علينا دائماً أن نعرف أنّ طريق النجاح في العمل يبدأ من التفكير والاستشارة والتخطيط المدروس حتى نصل إلى الأهداف بأقل جهد وبأسرع وقت وبأفضل ثمر وهناك خطوات ينبغي أن نسلكها في هذا الاتجاه وهي كالتالي:

1ـ التخطيط  : ونعني به وضع الأهداف وقراءة نتائجها ووضع الحلول للمضاعفات السلبية التي قد تنجم عنها مضافاً إلى تعيين اسلم الطرق للوصول إليها.

2ـ التنظيم : ونعني به تحديد الأهداف البعيدة والأخرى القريبة وفرز الأولويات وتوزيع الأدوار والأوقات على الأفراد المناسبين أو اللجان لإنجازها.

3ـ المتابعة : ومهمتها في بعدين :

الأول : التوجيه والتعليم والسعي المستمر لإيجاد التنسيق والتعاون بين أطراف العمل.

الثاني : السيطرة والمراقبة على الأعمال للتأكد من سير الأعمال وفق الخطّة الموضوعة وتصفية العوالق أو الموانع التي يمكن أن تعرقل مسيرة العمل ، وبعد كل هذا تبقى الإدارة بحاجة إلى وقفات بين آونة وأخرى لملاحظة سير العمل في الاتّجاه العام وموازنة الخطط والطموحات مع مستوى الأداء لتكوين مرحلة تقويم وموازنة.

 إذ لا يكفي أن ترسم الإدارة هدفاً وتضع خطّة وتمشي في اتجاه الهدف وإنّما لابد لها أن تعرف أيضا أنّها هل تضمن الوصول إلى الهدف.. وكيف ستضمن ذلك؟ ، لا شكّ أنّ هذه الخطوات هي مهمة المدير والإدارة الطموحة ولا يتحقق الطموح في الخطوة الأولى ولا الثانية منها ، ما لم يجمع المدير المستشارين ومشاركة كل من يمكن أن يسهم في تكاملية الخطوات ومنهجيّتها بشكل إيجابي وفعّال.

أمّا الثالثة فهي مهمّة المدير أولاً ويمكن أن يديره بشكل مباشر أو بالوسائط عبر لجان أو أفراد وإن كان الأول أفضل واضمن ، وعليه فإنّ الإدارة عملية دائرية تتكامل فيها كل الوظائف والأدوار على اختلاف المراتب وتعتمد بعضها على البعض الآخر لتشكّل حلقة دائمة الدوران في البعدين المحوري والدائري لتضمن السيرين العمودي والأفقي الناجح.

ولأهمية التخطيط في إنجاح العمليات الإدارية سنتوقف عنده بعض الشيء.

التخطيط :

لا شك أنّ التخطيط المدروس أساس العمل الناجح والإدارة البارعة هي التي تتمتع بتخطيط حكيم يوازن بين الإمكانيات المتاحة والطموحات.

ولكي يكون التخطيط اكثر منطقية واعتدال لابدّ وإن يعرف المخططون أهدافهم المنشودة بشكل واضح ودقيق.

وهناك أمور ينبغي أن نأخذها بنظر الاعتبار قبل وضع الخطّة وهي:

1. فهم وتحليل الوضع الذي أنت عليه وما هي الإمكانيات والفرص المتاحة إليك الآن.

2. تحديد ما ينبغي القيام به الآن وما ينبغي القيام به في المستقبل.

3. رسم منهجيّة العمل الذي نريد القيام به موازناً بين الإمكانيات والطموحات.

4. تقييم الإنجاز والأداء ووضع الحلول للأزمات الطارئة أو تطوير الأساليب الموضوعة وبتعبير آخر متابعة التنفيذ ومطابقته على الخطّة.

5. لوضع الخطّة موضع الإنجاز الفعّال لابدّ من تقسيم العمل وأدواره وتوزيع المهام الأساسية ثم من هو الفرد المناسب أو الجماعة المناسبة التي تجيد إنجاز المهمّات أو يمكن أن تسهم في إنجازها بشكل ناشط فعّال.

