عندما يحدد المحلل الأنشطة التي تعرضت للتأخير، ومددها الزمنية، والطبيعة العامة لتلك التأخيرات (المدة الزمنية الممتدة ، البداية المتأخرة، إلخ.)، عندها يمكن أن يقيم المحلل مسؤولية كل تأخير.

1. متطلبات العقد

عند تحديد مسؤولية التأخيرات ، على المحلل أولاً أن يعود إلى العقد. عموماً، يجب على المحلل النظر بعمق إلى الشروط العامة والبنود الخاصة ضمن وثائق العقد، بالإضافة إلى الاتفاقية أو الوثائق المتعلقة بهـا وأي وثائق ذات صلة مثل البنود القياسية التي لا تكون موجودة مع وثائق العقـد. بمـا يتعلـق بالتأخيرات ، يجب أن يركز المحلـل على البنود التي تعالج التأخيرات والزمن الإضافي ، مثـل بنـود التغييرات ، البنود الخاصة باختلاف ظروف العمل في الموقع ، البنود الخاصة بالزمن الإضافي، بنـود الجدولة الزمنية ، البنود المتعلقة بالمطالبات ، وأي بنود أخرى خاصة بالتملص من المسؤولية مثـل بنـد "لا تعويض مالي عن التأخير"، بالاعتماد على هذه البنود، يمكن للمحلل أن يحدد أي الأحداث تسمح بزمن إضافي وما هي الإجراءات المسموحة لإثبات مبررات الزمن الإضافي وكيفية تحديد قيمته. تأخذ التأخيرات التي تسبب بها مالك المشروع شكلاً من أشكال التغيير، سواء كانت موجهة أو بناءة. قد يكون تغيير في التصميم ، خطأ أو حذف في وثائق العقد، اختلاف في ظروف الموقع، التأخر بمنح الموافقة في الوقت المناسب ، التأخر بالرد على طلب المعلومات اللازمة لتقدم العمل، أو حتى أوامر توقف أو تعليق العمل. بعض الأحداث المتوافقة مع العقـد ستعطي الحق في الحصول على الـزمن الإضافي. يحدد ضمن العقد أيضاً إذا كان التأخير قابل للتعويض أم لا . إذا كان محدداً أن التأخير كـان

نتيجة تغيير من مالك المشروع، عندها يكون التأخير معذور وقابل للتعويض.

إذا حدث تغيير، عندئذ يجب أن يوثق المقاول في الوقت المناسب هذا التأخير كتابة. يجب أن يحدد العقد عدداً محدداً من الأيام للمطالبة بزمن إضـافي وتعويض مالي، وكيفيـة تقـديـم ذلك إلى مالك المشروع أو من يمثله. يمكن أن تنص بنود العقد أنه إذا لم تقدم معلومات المطالبة اللازمة خلال فترة زمنية محددة ، عندها لا يحق للمقاول بتعويض أي زمـن أو مـال إضافي. لا يحـدد العقـد فقـط حـدود زمنية لتقديم المطالبة، وإنما يحدد بالضبط المعلومات التي يجب على المقاول تقديمها ضمن المطالبة. قـد تتضمن هذه المعلومات بيان واضح عن المطالبة ، شرح عن اختلاف البنود المطالب بهـا عـن الموجودة في العقد، الإشارة إلى بنود العقد المحددة والمطبقة ، شرح عن سبب (أو مسؤولية) المطالبة ، تعريف واضـح عـن التأثيرات المحددة المتعلقة بالمطالبة (مثلاً : العمل الإضافي ، ساعات العمل الإضافية ، التأخير، إلخ.)، وتقسيم مفصل لهيكلية الخسائر أو الكلفة الإضافية مع المعلومات الداعمة.

