4 ـ الرقابة الداخلية على النقدية

من أجل الرقابة على عمليات النقدية لا بد من الأخذ بعين الاعتبار بعض الأنشطة التي تؤثر على المبيعات والنقدية، مثل عمليات منح الخصم النقدي على المبيعات، والموافقة على منح مردودات المبيعات ومسموحاتها، وهذا يتطلب التركيز على الأمور التالية:

1- تحديد المفوض بالموافقة على منح هذه التعديلات المتمثلة بالخصم والمردودات.

2- أن يتم استلام المردودات من قبل جهة مستقلة عن عمليات الموافقة على البيع والموافقة على المردودات.

3- تحديد الجهة المسؤولة عن إصدار الاشعارات الدائنة.

4- التحقق من الصلاحيات الممنوحة لإجراء أي تعديلات على عمليات المبيعات ونقل المبيعات ومردوداتها وتسجيل واستلام النقدية.

1.4 مبادئ الرقابة الداخلية على النقدية

إن أهم مبادئ الرقابة الداخلية على النقدية بشكل عام سواءً كانت مقبوضات أم مدفوعات والتي لا بد أن تكون موضع اهتمام المدقق تشمل:

أ- تحديد المسؤوليات: وهي من أساسيات مبادئ الرقابة الداخلية، وذلك بأن يتم تعيين المسؤوليات الخاصة بالأشخاص، حيث أن الرقابة تكون فعّالة عندما يكون هناك شخص واحد محدد مسؤول عن مهمة معينة، وفيما يتعلق بالنقدية فيحدد أشخاص معينون لتوقيع الشيكات مثلاً، واستلام النقدية، والإيداع وهكذا.

ب- الفصل في الواجبات أو المهام المتضاربة، مثلاً: المسؤول عن التصريح بالعمليات غير المسؤول عن توقيع الشيكات أو التسجيل في الدفاتر أو الإيداع في البنك أو استلام النقدية.

ج ـ إجراءات التوثيق مثل استخدام شيكات مرقمة مسبقاً واستخدامها بانتظام، وكل شيء يؤيد بفاتورة أو غيرها...، وأشرطة آلة النقدية والإيصالات.

د - الرقابة المادية أو الالكترونية، وذلك باستخدام القاصات وغيرها لحفظ النقدية وما يتعلق بها، واستخدام آلات النقدية.

هـ - عملية التحقق الداخلي المستقل، بأن يقوم أشخاص مستقلون بالتحقق من العمليات الخاصة بالنقدية، وعد النقدية من قبل المشرفين.

و - أدوات رقابة أخرى، مثل التأمين على الموظفين الذين لديهم العهد، وتدوير الموظفين والإجازات.

2.4 الرقابة على المدفوعات النقدية بواسطة الشيكات:

الرقابة على تجهيز وتوقيع الشيكات وأهداف التدقيق ذات العلاقة تتضمن ما يلي:

1- أن يكون هناك جهة مفوضة بتجهيز الشيكات وأن يكون هناك تحديد واضح للمسئول عن توقيع الشيكات الصغيرة والكبيرة وحدود واضحة للمسؤولية.

2- الفحص المنظم للتحقق من أن كل شيك يقابله مستند صرف وأن يتم التحقق من التوثيق الكامل وأسم المستفيد والمبلغ على الشيك، وأن هذه البيانات تتوافق مع المستندات.

3- أن يكون هناك إجراء رقابي سواءً كان مبرمجاً، أو يتم بشكل يدوي، من أجل إلغاء أرقام المستندات التي تم دفع قيمها، وأن يتم مراقبة ملف المستندات المدفوعة للتأكد من ذلك.

4 ـ لتقليل احتمالية التلاعب والسرقة يقوم القسم المسؤول عن الرقابة على عملية إعداد الشيكات بمراقبة عملية إرسالها إلى أصحابها.

5- أن يذكر اسم المستفيد على الشيك سواء كان فرداً أو مؤسسة.