة قسائم الإيداع من وحدة مراكز العملاء، بعد أن يتولى قسم المراجعة الداخلية مطابقة صور قسائم الإيداع مع كشوف تفريغ الحوافظ من واقع بيانات الحاسب الآلي ، ويتبع أسلوب المراجعة الكاملة في هذه الحالة والتأشير عليها بما يفيد صحة وسلامة التفريغ ، كما تستخدم صور قسائم الإيداع كمستند قيد في دفتر يومية الحسابات الجارية أو كما يسمى " ملحق الحسابات الجارية "، وهو عبارة عن بطاقات لمراكز العملاء يتم تسجيل كل عملية مالية، ثم يرحل منه إلى دفتر الأستاذ المساعد للحسابات الجارية .

وتحتفظ هذه الوحدة بصور قسائم الإيداع كمستند قيد، ثم تعد كشوف أخرى تمثل ملخصاً لعمليات الإيداع النقدي في نهاية كل يوم أو كل فترة دورية متفق عليها، وتُرسل إلى قسم المراجعة الداخلية التابعة للإدارة العليا للمصرف للتأشير عليها بما يفيد صحة التسجيل و الترحيل.

5- يُرسل قسم المراجعة الداخلية هذه الملخصات المعتمدة منه إلى قسم الحسابات العامة، ويحتفظ لديها بكشوف التقنية الواردة وصور قسائم الإيداع بما يفيد المراجعة الكاملة للعمليات التي وردت إليه كافة. 

6- كذلك يتولى قسم الحسابات العامة إعداد كشوف الحساب للعملاء المتضمنة أوجه الإيداع والسحب والرصيد، حيث يحتفظ المصرف بصورة منه ويُرسل الأصل إلى العميل في نهاية كل شهر أو كل ثلاثة شهور أو ستة شهور أو حسب الاتفاق. 

7- يتولى قسم الحسابات العامة من وقائع ملخص الحركة اليومية إجراء قيد اليومية المركزي في دفاتر اليومية العامة على النحو التالي :

ثم تُرحَل في نهاية كل فترة إلى دفتر الأستاذ العام.   

ومن الجدير بالذكر أن استخدام برنامج حاسب آلي يمكن من اتباع كل الخطوات السابقة بمجرد إدخال بيانات عملية الإيداع النقدي في حساب العميل وفقاً لرقم حسابه ووفقاً للعملة التي يتم بها الإيداع (عملة محلية أو أجنبية). 

فعلى سبيل المثال، قد تعد قسيمة الإيداع النقدي يدوياً أو آلياً ، وفقاً لدرجة آلية برامج الحاسب الآلي المستخدم، ومع توقيع المُودع يتم إدخال بيانات القسيمة فور عملية الإيداع، ويتم الترحيل آلياً Computerized إلى بطاقات مراكز العملاء ، ويومية الحسابات الجارية، ثم الحسابات العامة. على أنه يفضل مقارنة مستندات قسائم الإيداع كافة مع الكشف التفريغي لحركة اليوم في قسم المراجعة الداخلية للتأكد من صحة تلك العمليات كافة.