البيانات الأساسية لتوصيف الوظائف وطرق جمعها  

تستند عملية التوصيف لتحقيق الأغراض التي سبق الاشارة اليها ، على مجموعة متكاملة من البيانات يجب تجميعها بعناية خاصة حتى يمكن تحليلها بدقة ، كي تتمكن المنظمة من الاستناد عليها لرسم السياسات الخاصة بادارة الأفراد ، وبالتالي ينبغي مراعاة الدقة في جمع وتحليل البيانات الخاصة بكل وظيفة إذ قد يترتب على اخطاء التوصيف مشکلات معقدة على مستوى المنظمة ككل مما يؤدي بالنتيجة إلى خلل في الأداء التنظيمي .

هذا ولما لهذه الوظيفة من أهمية خاصة، تلجأ المنظمات إلى بيوت الخبرة للاستعانة بها عند القيام بتوصيف الوظائف وذلك لضمان تحقيق التوافق والتوازن بين مكونات الوظيفة وأبعادها وبين مكونات ومواصفات شاغل الوظيفة . 

وفيما يلي البيانات الأساسية التي يجب مراعاتها عند تحليل الوظائف .

1 ـ التعريف بالوظيفة ومستواها التنظيمي .

2 - وصف للواجبات والمسؤوليات.

3 . السلطات المعطاة لشاغل الوظيفة .

4- بيئة ومحيط الوظيفة.

5 ـ خطوات ومعدل الأداء المطلوب.

6- المقومات الانسانية للوظيفة .

7 ـ العلاقات الوظيفية.

8 - مواصفات شاغل الوظيفة .

هذا ويمكن جمع البيانات السابقة بطرق متعددة تختلف باختلاف ظروف الوظيفة والغرض من التوصيف ، ويفضل أن يقوم محلل الوظائف باتباع اكثر من طريقة حتى يقارن البيانات التي يحصل عليها ويضمن صحتها ودقتها.

ويمكن التمييز بين ثلاثة طرق لجمع البيانات المتعلقة بتوصیف الوظائف :

 1. طريقة المقابلة .

 2 - طريقة الاستقصاء .

3 ـ طريقة الملاحظة الشخصية . 

1 ـ طريقة المقابلة Interview :

تعتبر هذه الطريقة من أكثر الطرق شيوعاً وأكثرها دقة لأنها تعتمد على الاجتماع المباشر بشاغل الوظيفة ، وتوجيه كافة الأسئلة المتعلقة به وبمكونات الوظيفة التي يمارسها .

ومما لا شك فيه أن المقابلة تساعد القائم بالتوصيف على الاتصال بالرئيس المباشر لشاغل الوظيفة، وبالتالي استخلاص المعلومات خاصة عن الأداء التي قد تكون غافلة عن شاغل الوظيفة.

ان طريقة المقابلة هذه تساعد كثيراً القائم بالتوصيف من إجراء مقارنة  بين البيانات التي حصل عليها من الرئيس المباشر وشاغل الوظيفة، وبالتالي يستطيع الوقوف على مدى صحتها والتحقق من دقتها. 

وبالرغم من فعالية هذه الطريقة في جمع البيانات، إلا أن نجاحها يتوقف بالدرجة الأولى على تعاون شاغل الوظيفة خاصة عند میله إلى عدم التعاون إذا شعر أن المقابلة ستؤدي إلى نتائج لا تتفق في مجملها مع مصلحته، وفي هذا الإطار يجب على القائم بالتوصيف خلق مناخ يتيح لشاغل الوظيفة الافصاح عما يفكر به لضمان صحة ودقة البيانات، والا ستكون النتائج المترتبة على المقابلة بعيدة عن الواقع.

يتضح مما سبق أن لهذه الطريقة مزايا متعددة نوجزها :

1ـ تمكن من الحصول على معلومات وبيانات كاملة ودقيقة عن الوظيفة .

2 ـ لا تعتمد على وصف شاغل الوظيفة لوظيفته .

