من المعروف أنه قبل البدء في إجراء الملاحظة يجب تحديد الهدف الذي يسعى الباحث في الحصول عليه من ملاحظته، وتحديد الأشخاص المعنيين بالملاحظة مع الأخذ في الاعتبار ضرورة الاختيار الجيد والملائم لهؤلاء الأشخاص، وكذلك تحديد الفترة الزمنية اللازمة للملاحظة بحيث يتناسب مع الوقت المخصص للباحث بالإضافة إلى ترتيب الظروف المكانية الملائمة للملاحظة، وتحديد النشاطات المعنية بالملاحظة، وجمع المعلومات بشكل نظامي ثم تسجيلها وللتأكيد على هذه الخطوات سوف نلقى الضوء على بعض هذه العناصر في السطور القادمة.

1 - الاقتراب من الجمهور:

تعد هذه الخطوة بمثابة الأساس الذي تقوم عليه الملاحظة واستمرارها، وفي البداية يجب على الباحث أن يحصل على التصريح بالملاحظة خصوصاً عند ملاحظة الجماعات الرسمية مثل الطلبة في المدارس أو العمال في المصانع، ويبدأ بتحديد موضوع الدراسة وأهدافها وأهميتها، وكيفية استخدام النتائج مع الإشارة إلى أهمية تأمين سرية البيانات التي سيحصل عليها من خلال عملية الملاحظة.

2- تصميم بطاقات الرصد:

يعتمد تصميم بطاقات رصد الملاحظة على طبيعة البيانات السلوكية المستهدفة من الملاحظة والتي تحدد الوقائع المطلوب تسجيلها، ويفضل في تصميمها تصنيف السلوك المستهدف في فئات تمثل الوقائع المحتملة حتى يسهل على القائم بالملاحظة تسجيلها بدقة، ويسهل على الباحث بعد ذلك تصنيف البيانات وتبويبها وتحليلها بدقة؟.

3 - اختيار وتدريب القائمين بالملاحظة :

تعتبر هذه المرحلة على درجة كبيرة من الأهمية نظراً لاعتماد صدق نتائج الملاحظة على مهارة القائمين بها وعدم تحيزهم في مرحلة التسجيل، وحاجة الملاحظة إلى المهارات الاتصالية والعلاقات العامة لكسب ود وتأييد مجتمع الملاحظة، وتحتاج عملية الملاحظة أيضا إلى توافر الألفة مع الأفراد الملاحظين حتى يثقوا في القائم بالملاحظة من حيث الاستعداد للتكيف مع المواقف أو الجماعات التي سيعايشها، وكذلك القبول الاجتماعي وتوفر المهارات الاتصالية، ويجب تركيز التدريب أيضا على التعريف بموضوع الملاحظة وأهميتها وعلاقته بموضوع الدراسة والجهة التي تكفل الدراسة حتى يكون الموضوع واضحا لدى الملاحظ تماماً، وحتى يتمكن من الإجابة عن أي تساؤلات توجه إليه أثناء عملية الملاحظة.

وتتضمن عملية التدريب أيضا تنمية المهارات الاتصالية لدى القائمين بعملية الملاحظة، والتكيف ومواجهة المواقف، وتدريبهم على نوعية البيانات المستهدفة والوقائع السلوكية التي تعكسها والفئات التي يتم تصنيف هذه الوقائع في إطارها، وكذلك طريقة التسجيل، وكيفية توفير سرعة ودقة الملاحظ وموضوعتيه.