مبادئ إدارة الوقت : Principle of Time Management

إن إدارة الوقت تعتبر عملية تتكون من مهام التخطيط والتنظيم والرقابة أي أن إدارة الوقت تستلزم وجود مهارة التخطيط والتنظيم لاستخدامها بفعالية وكذلك مهارة الرقابة على استخدامها.

1- التخطيط : 

عادةً ما يقع المدراء في مصيدة عدم التخطيط بحجة أنه يأخذ وقتاً كبيراً ، وبالرغم أن التخطيط يأخذ وقتاً طويلاً أول الأمر فإنه يعوض ذلك الوقت حيث ينجز المدير أفضل ويوفر جهداً ووقتاً في الأداء الحقيقي للنشاطات والمهام المناطة به.

والتخطيط يعد أكثر مهام القائد الإداري أهمية وبدونه لا يستطيع أن يكون لديه صورة واضحة عما يود إنجازه ولا عن طريقة ذلك، ربما يكتشف المدير مثلاً وهو في أثناء تأدية برنامجه أو عمله أن الموارد المخصصة للقيام بذلك غير متوفرة أو كافية ، ولو كان هناك تخطيط مسبق لربما تفادى الوقوع في أزمة. إذ أن فقدان التخطيط يؤدي إلى تدهور البرامج أو إلى الكسل بعد إنهاء العمل أو إلى الجلوس بدون عمل أو إلى ازدواجية في العمل أو عدم إنهاء الأعمال في موعدها المحدد. والحقيقة أنه يمكن أن يفعل الموظف أكثر في الوقت الذي يخصص بواسطته التخطيط الفعّال للأعمال، وأول خطوة يمكن القيام بها أن يُخصص وقتاً للتفكير، إذ أن الساعة الهادئة توفر الوقت للتفكير والتخطيط .  

إن التخطيط للوقت يومياً هو أفضل طريقة للقيام بالأعمال ، ففي الصباح أو في نهاية يوم العمل يُفضل ترتيب ما يُراد تحقيقه ومع مرور الوقت يصبح التخطيط اعتيادياً ، واللحظات التي تقضي في التخطيط تضمن توجيهاً سليماً وإنجازاً رائعاً، إن تخطيط الوقت هو أكثر عناصر الإشراف التي يكثر التحدث عنها والمهمله في نفس الوقت.

خطوات التخطيط :

أ- معرفة المعلومات والبيانات

إن أول خطوات التخطيط هو أن يقوم المدير بتحليل دقيق لكيفية قضاء الوقت، حيث أنه بدون هذه المعلومات يصعب تحديد العادات والأنماط التي يحتاج إلى تنفيذها في العمل، والأفضل هو الاحتفاظ بسجل زمني يومي يسجل الوقت الحقيقي الذي يقضي في كل مهمة ولعدة أيام حيث يقسم كل ساعة إلى فقرات بين 15 ، 20 دقيقة لتسجيل المهام والأنشطة فيها، وبعدها تتاح الفرصة لجمع معلومات تحدد ما يمكن عمله.

ب - تحديد الأهداف :

على المدير أن يحدد الأهداف التي يود تحقيقها وتقسيمها إلى أهداف طويلة المنال، وأهداف قصيرة المنال، وتحديد أيضاً الوقت اللازم لكل هدف وعليه أن يكتب أهدافه وخططه في قائمة يومية ويتتبّع ما كُتب فيها لأن  هذه طريقة سريعة للسيطرة على الوقت وتُعتبر الطريقة التي تستخدم الوقت قبل التنفيذ. 

ج- ترتيب الأولويات :       

والأولويات تحتاج إلى تحديد حيث تكتب الأمور التي يريد المدير أن يقوم بها غداً ثم يحددها حسب أهميتها أ، ب، ج ثم يبدأ في الأولويات بحيث يركز على القيام بالمهام ذات الأولوية والمبدئية قبل نظيريتها، فما كان مطلوباً بصفة عاجلة يجب أن يُبادر به ويؤخر ما ليس له صفة العجلة وما كان له وقت محدد يجب أن يعمل في وقته.

2- التنظيم

على المدير أن ينظم وقته بين الواجبات الملقاة على عاتقه والأعمال المختلفة. وتنظيم الوقت يراعى أن يكون فيه جزء للراحة والتفكير والترويح فإن النفس تسأم بطول الجهد وليس المهم أن يعمل المدير بل المهم أن يعمل العمل المناسب في الوقت المناسب .

مبادن التنظيم :

1- وجود خريطة تنظيمية يعرف المدير والعاملين موقعهم في الخريطة التنظيمية، وبذلك تكون خطوط السلطة واضحة .

2- تقسيم العمل وذلك بتقسيم المهمة الكبيرة إلى مهام أصغر يمكن السيطرة عليها . 

3- معرفة طرق تنظيم العمل لتحسين أداء الانضباط وتنظيم الوقت وهي:

أ- التعوّد على عادات عمل سليمة.

ب- حجز فترات زمنية طويلة غير متقطعة لتأدية العمل .

ج- إكمال العمل الأول قبل البدء في عمل جديد.

د ـ معرفة الأمور الأكثر استعجالاً والتركيز على الأولويات.

هـ ـ مراجعة الطرق التي تتعامل مع الأعمال الكتابية ومحاولة تطبيق طرق جديدة للتصرف بسرعة وفعالية.  

3- الرقابة :

إن فكرة الرقابة على الوقت تعتبر من أسس الإدارة السليمة وتزيد من فاعليتها ، إن تغيير الخطة اليومية والمتابعة اليومية ضروران لإدارة الوقت.

تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة إذ لا يمكن إنجاز العمل إلا إذا كان هناك خطة أو معيار يتم بموجبه مقارنة النتائج المتوقعة .

فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء والإنتاج بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها  .

إن الرقابة على الأعمال تشمل ما يلي:

أ- متابعة الجدول الزمني ومعرفة ما تم إنجازه وما هي العوائق التي اعترضت التنفيذ .

ب ـ معرفة الأهداف التي تم تحقيقها.

ج- معرفة كل مهمة وما استغرقت من وقت.

وبشكل عام يحتاج المدير لأن يعرف كيف يمضي وقته وكيف يخطط وينظم له، فالتحكم في الوقت هو الرغبة في تحمل المسئولية . وإذا شعر بأن هناك نقصاً في الوقت أثناء عمله فهذا مؤشر أن مهارته الإدارية تتجه نحو العدم .