إن تحقيق أهداف الإدارة المسؤولة عن إمداد المنظمة بما تحتاجه من موارد مادية و يتطلب من هذه الإدارة ممارسة المهام أو الوظائف الفرعية التالية:

1- القيام بالدراسات اللازمة عن أسواق التوريد وسياسات وإجراءات الشراء والتخزين.

2- القيام بالجدولة(1) الزمنية للإمدادات.

3- إصدار أوامر التوريد بعد المشاركة في تحديد مواصفات وخصائص المنتجات والمواد الأخرى، ومراجعة وتدقيق هذه الأوامر من حيث مدى سلامتها الفنية والقانونية.

4- فحص ومعاينة المواد الواردة والتي تم طلبها في أمر التوريد أو أمر الشراء ليتم على أساس هذا الفحص قبول أو رفض الإمدادات الموردة في عقود الشراء سواء من حيث الكمية أو النوعية ومن ثم استلامها في حال قبولها أو إعادتها للمورد في حال رفضها أو إعادة النظر والاتفاق مجدداً مع المورد على ألا يلحق المنظمة أية أضرار.

5- التصرف في العوادم والمخلفات والمواد الراكدة في المخازن أو بطيئة الحركة على النحو الذي لا تشكل (2) فيه هذه العوادم والمخلفات عبئاً على المنظمة.

6- تنظيم وحفظ السجلات والوثائق اللازمة للتوريد والإمداد والتخزين، وتنظيم سجلات خاصة بالموردين.....

_____________________________________

1 ـ المشتريات وإدارة المواد والمخازن، د. علي الشرقاوي، الدار الجامعية،.ص145

2ـ إدارة الشراء والتخزين، د. علي الشريف، دار النهضة،.ص132