 ولعلّنا نوضّح الفكرة بمثال: إذا أردنا تطوير مستوى الأعمال في المؤسسة أو توسعتها أو تنشيطها بشكل أفضل لابد أن نطّعم الأعمال بأفراد جدد وبطاقات متحمسة وهادفة وهذا ليس دائما في المتناول وإنما لابد من صناعة الطاقات المطلوبة وهذا لا يتم إلا عبر تربية مجموعة من الكوادر والخبرات ولإدارة ذلك بشكل فاعل فانّه لابد من وضع خطّة مناسبة ولكن من أين نبدأ؟

أولاً: ينبغي أن نعرف ماذا نريد؟ وبعد أن عرفنا أنّنا بحاجة إلى كفاءات ومهارات عالية ندعم بها أعمالنا ومشاريعنا نكون قد قطعنا الخطوة الأولى الأساسية في اتجاه الصواب وهو تعيين الهدف الأعلى الذي نطمح إليه وهو تربية مجموعة من الخبرات والمهارات التي يمكن أن تمسك بزمام الأمور في المستقبل في أي بعد من الأبعاد كـ إدارة دولة أو جماعات سياسية أو إعلامية أو صحف ومجلات أو مؤسسات اجتماعية... الخ. وواضح أنّ تحديد الهدف الأول يتدخل بشكل مباشر في تحديد المناهج والأساليب التي ينبغي أن تتّبع فإنّ تربية الكوادر السياسية تختلف منهجيتها عن تربية الكوادر الإعلامية أو الجماهيرية كما هو واضح لذلك ينبغي أن نعرف أولاً ماذا نريد بالضبط؟

ثانياً: لا شك أن التربية المركّزة لا يمكن أن تتمّ في الهواء الطلق أو في الشوارع العامة ولا في الشعارات أو الصحف والمجلّات أو اللقاءات العابرة.. وإنّما لا بد لها من مطابخ ومؤسسات تجتمع فيها الأفراد ليقوم المربّون بتطبيق الخطّة بعملية تخلية للأفكار السلبية والمفاهيم الخاطئة وتحلية بالأفكار الإيجابية والمفاهيم الصالحة ، ثمّ اختيار الأنسب فالأنسب وهذا لا يكون إلا عبر إنشاء مدرسة أو دورات خاصة ومركزة ، فاذا عرفنا أنّ الطريق إلى بناء الكادر هو المدرسة أو الدورات المركّزة فهنا نبدأ كيف نصل إلى المدرسة الجيدة التي يمكن أن تحقق لنا هذا الغرض هنا نبحث في الإمكانيات ، لابد من أفراد يحملون هذا الهمّ وكفاءات تعطي من خبرتها ومعلوماتها وصفوف وكتب مضافاً إلى الطلاّب والخطة ، ومن بعد ذلك يتم الشروع بالعمل.

ثالثاً: ثم الخطوة الأخرى ينبغي أن نفكر بعد انتهاء الدورات وتخريج الدفعات الناجحة من الكفاءات كيف نوزّع عليها المهام والأدوار لتولي شؤون الإدارة ليبدأوا يمارسون وظائفهم عبر التفويض أو المعاونة أو الإشراك وغير ذلك من طرق التوظيف والتنسيق.. وهكذا.. حتى نحصل في نهاية المطاف على سياسة ممنهجة ابتدأنا بها منذ اللحظة الأولى بخطّة مدروسة وهدف واضح مع دراسة جيدة للإمكانات والوسائل حتى وصلنا إلى الهدف فإذا تحقق هذا في أعمالنا نعلم بأنّنا قد حققنا النجاح.

الاتصال: يعد الاتصال هو الوسيلة الأساسية التي يتم عن طريقها نقل التعليمات والأوامر وتبادل المعلومات بين الأفراد داخل مؤسسات الأعمال. ومنظمات الأعمال المتميزة تتسم بوجود قنوات جيدة للاتصال بين الأفراد داخل المنظمة في مختلف المستويات، بحيث يتم تبادل المعلومات ونقل الأوامر والتوجيهات وتبادلها بين جميع المستويات داخل منظمة العمل بكل يسر وسهولة ووضوح دون لبس، وبعيداً عن سوء الفهم، الذي قد ينجم عن الاتصال غير الجيد.