1.1. متطلبات "FIDIC"

ورد في الشروط العامـة FIDIC لعـام 1999 (الكتاب الأحمـر) المتطلبات التالية لتقـديـم المطالبـة وقبولها :

20. المطالبات والنزاعات والتحكيم

1.20. مطالبات المقاول

إذا اعتبر المقـاول نفسه يستحق زمناً إضافياً لاستكمال العمل و/أو أي دفعة إضافية ، بموجـب أي بنـد مـن هـذه الشروط أو بموجب العقـد، يجب أن يخطـر المقاول المهنـدس المشرف بذلك ويشرح له الحدث أو الظروف التي أدت لظهور هذه المطالبة، يجب أن يكـون الإخطار في وقت مبكر متى كان ذلك ممكناً، وقبل 28 يومـاً مـن إدراك المقاول لذلك الحدث أو الظروف.

إذا لم يخطر المقاول المهندس المشرف بالمطالبة خلال مدة 28 يوماً، عندها لا يجوز له تجاوز تـاريخ نهاية المشروع، ولا يستحق المقاول عندها أي دفعة إضافية، ولا يتحمل مالك المشروع أي مسؤولية عن تلك المطالبة.

يتوجب أيضاً على المقاول تقديم أي وثائق أخرى ضـرورية بموجب العقـد وتـدعم تلك المطالبة ، أو تتعلق بالحدث أو الظروف المحيطة.

يتوجب على المقاول أن يحتفظ بسجلات معاصرة تكون ضرورية لدعم وإثبات المطالبة ، سواء في موقع العمل أو في أي موقع آخر مقبول من قبل المهندس المشرف. بـدون اعتراف بمسؤولية مالك المشروع، يتوجب على المهندس المشرف بعـد استلام أي إخطـار مـن المقاول بموجب هذا البند أن يصدر تعليماته إلى المقاول بضرورة الاحتفاظ بالسجلات المعاصرة، وأن يراقب كيفية احتفاظ المقاول بسجلاته المعاصرة. يتوجب على المقاول السماح إلى المهندس المشـرف بـالتفتيش عـن تلك السجلات ، وإرسال نسخة عنها إلى المهندس المشرف.

خلال مدة 42 يوماً من إدراك المقاول بذلك الحدث أو الظروف التي أدت إلى المطالبة ، أو خلال أي فترة زمنية أخرى يقترحها المقاول ويوافق عليها المهندس المشرف، يجب على المقاول أن يقدم إلى المهندس المشرف مطالبة تفصيلية بشكل كامل، تتضمن وثائق كاملة وداعمة لأساس المطالبة وللزمن الإضافي المطالب به و/أو للدفعة الإضافية المطالب بها.

إذا كان للحدث أو للظروف المحيطة التي أدت للمطالبة تأثير مستمر :

a . تعتبر المطالبة التفصيلية هذه كمطالبة مرحلية.

b. يجب أن يقدم المقاول لاحقاً مطالبات مرحلية شهرياً تتضمن التأخير التراكمي المطالب به و/أو القيمة المالية التراكمية المطالب بها، وأي وثائق يمكـن أن تكـون ضرورية بالنسبة للمهندس المشرف.

c. يجب على المقاول أن يقدم المطالبة النهائية خلال مدة 28 يـوم بـعـد نـهـايـة تأثير التأخير الناتج عن الحدث أو الظروف ، أو خلال مدة زمنية أخرى يقترحها المقاول ويوافق عليها المهندس المشرف.

خلال مدة 42 يوم من استلام المطالبة سواء المرحلية أو النهائية، أو خلال أي فترة زمنية يقترحها المهندس المشرف ويوافق عليها المقاول ، يجب على المهندس المشرف أن يرد على المقاول بالموافقة أو عدم الموافقة مع تفصيل الأسباب التي أدت لذلك. يمكـن أن يطلـب المهندس المشرف أيضاً من المقاول تقديم أي وثائق ضرورية ، لكن يتوجب على المهندس المشرف أن يرد على المطالبة خلال الفترة الزمنية المحددة.

