هي الإجراءات والعمليات الفنية والمتخصصة التي يسهل توفيرها وتنظيمها واستخدام المعلومات عن طريق جمعها في أوعيتها وأشكالها المختلفة ومن مصادرها المتنوعة، ثم خزن هذه المعلومات بشكل يؤمن الحفاظ عليها وتنظيمها وتحليلها وفهرستها وتصنيفها لتكون جاهزة للاستخدام عند الحاجة، وبعبارة أخرى أن عملية توثيق المعلومات تشمل البحث عن المعلومات في مختلف المصادر والأصول، ثم اختيار المناسب منها وفهرستها وتصنيفها وتحليلها واستخلاصها وكشفها وتهيئتها للاسترجاع حين الطلب، سواء كان هذا الاسترجاع يدوي أو آلي بواسطة الحاسبة الإلكترونية.