وإذا كان وجود قنوات للاتصال فيما بين الأفراد داخل المنظمة هو أمر في غاية الأهمية، فإنه من الأهمية بمكان أن يتوافر لدى الأفراد داخل المنظمة على وجه العموم ، ومديري هذه المنظمة على وجه الخصوص، مهارات الاتصال الجيد ، تلك المهارات التي لا غنى عنها لأي فرد، والتي بدون توافرها في الأفراد داخل المنظمة تنعدم جدوى قنوات الاتصال.

ويمكن إيجاز المهارات الرئيسية للاتصال التي يحتاج إليها مديرو منظمات الأعمال  وهي كالآتي:

مهارة التحدث : لا تعد القدرة على التحدث بشكل جيد أمراً كمالياً يمكن الاستغناء عنه بالنسبة لمديري منظمات الأعمال، مكتفين بالاعتماد على التعليمات والأوامر الكتابية التي تصدر منهم إلى مرؤوسيهم ، محددة المهام والتعليمات المطلوب منهم القيام بها، بل إن القدرة على التحدث بشكل جيد تعد إحدى المهارات الأساسية التي يتعين توافرها في أي مدير، كما تعد في ذات الوقت أحد الأسباب التي يمكن أن تؤدي إلى ترقية بعض المديرين و تبوءهم مراكز مرموقة داخل منظمات الأعمال التي يعملون بها  دون مديرين آخرين قد يفوقونهم في الخبرة أو الأقدمية.

 لقد أصبحت القدرة على التحدث بشكل جيد إحدى السمات الرئيسية التي تُميز المديرين التنفيذيين في عالم الأعمال اليوم ، فالقدرة على التحدث بشكل جيد يحتاج إليها المديرون عند التحدث مع العملاء من أجل إقناعهم بجودة السلع والخدمات التي تقدمها الشركة، ومن أجل إقناعهم بحاجتهم إلى الحصول على هذه السلع والخدمات من هذه الشركة دون غيرها من الشركات المنافسة ، نظراً للمزايا التنافسية العديدة التي تتميز بها هذه الشركة، والتي يتعين على المدير التنفيذي أن يعرضها على العملاء بشكل مقنع ومؤثر، بما يسهم في اتخاذهم قراراً بالتعاقد مع شركته دون سواها ، كما أن المديرين التنفيذيين يحتاجون إلى هذه المهارة عند التعامل مع أعضاء مجلس إدارة الشركة التي يعملون بها ، ومع المساهمين ، وأعضاء الجمعية العمومية؛ فهؤلاء الأفراد هم الذين بأيديهم سلطة تعيين أو إعفاء المديرين التنفيذيين من مناصبهم ، وهم الذين يقرون الخطط التنفيذية للشركة، ويقرون أو يرفضون خطط الإنتاج والتطوير التي يعرضها المديرون التنفيذيون

.  وكلما زادت قدرة المدير التنفيذي على التحدث بشكل جيد، كلما زادت قدرته على إقناع أعضاء مجلس الإدارة والمساهمين بخططه لإدارة وتطوير الشركة التي يتولى إدارتها ، وبالتالي زادت فرصته في كسب ثقة مجلس الإدارة والجمعية العمومية. 

وأخيراً فإن مهارة التحدث بشكل جيد، تشتد الحاجة إليها في التعامل مع أفراد المنظمة التي يتولى المدير التنفيذي إدارتها، فأولئك هم الذين يناط بهم تنفيذ الخطط ، وتحقيق الأهداف التي يبغي التنفيذيون تحقيقها ، ففي إدارة العمل اليومي للشركة  يكثر تعامل المدير التنفيذي مع من هم دونه من مرؤوسيه، وكلما كان المدير أكثر قدرة على التحدث كلما كان أكثر فعالية وقدرة على التأثير في مرؤوسيه ؛ بحيث يكون تنفيذهم للتعليمات الصادرة إليهم من القيادات التنفيذية العليا عن اقتناع، بصحة وجدوى هذه التعليمات من جانب، وبجدارة الأفراد الذين أصدروها من جانب آخر ، وليس مجرد تنفيذ آلي للأوامر دون اقتناع ، و نخلص مما سبق إلى أن مهارة التحدث بشكل جيد أصبحت إحدى المهارات الرئيسية التي لابد وأن تتوافر فيمن يبتغي النجاح والتميز في عالم أعمال اليوم.

