تتكون عملية الاتصال - طبقاً لما سبق أن بيناه - من عدة مراحل متداخلة ومعقدة ، ونظراً للأخطاء أو الهفوات الي يحتمل أن تحدث في كل منها مما يتسبب في نشوء معنى أو معان غير مقصودة من الاتصال، وتندرج هذه الأخطام ضمن اربعة معوقات أساسية هي :

 - 1خصائص المستقبل

يتباين الأشخاص في الاستجابة لنفس الرسالة لأسباب ودوافع شخصية مختلفة منها التعليم والتجارب السابقة، وبناء على ذلك يختلف رد فعل شخصين من بيئتين مختلفتين حول موضع واحد، كما تؤثر الدوافع الشخصية في فك رموز الرسالة وتفسيرها، فالموظف الذي يتميز بالحاجة القوية للتقدم في المنظمة، ويتصف بالتفاؤل قد يفسر ابتسامة الرئيس المباشر وتعليقه العارض كمؤشر الى أنه شخص محبوب وعلى المكافأة التي تنتظره ، أما الشخص الذي يتصف بضعف الحاجة للتقدم وينزع للتشاؤم فقد يفسر نفس التعليق من المدير على أنه شيء عارض ولا علاقة له بأي موضوع.

- 2 الإدراك الانتقائي للرسالة الإعلامية

حيث يتجه الناس الى سماع جزء من الرسالة وإهمال المعلومات الأخرى لعدة أسباب منها الحاجة الى تجنب حدة التناقض المعرفي، لذلك يتجه الناس الى غض النظر عن المعلومات الي تتعارض مع المعتقدات التي رسخت فيهم من قبل، ويحدث الإدراك الانتقائي  للرسالة حينما يقوم المتلقي بتقويم طريقة الاتصال بما في ذلك دور وشخصية وقيم ومزاج ودوافع المرسل.

-3 المشكلات اللغوية أثناء ارسال الرسالة الإعلامية

تعتبر اللغة من أبرز المجموعات المستخدمة في الاتصال بيد أن المشكلة هنا تكمن في أن كثر من الكلمات الشائعة الاستخدام في الاتصال تحمل معان مختلفة للأشخاص المختلفين، فقد تكون للكلمة عبارات ومعان متعددة بحيث تحمل تفسيرات مختلفة، أو أن تكون اللغة خاصة لمجموعة فنية معينة من الصعب عليهم فهمها كأن يبتسم المدرس مثلا للطالب ويقول له مبروك إن نتيجة الاختبار سلبية في حين أن الطالب لا يدرك معنى كون الاختبار سلبي .

4- ضغط الوقت أثناء تقديم الرسالة الإعلامية

يشكو الأفراد عموما من أن الوقت هو أندر الموارد، ودائماً يؤدي ضيق الوقت الى تحريف المعلومات المتبادلة، ويعزي ضيق الوقت للجوء إلى تقصير قنوات الاتصال الرسمية كأن يصدر المسؤول امراً شفوياً لأحد الموظفين لإنجاز عمل معين بحجة انتهاء فترة الدوام، ومن ثم لا يسجل هذا الأمر في السجلات الرسمية لتحدد من خلاله المسؤوليات، اضافة الى أن الموظف بسبب ضيق الوقت قد ينفذ هذا الأمر بشكل لم يكن أصلا في ذهن المسؤول.