2. جمع الحقائق

بالإضافة إلى ما تشير إليه البنود في العقد ، تتطلب عملية تحديد مسؤولية التأخير مراجعة شاملة لكـل وثائق المشروع لاكتشاف العوامل المؤثرة على أداء الأنشطة المحددة. تأتي الحقائق اللازمة لتحديد المسؤولية غالبا من التقديرات والمخططات قبل تقديم العرض ، مثل : مخططات التصميم، الجدولة الزمنية الأولية ، التحديثات والتنقيحات ، أوامر التغيير، التقارير اليومية والمذكرات ، المراسلات العامة والبريد الإلكتروني، طلبات المعلومات ، التقديمات، محاضر الاجتماعات ، الصور والفيديو ، وبيانات تقارير الكلفة. فمثلاً، يمكن أن تظهر التقارير اليومية للمشروع أن المقاول قـد قـام بتقسيم التجهيزات في حدثين منفصلين ، مما سبب انقطاع العمل في نشاط محدد. وبشكل مشابه ، يمكن أن يكتشف المحلل أن البداية المتأخرة لنشاط آخـر كـان بسبب بطء مصمم المشروع في مراجعة وإعادة المخططات التنفيذية للمقاول.

من أجل تأخير محدد ، يمكن أن يجد المحلل أنه لا يوجد توثيق يشرح بشكل معقول سبب امتداد المدة الزمنية للنشاط. بـدون توثيق ، يمكن أن يكـون مـن المعقـول استنتاج أن امتداد المدة الزمنيـة كـان بسبب خطأ مـن المقاول. سواء كانت مدد الجدولة الزمنية متفائلة جدا أو تم تطبيـق مـوارد غير مناسبة للمهمة لإنجاز العمل ضمن الزمن المجدول. سيجاوب توثيق المشروع على كل الأسئلة حول أسباب تأخير كل نشاط.

عندما تشرح وثائق المشروع ذات الصلة أسباب تأخير المشروع، فمن الجيد أخذ نسـخ مـن هـذه الوثائق ووضعها بترتيب زمني لتقييم المسؤولية، وإدعاء المطالبة ، والعودة إليها بسرعة خلال المراجعة اللاحقة. يمكن وضع الوثائق ضمن أضابير وترتيبها زمنياً كمرجع وفق فترات التأخير أو قضايا التأخير، عنـد تقـديـم إخطار بالتأخير أو مطالبة بالتأخير، يجب تقديم الوثائق ذات الصلة كمستندات ملحقة.

3. تقييم المسؤولية

عند تقييم المسؤولية عن التأخير، من الضروري مراجعة العقد ووثائق المشروع الأخرى المتوفرة. تسمح تلك الوثائق للمحلل بتحديد سبب التأخير ومن المسؤول عنه. كما ذكرنا سابقاً، يحسب تحليـل التأخير الأخطاء الصغيرة في الجدولة الزمنية. هذا يعني أنه حتى إذا أشار تحليل التأخير أن النشاط ضمن الجدولة الزمنية قد تأخر عدداً معيناً من الأيام، يمكن أن تكون نتيجة القضية غير محددة أو مرتبطة منطقياً بالجدولة الزمنية. فمثلاً، يمكن أن يحدد تحليل التأخير أن أساسات البناء A قـد بـدأت متأخرة 10 أيـام. وأشارت مراجعـة جميـع وثـائق المشروع المتوفرة أن التجهيزات اللازمة لحفـر الأساسات لم تستطع الانتقال إلى ذلك الجزء من العمل المجدول بسبب العمل قيد التنفيذ لحفر وصـب الحصيرة في المدخل الرئيسي. أشارت مراجعة لاحقة لوثائق المشروع أن مالك المشروع قـد أصـدر أمـر تغيير لصب 500 متر مكعب إضافي من أعمدة البيتون المسلح على طول المدخل الرئيسي. بالرغم من أن هذين النشاطين لا يرتبطان معاً منطقياً في الجدولة الزمنية وغير مرتبطين مع بعضهم البعض في موقع العمل، إلا أن مراجعة وثائق المشروع قد أشارت إلى أن المقاول لم يبـدأ أساسات البناء A حتى انتهى من تركيب الأعمدة البيتونية ، التي أفسحت المجال أمام التجهيزات اللازمة لصب الأساسات.

