بحسب توجيهات الأمانة العامة للعتبة العلوية المقدسة، ومتابعة غرفة عمليات زيارة الأربعين، باشر الخدم من كوادر شعبة التخطيط والدراسات التابعة إلى قسم الشؤون الإدارية، بتطبيق الخطّة الخاصّة برصد ومتابعة جودة الخدمات التي يتم تقديمها للزائرين الوافدين إلى مرقد أمير المؤمنين (عليه السلام) خلال زيارة أربعينية الإمام الحسين (عليه السلام).
متابعة الخدمات
وفي هذا الشأن، صرَّح مسؤول شعبة التخطيط والدراسات، الخادم وسام إسكندر، للمركز الخبري قائلًا:" باشرنا العمل بخطّة المتابعة والإحصاء للزيارة الأربعينية، إذ يركّز هذا الملف على متابعة جميع الخدمات التي تُقدّم إلى الزائرين للوقوف على الملاحظات والحالات التي تتكرر بشكل يومي، ويتم رفد المسؤولين بالملفات الخاصة بهذه الحالات ليتم معالجتها آنيًّا".
أكثر من 60 خادمًا
وأضاف إسكندر:" شارك في تطبيق هذه الخطة أكثر من 60 خادمًا من شعبة التخطيط والدراسات، فضلًا عن مشاركة الخدم من الأقسام المعنيّة بالزيارة الأربعينية، وكذلك بمشاركة مجموعة من المتشرفين بالخدمة، لجمع البيانات والمتابعة الحثيثة بشكل يومي على أساس توزيعهم بشكل رقعة جغرافية في محيط الصحن الشريف لمتابعة ملفات الخدمة التي يتم تقديمها في منافذ الخدمة من الإطعام والماء والغاز والثلج وغيرها من الخدمات الأخرى".
أكثر من 600 فقرة إحصائية
من جانبه قال مسؤول وحدة التخطيط والإحصاء، الخادم مصطفى محمد آل حيدر، للمركز الخبري:" الخطّة تضمَّنت أكثر من 600 فقرة تخصُّ مفاصل العتبة العلوية المقدسة جميعها، وتتضمَّن جمع البيانات ومعالجتها وتحليلها وعمل تقرير إحصائي متكامل لرفد العتبة العلوية المقدسة بهذا التقرير للوقوف على أهم هذه الأرقام والإحصائيات والمشاكل التي قد تواجه الخدم في تقديم الخدمات للزائرين الكرام من خلال تحليل هذه الأرقام الإحصائية لوضع خطط مستقبلية للزيارات المليونية القادمة". 
متابعة ميدانية
من جهته قال الخادم محسن باقر الحكيم، أحد أعضاء فريق المتابعة والإحصاء، للمركز الخبري:" تم تشكيل فريق المتابعة والإحصاء من قبل لجنة زيارة الأربعين لمتابعة الحالات الميدانية للخدمات المُقدَّمة في منافذ العتبة العلوية المقدسة للزائرين في محيط الصحن العلوي المطهر، لرصد الحالات والتوجيه بمعالجتها آنيًّا من خلال غرفة العمليات، ومن خلال فريق المتابعة والرصد بهدف تحسين الخدمات المقدمة في المنافذ المحيطة بالصحن المطهر وكذلك في صحن فاطمة الزهراء (عليها السلام) وكذلك جمع البيانات والإحصائيات من منافذ الخدمة للوقوف على أهم المعوِّقات التي تواجه الخدم في أثناء تقديم الخدمات لإيجاد الحلول الآنية لها بهدف الارتقاء بمستوى الخدمات التي يتم تقديمها للزائرين الكرام".