وبصفة عامة فإن تحميل التكاليف الإضافية على الخدمات يكون من خلال أربع خطوات رئيسية هي :  

1. تقدير التكاليف الإضافية خلال الفترة المحاسبية القادمة ، وتقدير حجم النشاط المقدر - مقاس بوحدة قياس معينة ملائمة - خلال نفس الفترة، وبناء على ذلك يمكن تحديد ما يسمى بمعدل التحميل التقديري أو ما يمكن أن نطلق عليه في هذه الحالة معدل التحميل لإغراض الموازنة كأن نقول أن معدل التحميل التقديري هو 3 جنيه / ساعة عمل مباشر أو 50% من تكلفة العمالة المباشرة المهنية المتخصصة.

2. يستخدم هذا المعدل التقديري مع حجم النشاط الفعلي في تحميل التكاليف الصناعية المستوعبة على الخدمات خلال الفترة المحاسبية ، مع إثبات مجموع ما حمل على الخدمات في حساب يسمى حساب التكاليف الإضافية المستوعبة أو المحملة.

3. يتم حصر واثبات ما حدث فعلاً خلال الفترة من تكاليف غير مباشرة فعلية في حساب يسمى حساب التكاليف الإضافية الفعلية. 

4. في نهاية الفترة المحاسبية يتم مقارنة التكاليف المستوعبة "المحملة " بالتكاليف الفعلية ، وتحديد فروق التحميل ، وهل التكاليف المستوعبة محملة بالنقص "انحراف غير ملائم" أم أنها محملة بالزيادة "انحراف ملائم".

ونود أن نشير في هذه النقطة تحديداً إلى أهمية العمل اللازم لتفعيل الخطوة الأولى من هذه الخطوات نظراً لأنها تمثل حجر الزاوية ونقطة البدء الأساسية من ناحية، ونظراً لأن حصر وتقدير التكاليف الإضافية خلال الفترة المحاسبية القادمة على مستوى كافة أقسام المنشأة يحتاج إلى كثير من البيانات الإحصائية عن تلك الأقسام، وما تقدمه من خدمات وطبيعة العلاقات فيما بينها.

وبطبيعة الحال فان الأمر يقضي بتقدير كل من التكاليف الإضافية خلال فترة قادمة ، وتحديد مستوى النشاط المتوقع خلال نفس الفترة ، ولاشك أن تلك التقديرات أمراً يتضمن قدراً من عدم التأكد وصعوبة التقدير بدقة ، إلا أن خبرة ومهارة محاسب التكاليف ، وكفاءة النظام المحاسبي يمكن أن تساعد علي الحصول على تقديرات تقترب إلى الدقة ، وعلى أي حال فإنه بمجرد توافر هذه التقديرات يمكن تحديد معدل التحميل التقديري ، ولكن تبقى مشكلة المفاضلة بين إعداد هذا المعدل على مستوى المنشأة ككل أم إعداده على مستوى كل قسم مهني على حدة.

ومما لاشك فيه أن إعداد معدل تحميل واحد إجمالي لكل التكاليف غير المباشرة يكون أسهل من الناحية الحسابية إلا أنه ينطوي على قدر كبير من عدم الدقة ، فقد تكون التكاليف الإضافية لبعض الأقسام كبيرة نسبياً كالأقسام الخدمات المعاونة المهنية التي تعتمد على الآلية في نشاطها مثل أقسام الأشعة في المستشفيات حيث يترتب على ذلك التشغيل الآلي عادة تحمل تكاليف غير مباشرة كبيرة ، بعكس الحــــال في الأقسام الخدمات المعاونة المهنية التي تعتمد بشكل أساسي على العمل اليدوي، وبالتالي فان استخدام معدل تحميل واحد للتكاليف الإضافية لهذه الأقسام مجتمعة يكون من شأنه تحميل الخدمات بأكثر أو بأقل من اللازم إذا تم إعداد المعدل على أساس لا يتفق وطبيعة العمل في تلك الأقسام، وبالتالي يكون من الأفضل تحديد معدل تحميل لكل قسم أو لكل مجموعة متماثلة من الأقسام الخدمات المعاونة المهنية أخذاً في الحسبان ظروف العمل في تلك الأقسام. 

ويتطلب الأمر قبل احتساب وإعداد معدلات التحميل واستخدامها في تحديد نصيب مختلف الخدمات المؤداة من التكاليف الإضافية ضرورة حصر جميع عناصر التكاليف الإضافية ويقتضي ذلك:

* تحميل أقسام الخدمات المعاونة والمهنية بما يخصها من التكلفة الإضافية العامة طبقاً لمعدلات تحميل " توزيع " تتلاءم مع طبيعة كل عنصر من عناصر التكلفة وحصر هذه التكلفة عند مختلف الأقسام. 

