3/4/1 مراحل إعداد نظام التكاليف الملائم للمنشأة :

 في رأينا أن نظام التكاليف حتى يكون ملائماً للمنشأة محل التطبيق يجب ان يمر بالمراحل التالية : 

1/3/4/1 مرحلة تصميم نظام التكاليف.

2/3/4/1 مرحلة تنفيذ نظام التكاليف.

3/3/4/1 مرحلة رقابة جدوى نظام التكاليف.

 1/3/4/1 مرحلة تصميم نظام التكاليف 

عند الرغبة في تصميم نظام للتكاليف أو إجراء تعديلات جوهرية عليه فإن هناك خطوات منطقية يجب اتباعها وبترتيب معين حتى يمكن إعداد نظام تكاليف ملائم لطبيعة وظروف المنشأة وله جدوى اقتصادية ونرى أن يكون ترتيب تلك الخطوات كما يلي :

1- دراسة جدوى نظام التكاليف  

قبل تصميم أي نظام يجب إجراء دراسة جدوى لهذا النظام كما في دراسة جدوى المشروعات الاقتصادية، حتى يمكن الاختيار من بين بدائل النظام، ذلك النظام (من حيث الشكل والمضمون) الذي يفوق فيه العائد أو يساوي على الأقل تكلفة إعداده وتنفيذه .  

لذلك ، يجب على المنشأة إذا رغبت في نظام تكاليف ملائم، أن تعد دراسة جدوى لنظام التكاليف يترتب عليها اختيار نظام تكاليف ملائم لواقع التطبيق بصفة عامة وملائم من الناحية الاقتصادية بصفة خاصة. وتعتمد دراسة الجدوى على تجميع بيانات عن أهداف الإدارة من النظام والبيانات عن ظروف الواقع وإجراءاته وعن طريقة تنفيذ ومتابعة النظام.

وبناءً على ذلك يمكن التوصل إلى البنود التالية :

ـ التكلفة المتوقعة لدراسة ظروف الواقع وإجراءات تنفيذ الأعمال الفنية للمنشأة من كافة نواحيها.

ـ التكلفة المتوقعة لتصميم نظام التكاليف القائم على ظروف الحال السائدة.

ـ التكلفة المتوقعة لتنفيذ النظام من خلال محاسبين وإدارات ودورات مستندية.

ـ التكلفة المتوقعة لرقابة ومتابعة النظام لإجراء أي تعديلات أو تحسينات عليه.

ـ تكلفة دراسة جدوى النظام.

ـ حساب القيمة المتوقعة للمعلومات التي ترغب الإدارة في الحصول عليها من نظام التكاليف.

وتتم مقارنة قيمة المعلومات على مدار فترة ملائمة لتطبيق النظام (مثلاً 5 سنوات) مع تكلفة تصميم وتنفيذ ورقابة النظام خلال هذه الفترة. ويكون القرار بناءً على هذه المقارنة.

ويكون النظام المقترح ملائماً وذا جدوى عندما يكون مجموع القيم المتوقعة في الجانب الأيمن أصغر من أو يساوي القيمة المتوقعة في الجانب الأيسر ، فإذا زاد مجموع الجانب الأيمن عن الأيسر معنى ذلك أن تكلفة النظام أكبر من العائد منه ، لذا يجب إعادة النظر في مكونات النظام لتبسيطه لتقليل تكلفته أو بزيادة كفاءة النظام لزيادة قيمة معلوماته أو بالاثنين معاً حتى يصبح النظام ملائماً من حيث جدواه الاقتصادية.

2- دراسة ظروف وطبيعة النشاط محل التطبيق :

يقوم نظام التكاليف على أسس ومبادئ علمية تتصف بالمرونة. وتظهر خاصية المرونة هذه في استجابة النظام لظروف الحال السائد في مجال التطبيق. وهذا ما أكده (د. بلبع) في قوله إجمالاً أن ظروف الحال التي تسود في المنشأة محل التطبيق هي سيدة الموقف عند تصميم نظام تكاليف المنشأة، بمعنى أن نقطة البداية عند تصميم نظام التكاليف لمنشأة ما هي دراسة كافة الجوانب الفنية والتنظيمية والإدارية للتعرف على كل تفاصيل وإجراءات العمل في هذه المنشأة ، ثم تكون الخطوة التالية وهي تطويع أسس ومبادئ التكاليف لتتلاءم مع هذه الظروف الواقعية. وتزداد أهمية هذه الخطوة بشكل خاص عندما يكون التصميم لمنشأة تستخدم تكنولوجيا متقدمة ، حيث أصبحت تفاصيل وإجراءات العمل كثيرة جداً ومتخصصة إلى حد كبير ومختلفة عن الإجراءات التي تم تصميم النظم التقليدية للتكاليف على أساسها وبالتالي فهي تتطلب جهداً ووقتاً أطول من مصمم النظام.

3- تصميم نظام تكاليف ملائم لظروف الواقع محل تطبيق:

بناءً على دراسة تفاصيل وإجراءات العمل في الخطوة السابقة يقوم مصمم النظام بإعداد نظام للتكاليف بمقومات وإجراءات تتلاءم مع متطلبات المنشأة. فيقوم بإعداد أدلة النظام (دليل عناصر التكاليف، دليل مراكز التكاليف، دليل وحدات النشاط) وتصميم الدورات المستندية وتصميم المجموعة الدفترية.

وفي هذه الخطوة يحاول المصمم أن يلائم بين أهداف ومتطلبات الإدارة من نظام التكاليف والوسائل التي تحقق تلك الأهداف والمتطلبات وذلك من خلال التبسيط والإجمال أو التعقيد والتفصيل لمكونات النظام.  

4- إعداد دليل المسببات التكلفة :

بناء على دراسة ظروف الواقع العملي (خطوة (2)) يتم التعرف على تفاصيل أنشطة المنشأة. وبناء على مكونات نظام التكاليف التي تأسست وفق ظروف هذا الواقع العملي (خطوة (3)) (وخصوصاً دليل عناصر التكاليف) يمكن تكوين علاقات سببية بين تلك الأنشطة وعناصر التكاليف، بمعنى هذا النشاط تسبب في هذا العنصر أو أن هذا العنصر نتج عن هذا النشاط وبالتالي يمكن إعداد تلك الأنشطة ومسبباتها في شكل دليل مثل أدلة التكاليف الأخرى. ونرى أن التوصل لمسببات التكلفة يمكن أن يساعد إلى درجة كبيرة في استنتاج أساس تخصيص أكثر ملاءمة لتلك التكلفة ولظروف التشغيل.