الفصل الرابع
المحاسبة عن تكلفة المواد (المستلزمات السلعية) 
يهدف هذا الفصل إلى تعريف الدارس والقارئ بالجوانب التالية عن المواد :
1. الدورة المستندية لشراء وتوريد المواد.
2. تحديد تكلفة شراء وتوريد المواد وتسعيرها.
3 . الدورة المستندية لصرف المواد.
4. تحديد طرق تسعير المواد المنصرفة من المخازن. 
5 . تحديد كيفية معالجة التلف والعجز بالمخازن.
6. تحديد كيفية معالجة المرتجع من المادة المنصرفة من المخازن. 
7 . تحديد كيفية معالجة الزيادة بالمخازن .
8 . تحديد كيفية معالجة تحويل المواد بين أوامر التشغيل .  

مقدمة
عند التمييز بين عناصر التكاليف حسب النوع فإنه قد تبين أن عنصر المواد أو المستلزمات السلعية يشمل كل ما هو ملموس سواء كانت مواد خام أو مواد مساعدة أو مهمات أو قطع غيار أو أدوات كتابية أو أدوات نظافة وغير ذلك مما يتصف بأنه ملموس. 
إذن عنصر المواد يشمل وفقاً لهذا المفهوم المواد المباشرة التي تدخل في صلب المنتج والمواد المساعدة التي تساعد في إتمام المنتج مثل المواد الكيماوية والقوى المحركة وتشمل كذلك قطع الغيار اللازمة لتشغيل الآلات ومواد التعبئة والتغليف في نشاطي الانتاج والتسويق، هذا بالإضافة للمستلزمات الأخرى لنشاط الانتاج والتسويق والادارة.
هذا بالنسبة لمفهوم عنصر المواد وما يشمله من بنود أما بالنسبة للأهمية النسبية لعنصر المواد فإنها تختلف من نشاط لآخر ومن صناعة الأخرى لكنها بصفة عامة تمثل النسبة الأكبر في النشاط الصناعي وتتفاوت نسبتها حتى في هذا النشاط من صناعة الأخرى صعوداً وهبوطاً حسب طبيعة الصناعة ، أما في الأنشطة الأخرى التجارية أو الخدمية فإن نسبة عنصر المواد فيها تنخفض إلى درجة كبيرة في الوقت الذي تزيد فيه نسبة تكلفة العمالة ونسبة تكلفة الخدمات.
وعليه يمكن القول أن عنصر المواد تظل له أهميته، وإن اختلفت نسبته من نشاط لآخر، لأن هذا العنصر يمر بعديد من المراحل والاجراءات التي تتطلب ضرورة
توخي الدقة عند التعامل فى هذا العنصر وتشغيله والمحاسبة عنه والرقابة عليه.
وتمر عملية المحاسبة عن تكلفة المواد بعدة مراحل وإجراءات تبدأ من لحظة الاتفاق مع المورد حتى يتم تحميل تكلفة المواد على وحدة النشاط التي استفادت منها، وهذه المراحل أو الاجراءات يمكن تحديدها فيما يلى :
أولاً : المحاسبة عن تكلفة شراء وتوريد المواد وتسعير الوحدة منها بالسعر الذي تدخل به المخازن
ثانيا: المحاسبة عن تكلفة المواد المنصرفة للتشغيل وطرق تسعير المنصرف.
ثالثا: معالجة التلف والعجز بالمخازن والمرتجع لها والزيادة بها. 
أولاً: المحاسبة عن تكلفة شراء وتوريد المواد وتسعيرها.
تختص مرحلة المحاسبة عن تكلفة شراء وتوريد المواد وتسعيرها بمعالجة عملية شراء وتوريد المواد والاجراءات المرتبطة بها وكيفية المحاسبة عنها وأسس تسعيرها. وعلى ذلك تشتمل هذه المرحلة على الجوانب التالية :
1- اجراءات شراء وتوريد المواد ودورتها المستندية.
2- عناصر تكلفة شراء وتوريد المواد وأسس تحميلها.
3 ـ تحديد تكلفة شراء وتوريد المواد وتسعيرها.
ونقدم فيما يلى تفصيلا لتلك الجوانب : 
1- اجراءات شراء وتوريد المواد ودورتها المستندية : 
• تبدأ اجراءات الشراء والتوريد بطلب شراء أصناف من المواد إما من المسئول عن المخزن عندما يصل الصنف بالمخزن إلى حد إعادة الطلب، أومن مسئول التشغيل فى حالة عدم وجود الصنف بالمخزن . ويكون تقديم طلب الشراء لإدارة المشتريات  حتى تتخذ الاجراءات التنفيذية لتوفير الأصناف المطلوبة.
• تقوم إدارة المشتريات بالاتصال بالمورد لتوريد الأصناف المطلوبة والاتفاق على شروط ومواعيد التوريد وذلك بعد التنسيق مع الادارة المالية لتوفير عملية تمويل
الشراء، وتصب كل هذه الاجراءات فى أمر أو طلب توريد يتم إرساله للمورد.
• يقوم المورد بإرسال الأصناف مع فاتورة الشراء ، وعندما تتسلم المنشأة الأصناف تقوم بفحصها للتحقق من مطابقتها للمواصفات المتفق عليها وتحديد التالف منها والمخالف للمواصفات الذى يتم ارجاعه للمورد والتسويات المرتبطة بها.