4. التأخيرات الناتجة عن الطقس

من الطبيعي أن يكون الزمن هو "الجوهر" في عقد الإنشاء، ومن الطبيعي أيضاً أن يكون "زمن العقد" أو تاریخ نهاية العقد شرطاً معرفاً ضمن العقد، بالإضافة لذلك ، إعطاء دور العقـد في تعريف تشارك المخاطر، خصوصاً المخاطر الكبيرة المتعلقة بالطقس، من الطبيعي أن يعالج العقد على وجه التحديد كيفية تحديد وإدارة الزمن الإضافي المتعلق بالطقس.

من المهم معرفة هل ، وكيف ، وفي أي شكل يمنح العقد زمناً إضافياً من أجل الطقس. لغـة العـقـد لمنح زمن إضافي تعويضاً عن التأخيرات الناتجة عن الطقس يمكن أن يختلف من السماح بتعويض يوم عمل واحد لكل يوم عمل ضائع إلى عدم السماح بتعويض أي يـوم مـن الأيام الضائعة بسبب الطقس. عموماً، البنود الخاصـة بـالزمن الإضافي المتعلقة بـالطقس تمنح فقط زمنـا تعـاقـدياً إضافياً مـن أجـل تقلبات الطقس الحادة. عندما تكون هذه هي الحالة ، يجب على المقاول أن يأخذ بالاعتبار ويدخل توقعات الطقس ضمن عرضه ومدد العمل .

القدرة على تحديد عدد الأيام التي يتجاوز فيها الهطول الفعلي المعدل الشهري أو عـدد الأيام التي تنـزل فيها الحرارة تحت المعدل الطبيعي هي فقط البداية. يجب على المقاول أولاً أن يظهر بأن تقلبات الطقس الـتي تعرض لها المشروع قد حدت من قدرته على إنجاز العمل في تلك الأيام التي تأثرت بالطقس.

النقطة الثانية ، هي أنه يتوجب على المقاول أيضاً إظهار أن تقلبات الطقس الحادة وغير المتوقعة هي التي أخرت المشروع. يتطلب ذلك من المقاول إثبات أن العمل المتأثر بالطقس كـان يقع على المسار الحرج للمشروع ، لأن فقط تأخيرات المسار الحرج هي التي تؤخر المشروع. في بعض الحالات ، يحتاج المقاول أن يعتمد على الجدولة الزمنية بطريقة المسار الحرج التي تسمح بتحديد المسار الحرج بسهولة لتحديد إذا كان العمل المتأثر بالطقس هو فعلا يقع على المسار الحرج وأن تقلبات الطقس الحادة أدت إلى تأخير المشروع.

لنأخذ كل من الأفكار المذكورة سابقاً ونعطي وجهة نظر بسيطة. لدينا العناصر التالية التي يجب أن تكون مفهومة :

1. ماذا يحتوي الطقس الذي يسمح بمنح زمن إضافي؟

2. كيف يتم تمديد الزمن من أجل الطقس المؤثر؟

3. إذا تعرض المشروع إلى تقلبات الطقس الحادة التي تسمح بتمديـد الـزمن ، هـل هـذا كـل مـا هـو مطلوب لمنح الزمن الإضافي؟