مهارة الإصغاء : إذا ما كنت متحدثاً جيداً، فلابد وأن تكون لديك في ذات الوقت أيضاً القدرة على الإصغاء بشكل جيد إلى ما يرغب الآخرون في إسماعك إياه، فالعلاقة تبادلية بين القدرة على التحدث بشكل جيد و بين القدرة على الإصغاء ، فلكي تقنع الآخرين ممن تتعامل معهم في دنيا الأعمال بأهمية الإصغاء لما تقول والتهيؤ لما ترغب في إسماعهم إياه ؛ فلابد أن تبادر أنت بخلق الانطباع لدى الآخرين باستعدادك للإصغاء إليهم. والإصغاء هام في التعامل مع العملاء في الاستماع إلى طلباتهم والتعرف على رغباتهم، وهو هام أيضاً في التعامل مع أعضاء مجلس الإدارة والمساهمين في تلقي تعليماتهم والتعرف على توجهاتهم ، وهام للغاية في التعامل مع المرؤوسين، للاستماع إلى مشاكلهم والتعرف على شكاواهم، وكذلك أيضاً تلقي ردود أفعالهم تجاه الأوامر والتعليمات الصادرة إليهم من المديرين وفي التعامل مع المرؤوسين على وجه الخصوص، تبرز الحاجة إلى توافر مهارة الإصغاء لدى المديرين، تلك المهارة التي تعد أحد عناصر التحفيز لفريق العمل. فشعور المرؤوس بالاستعداد الدائم من جانب الرئيس للاجتماع به، والإنصات إلى شكواه، والعمل على حلها، ومناقشتها بشكل جدّي ، كل ذلك يحفز المرؤوسين على العمل والإبداع وإخراج أفضل ما لديهم، فقد تولدت لديهم القناعة التامة بأن عملهم محل تقدير وأن آراءهم محل ترحيب و أن شكاواهم محل اهتمام القيادات التنفيذية العليا.

مهارة الكتابة : تظل للكتابة أهميتها في عالم الأعمال ، فكافة التعليمات والأوامر التي تسري في دنيا الأعمال لا يتم تداولها بشكل شفاهي، وإنما لابد وأن تصاغ في شكل وثائق رسمية مكتوبة، لكي تكون واضحة لكافة المخاطبين بها وملزمة لهم في آن واحد ، وفي أغلب منظمات الأعمال يكون لزاماً على المدير التنفيذي أن يراجع بنفسه الكثير من الوثائق الرسمية الخاصة بالشركة مثل بيان السياسات الخاص بالشركة، عروض الأعمال المقدمة إلى كبار العملاء، اتفاقات الأعمال مع العملاء وشركاء الأعمال ، البيانات الصحفية التي تصدرها الشركة، الخطابات الموجهة إلى العملاء والمساهمين.

ومهارة الكتابة التي يجب أن تتوافر لدى المديرين التنفيذيين، تتكون من جانبين؛ جانب شكلي وآخر موضوعي. الشكلي يتصل بالاستخدام الجيد للغة ومراعاة القواعد النحوية واللغوية واختيار الألفاظ واضحة الدلالة التي لا تحتمل أكثر من تأويل؛ فمن غير اللائق أن تصدر الوثائق الرسمية عن الشركة في لغة ركيكة أو بها أخطاء لغوية (نحوية أو إملائية(، وفي هذا الصدد يمكن للمدير أن يستعين في بعض الأحيان بمدقق لغوي، لمراجعة وتصحيح الوثائق المكتوبة الخاصة بالشركة. أما الشق الموضوعي في مهارة الكتابة، فيتصل بالمحتوى الذي تتم كتابته، فيجب أن تتم صياغته على نحو جيد، وأن يكون معبراً بشكل جيد عن الأهداف من وراء إصداره، وأن يكون هناك تناسق وتوافق بين أجزائه، بحيث لا يوجد تناقض أو تعارض بين أحد أجزاء الوثيقة وجزء آخر بها، مما قد يخلق سوء فهم أو لبس لدى المخاطبين بهذه الوثيقة.