* تحميل " توزيع " تكاليف أقسام الخدمات المعاونة على أقسام الخدمات المهنية طبقاً لمعدلات تحميل " توزيع " تتلاءم مع مقدار استفادة كل قسم من أقسام الخدمات المهنية من تكلفة أقسام الخدمات المعاونة حيث يتم توزيع تكاليف أقسام الخدمات المعاونة على أقسام الخدمات المهنية طبقاً لعدة طرق مثل طريقة التوزيع المباشر " الانفرادي" أو طريقة التوزيع التنازلي" التدريجي" أو طريقة التوزيع التبادلي " المتبادل الكامل ".

* إعداد معدل التحميل لكل قسم مهني على حدة وفقاً للأساس الملائم لطبيعة العمل في كل منها. 

يتضح من السطور السابقة أن منشآت الخدمات تتضمن نوعين رئيسيين من الأقسام : النوع الأولى يتمثل في أقسام الخدمات المهنية التي تقوم بتوفير الخدمات الرئيسية التي تمثل النشاط أو الغرض الرئيسي للمنشأة مثل المراجعة والمحاسبة والضرائب، ويتمثل النوع الثاني في أقسام الخدمات المعاونة التي تساعد وتسهل من عملية إنجاز الخدمات المطلوبة فهي أقسام تشارك بطريقة غير مباشرة وتعمل على تهيئة المناخ المناسب، وبالتالي فتكاليفها تعد جزءاً من تكلفة إنتاج تلك الخدمات إلا أنها تعتبر تكلفة غير مباشرة بالنسبة إليها مثل الصيانة والأمن والنظافة والسكرتارية.

وعلي ذلك، ولأغراض تحديد واستخدام معدل تحميل للتكاليف الإضافية لكل قسم ، ولأغراض تحقيق الرقابة علي التكاليف الإضافية لكل قسم يمكن أن نتبع الآتي:

1. تقدير التكاليف الإضافية لكل قسم ، وتقدير مستوى نشاطه مقاساً بوحدة قياس ملائمة وذلك في بداية الفترة المحاسبية، وعند تقدير تكاليف هذه الأقسام سنجد أن هناك تكاليف خاصة بكل قسم كاستهلاك المعدات ومرتبات العاملين وهذا النوع من التكاليف لا يسبب أي مشاكل تذكر في تحميلها على الأقسام ، وتكاليف أخرى عامة على كل الأقسام كمرتب مدير المكتب يجب أن تقدر ثم توزع على هذه الأقسام باستخدام أساس توزيع ملائم.

2. توزيع تكاليف أقسام الخدمات المعاونة على أقسام الخدمات المهنية باستخدام أساس ملائم، وفي ضوء طريقة التوزيع المختارة ، ثم تحديد معدل تحميل تقديري لكل قسم من أقسام الخدمات المهنية عن طريق قسمة تكاليفه المقدرة على مستوى نشاطه المقدر.

3. باستخدام هذه المعدلات المحددة مقدماً يتم تحميل كل خدمه بنصيبها من التكاليف الإضافية في كل قسم من الأقسام الخدمات المهنية خلال الفترة المحاسبية ، مع تجميع هذه التكاليف فيما يسمى بحساب التكاليف المستوعبة أو المحملة لكل قسم على حدة.

4. خلال الفترة المحاسبية يتم حصر التكاليف الإضافية الفعلية لكل قسم من الأقسام والخدمات ثم توزع في نهاية الفترة بنفس طريقة وأسس التوزيع المستخدمة بالنسبة للتكاليف الإضافية المقدرة، مع إثبات التكاليف الإضافية الفعلية فيما يسمى بحساب التكاليف الإضافية الفعلية لكل قسم على حدة . 

5. يتم مقارنة التكاليف المستوعبة المحملة بالتكاليف الفعلية لكل قسم لتحديد التكاليف المحملة بأكثر أو بأقل من اللازم " فروق التحميل ".

وقبل أن نعرض بعض الأمثلة التطبيقية التي توضح تلك الخطوات نستعرض فيما يلي أهم الطرق المستخدمة في مجال توزيع تكاليف أقسام الخدمات المعاونة على أقسام الخدمات المهنية وفقاً للمدخل التقليدي وهي:

* طريقة التوزيع المباشر.

* طريقة التوزيع التنازلي.

* طريقة التوزيع التبادلي.

ثم نتعرف على أهم الأسس التي يمكن استخدامها في توزيع كل من التكاليف العامة على كل من أقسام الخدمات المعاونة وأقسام الخدمات المهنية ، وكذلك في توزيع التكاليف الإضافية لأقسام الخدمات المعاونة على أقسام الخدمات المهنية ، وستكون على النحو التالي