أولاً ، نحتاج لمراجعة العقد لتحديد بالضبط كيف يتم حل مشاكل الطقس. كما ذكرنا، يمكن أن ينص العقد على عدم منح أي زمن إضافي من أجل الطقس بغض النظر عن حدة التقلبات. في هذه الحالة ، يقوم المقاول بتعديل تقدير العرض بناء على دراسة وتقييم الطقس في المنطقة المزمع تنفيذ المشروع فيها. إن كتابة العقد يجب أن تكون واضحة ومفهومة ، حيث أن أكثر الطرق الشائعة هـي العـقـد الـذي يسمح بتمديد الزمن من أجل التأخيرات المعذورة المتعلقة بالطقس لكـن بـدون تعـويـض مـالي. عموماً ينص العقد على "تقلبات الطقس الحادة غير المعتادة". العقود المكتوبة جيداً يجب أن تعرف لاحقاً معنى "تقلبات الطقس الحادة غير المعتادة". حيث يمكن أن تكـون مـن أجـل حالات الطقس التي تتجاوز المعدلات الطبيعية المتوقعة في مكان المشروع بالاعتماد على السجلات التاريخية للأرصاد الجوية. فإذا ان هذا النوع من الكتابة موجود في العقد، عندها يجب أن تعـود جميع الأطراف إلى العقـد لحـل طلبات الزمن الإضافي المتعلقة بالطقس. تقوم بعض المؤسسات الحكومية بفحص الطقس في نهاية كل شهر، وإذا كان عدد الأيام التي تزيد عن المعدل (كمـا هـو محـدد في العقد)، تمنح هذه المؤسسة من طرف واحد زمن إضافي عن تلك الأيام لكل شهر, الممارسة الأكثر طبيعية هي أن يطلب المقاول زمناً إضافياً لتعويض الأيام التي تأثرت بالطقس.

ثانياً ، بالرغم من أن المشروع يمكن أن يتعرض لطقس سيء يؤهله لزمن إضافي ، فإن آلية عمل الزمن الإضافي يجب أن تكون مبينة في العقد ويجب اتباعها. فمثلاً ، تتطلب الممارسة الطبيعية بأن يطلب المقاول الزمن الإضافي إذا تعرض لمشاكل تتعلـق بـالطقس السيء، إذا فشل المقاول بالطلب ، فمـن الممكن أن لا يحصل على زمن إضافي. وبالتالي، تحتاج جميع الأطراف أن تفهـم عملية طلب الزمن الإضافي المتعلقة بالطقس السيء وأن تتبعها كما وصفت في العقد.

ثالثاً ، ليس فقط لأن المشروع قد تعرض إلى طقس سيء سيجعله مؤهلاً ليحصـل علـى زمـن إضـافي ، لا يعني بالضرورة إذا استحقه فسيحصل عليه. فمثلاً ، إذا كان المشروع عبارة عـن بنـاء وكـان مغلق بالكامل، عندها تساقط الأمطار لن يكون لها أي تأثير على قدرة المقاول على إنهاء العمل داخل البناء، وكنتيجة لذلك، لن يستحق المقاول أي زمن إضافي. وبشكل معاكس ، إذا كان المشروع عبارة عن أعمال تربة ، وحصل هطول مطري كثيف خلال ثلاثة أيام أدت لتأخير المشروع لأكثر من ثلاثة أيام ، عندها يمكن أن يطلب المقاول زمناً إضافياً لتنظيف الموقع وتجفيف التربة لمتابعة العمل بطريقـة منتجة. يجب أيضاً التحقـق مـن أن العمـل الـذي تـأثر سلباً بالطقس السيء يقع على المسار الحرج

للمشروع وسيؤخر تاريخ نهاية المشروع. إذا تعرض المشروع لتقلبات الطقس الحادة غير الاعتيادية التي تجعله مؤهلا للحصول على زمن إضافي ، لكن العمل المتأثر يمتلك احتياطي وفير، عندها يمكـن أن لا يحصل على زمن إضافي.

عند حل الأسئلة الخاصة بالتأخيرات المتعلقة بالطقس، يجب أن يقيم التحليل المتطلبات الأساسية للعقد، صحة حدوث الطقس السيء مع احترام متطلبات العقد، الأنشطة المحددة التي تأثرت ، والمسار الحرج للمشروع وقت حدوث الطقس السيء.