3 ـ تمكن من التمييز بين البيانات والمعلومات الدقيقة والبيانات غير الضرورية نتيجة للملاحظة المباشرة للقائم بالتوصيف.

4- تمكن من توضيح كثير من الأسئلة والتساؤلات وعدم الوقوع في أخطاء إساءة فهم الأسئلة .

بالمقابل يعيب هذه الطريقة ما يلي : 

1ـ تتطلب وقتاً طويلاً خاصة عند القيام بتوصيف عدد كبير من الوظائف . 

2- إرتفاع التكلفة نسبياً مع إنخفاض انتاجية شاغل الوظيفة أثناء مدة المقابلة .

3ـ إهمال شاغل الوظيفة لبعض اجزاء وظيفته خاصة التفصيلية منها لأنه تعوّد على أدائها بطريقة روتينية . 

4- عدم استطاعة كثير من الأفراد التعبير عن أفكارهم مما يقلل من فاعلية البيانات المستخلصة من المقابلة . 

2ـ طريقة الاستقصاء Questionnaire

تعتمد هذه الطريقة على اعداد نموذج أو قائمة من الأسئلة متعددة  الاتجاهات والجوانب التي تتصل مباشرة بالوظائف ومن ثم توزع على كافة أفراد التنظيم للاجابة عليها، ومن ثم إعادتها إلى القائمين بالتوصيف حيث يتم مراجعتها، ومن ثم تُبوب هذه البيانات تمهيداً لتوصيفها.  

مزايا طريقة الاستقصاء : 

تمتاز هذه الطريقة بما يلي :

1 ـ سرعة تجميع البيانات كونها توزع على عدد كبير من الأفراد . 

2- لا تحتاج إلى وقت طويل يُخصص لكل فرد على حدة وإنما لوقت قصير ولجميع الأفراد . 

3 ـ قلة التكاليف نظراً لعدم تعطيل الفرد عن أداء عمله الا لوقت قصير .

عيوب طريقة الاستقصاء:

يؤخذ على هذه الطريقة ما يلي :

1 ـ صعوبة صياغة قائمة الاسئلة أو صحيفة الاستقصاء التي تساعد على جمع المعلومات .

2 ـ صعوبة توحيد وتبويب البيانات واستخلاص النتائج نظراً لاستخدام مصطلحات وألفاظ مختلفة ذات دلالات متشعبة الاجابات . 

3 ـ تعرض المجيبين على الاستقصاء لاخفاء معلومات كثيرة لعدم وضوح الأسئلة في كثير من الأحيان .

4 ـ عدم تعاون المجيبين على إعطاء بیانات دقيقة وذلك لشعورهم بالخوف من نتائج التوصيف ، وذلك لعدم وجود اتصال شخصي بينهم وبين القائم بالتوصيف لتوضيح الهدف من التوصيف . 

بالاضافة إلى الطريقتين السابقتين تعمد ادارة الأفراد على الجمع بين الطريقتين إذ تستخدم قائمة الاستقصاء في بداية التوصيف ومن ثم بعد إعادتها يتولى القائم بالتوصيف فحص البيانات والتأكد من دقتها وصحتها وذلك للكشف عن المواضيع التي تحتاج إلى المزيد من التفسير والتوضيح  ويلي ذلك القيام بالمقابلات لشاغلي الوظائف والرؤساء المباشرين لتوضيح الموضوعات السابقة . 
 

3. طريقة الملاحظة الشخصية Observation : 

تستخدم هذه الطريقة في توصيف الوظائف التي تتصف بالتكرار، وتتم عن طريق ملاحظة القائم بالتوصيف للفرد أثناء قيامه لكافة المهام المتعلقة بوظيفته مع اختبار كامل لكافة الوسائل والأدوات التي يستخدمها بغرض التحليل.

تعتبر هذه الطريقة من الطرق المساعدة للطريقتين السابقتين، إذ تساعد على تكوين فكرة مبدئية عن الوظيفة ومن ثم يتم استخدام الطرق الأخرى.