• يتم تسعير المواد الواردة من خلال حصر عناصر تكاليف المواد من لحظة الاتفاق  مع المورد حتى وصول المواد إلى المنشأة وإدخالها المخازن ، مع الأخذ في الاعتبار التلف فى تلك المواد وتحميل المسموح به على الوحدة من المواد (كيلو أو طن أو ......) وذلك للوصول إلى سعر الوحدة الذي تدخل به المخازن. 
وفيما يتعلق بالدورة المستندية فان الهدف منها أولاً اثبات حدوث عنصر التكلفة وذلك من خلال المستند الذى يثبت قانونية وموضوعية ومصداقية حدوث هذا العنصر، ثانيا رقابة كل اجراء أو خطوة على الاجراء أو الخطوة السابقة له واللاحقة عليه وذلك لضمان عدم حدوث أخطاء شكلية أو موضوعية في محتويات تلك المستندات وللمحافظة على أصول المنشأة وأموالها . ومن هذا المنطلق تظهر أهمية اعداد تلك الدورات المستندية التي تمثل العمود الفقري لأى نظام خصوصاً اذا تعلق الأمر بنواحي مالية يراد ضبطها ورقابتها. 
وتتمثل الدورة المستندية لشراء وتوريد المواد بصفة عامة في الاجراءات التالية :
أ ـ عند وصول صنف من المواد بالمخزن الى حد الطلب يقوم أمين المخزن ( أو المسئول عن التشغيل) بتحرير طلب شراء يتم إرساله لإدارة المشتريات لتنفيذ عملية الشراء، كما يتم إرسال صور منه إلى الادارات التي لها علاقة بعملية الشراء والتوريد مثل الادارة المالية وإدارة الحاسب الآلي وحسابات المخازن.
ب ـ تقوم إدارة المشتريات ( بناء على طلب الشراء المرسل لها) بتحرير أمر توريد أصناف وترسله للمورد ، كما ترسل صوراً من أمر التوريد للإدارات التي لها
علاقة بعملية الشراء مثل الادارة المالية وحسابات المخازن والحاسب الآلي.
ج - يقوم المورد بإرسال الأصناف المطلوبة للمنشأة مع فاتورة تبين تكلفة الأصناف وكمياتها . 
د ـ تقوم المنشأة باستلام الأصناف بمعرفة لجنة للفحص يتم تشكيلها لهذا الغرض وتعد هذه اللجنة تقريراً تبين فيه الكمية المستلمة من كل صنف وتفاصيل تلك الكمية بما يوضح المتفق منها مع المواصفات وتلك المخالفة للمواصفات وأيضاً التالف من تلك الكمية وما يتم رده للمورد، ويتم إرسال المواد الجيدة المتفقة مع المواصفات إلى المخازن مع صورة من تقرير الفحص، كما يتم إرسال صور أخرى من التقرير للإدارات التى لها علاقة بالمواد المشتراة.
هـ ــ يتسلم أمين المخزن الأصناف وفقاً لما ورد بتقرير الفحص بعد مطابقته مع طلب الشراء وأمر التوريد المحتفظ به لديه، ويحرر أمين المخزن اذن إضافة مبيّناً فيه 
كمية الأصناف المستلمة ويحتفظ بصورة من الأذن ليسجل من واقعها تلك الكمية من الصنف فى بطاقة الصنف، كما يرسل صوراً من ذلك الاذن للإدارات المختصة بتلك المواد. 
و ـ عندما تتسلم الادارة المالية مستندات الشراء (طلب الشراء، أمر التوريد ، فاتورة الشراء، تقرير الفحص ، اذن الاضافة بالمخزن)  تقوم بمطابقة محتويات تلك
المستندات للتحقق من دقة المسجل بها ومدى تطابقها، وكذلك تحديد ما إذا كانت هناك أخطاء شكلية أو موضوعية في تلك المحتويات، ثم تقوم الادارة المالية بتسوية مستحقات المورد وفقاً للمتفق عليه سواء بالسداد النقدي أو بشيكات أو بتحديد المستحق للمورد وتأجيل السداد وفقاً للأجل المتفق عليه بين المنشأة والمورد. كما تقوم الادارة المالية بتسجيل عملية الشراء لتلك الأصناف في الدفاتر المالية. 
ز - عندما تتسلم حسابات المخازن في إدارة التكاليف صوراً من مستندات الشراء (اذن الاضافة وتقرير الفحص وفاتورة الشراء والمستندات الخاصة بأى تكاليف أخرى فرعية مرتبطة بعملية الشراء مثل النقل والرسوم الجمركية ........) تقوم بتسعير الكمية الواردة من الصنف وذلك في إذن الاضافة (كما يتبين فيما بعد ) وتحدد سعر الوحدة من المواد الخام الذى تدخل به كمية هذا الصنف إلى المخزن، ثم تثبت تلك الكمية وسعرها وتكلفتها بدفتر أستاذ المخازن لديها.
وتعتمد هذه الدورة على عدة مستندات هي : طلب الشراء، أمر التوريد، فاتورة الشراء ، تقرير الفحص ، إذن الاضافة. وتكون البيانات التى يحتوى عليها المستند حسب طبيعة المستند ووظيفته، كما أن الصور من كل مستند تعتمد على عدد الادارات أو الجهات التى لها علاقة واختصاص بالمستند.