الفصل الثالث

تسجيل العمليات المالية 

Recording  Financial  Transactions  

 يتوجب على المحاسب بعد قيامه بتحليل العمليات المالية إلى طرفيها المدين والدائن تسجيل هذه العمليات في دفاتر محاسبية مخصصة لذلك - ونؤكد على أنه لا يمكن للمحاسب أن يسجل أي عملية ما لم يكن هناك مستنداً يؤيد صحتها – ولهذا فإننا سنتعرض في بداية هذا الفصل إلى المصادر المعتمدة لتسجيل العمليات المالية وهي ما يطلق عليها محاسبياً مصادر القيود . فالقيد هو تسجيل العملية المحللة ، وتجدر الإشارة إلى أنه هناك أكثر من نظام يعتمد عليه في تسجيل العمليات وأكثر هذه الأنظمة شيوعاً واستخداماً في الحياة العملية نظام القيد المزدوج والذي سنتعرض له خلال هذا الفصل ، كما أن القيد المحاسي له أكثر من شکل سنعرضها في هذا الفصل .

ــ مصادر القيود المحاسبية :

تصنف مصادر القيود المحاسبية إلى مجموعتين أساسيتين هما :

أ- مصادر غير مباشرة : وهذه المصادرتستخدم كوسائل إثبات للعمليات ولاتعتبر مصدراً معتمداً للتسجيل من واقعها في الدفاتر المحاسبية وإنما يجب تفريغ محتوياتها في أحد المصادر المباشرة ،وتصنف المصادر غير المباشرة إلى مجموعتين : 

1 - مجموعة الأوراق الثبوتية :  وتتضمن هذه المجموعة أوراق ثلاث هي : 

- الإشعار المدين Note  Debit : وهو الإشعار الذي يرسل للعميل لإشعاره بأن مطالبة الشركة  قد زادت كما في حالة شرائه بضاعة على الحساب .

- الإشعار الدائن Note  Credit :  وهو الإشعار الذي يُرسل للعميل لإشعاره بأن مطالبة الشركة له قد نقصت كمافي حالة سداد العميل لجزء من الدين الذي عليه .

- الفاتورة Invoice :  وهي کشف يتضمن بیان تفصيلي بالبضاعة المباعة أو المشتراة من حيث الصنف والكمية وسعر الوحدة والقيمة الإجمالية وطريقة السداد وموعده مع بيان اسم المشتري والبائع إذا كانت الفاتورة مُروسّة

2 - مجموعة الأوراق التجارية : وتتضمن هذه المجموعة أوراقاً ثلاث هي : 

- الشيك Cheque : وهوصك مكتوب يتضمن أمراً من الساحب (صاحب الحساب) إلى المسحوب عليه (البنك ) بأن يدفع إلى طرف ثالث (المستفيد) مبلغ محدد من المال بمجرد الاطلاع . 

- الكمبيالة  Note Promissory: وهي صك مكتوب يتضمن تعهداً من شخص بأن يدفع إلى شخص آخر مبلغاً معيناً من المال في تاريخ محدد يسمى تاريخ الاستحقاق بكفالة شخص أوشخصين حسب مقتضى الحال .   

- ورقة السحب Exchange  of  Bill : وهي صك مكتوب يتضمن أمراً من شخص إلى شخص آخر بان يدفع المدين إلى طرف ثالث مبلغاً من المال في تاريخ محدد يسمى تاريخ الاستحقاق . 

ب- مصادر مباشرة : وتسمى أحياناً مجموعة المستندات الرئيسية حيث تعتبر المصدر الرئيسي للتسجيل في الدفاتر المحاسبية إذ يتم تفريغ محتويات المصادر غير المباشرة في أحد مستندات هذه المجموعة ومن واقعه تُسجل العملية في الدفاتر المحاسبية  وتتضمن هذه المجموعة المستندات الثلاثة التالية : 

1- مستند القبض: Receipt Voucher  : وهو المستند الذي يُحرر عند استلام مبلغ من المال نقداً أو بشیکات .

2 - مستند الصرف (الدفع)  Voucher  Payment: وهو المستند الذي يُحرر عند دفع مبلغ من المال نقدا أوبشیکات.

3ـ مستند القيد Entry Voucher : وهو المستند الذي يُحرر عند حدوث اي عملية على الحساب كشراء بضاعة او بيعها ، شراء أثاث على الحساب وهكذا ...
ويتضمن ملحق هذا الفصل نماذج مقترحة لمصادر القيود المباشرة وغير المباشرة .

وجدير بالذكر ان المحاسب يقوم بعمله وفق خطوات متسلسلة يُطلق عليها محاسبياً اسم الدورة المحاسبية وسنوضحها فيما يلي .